Urlaub lässt sich nicht einfach verschieben

Viele Arbeitnehmer planen ihren Urlaub lange im Voraus – und hoffen auf ungestörte Erholung. Doch trotz akribischer Vorbereitung kann plötzlich etwas dazwischenkommen: Vielleicht wird ein geplanter Flug wegen eines Streiks gestrichen, das Auto streikt oder ein naher Angehöriger erkrankt. Rechtlich ändert dies jedoch nichts am Status des Urlaubs: Ist der Urlaub einmal verbindlich genehmigt, bleibt diese Zusage bestehen. Fachanwalt für Arbeitsrecht Dr. jur. Jens Usebach LL.M. erläutert, dass  sobald der Urlaub verbindlich gewährt wurde, er weder von Arbeitnehmer noch von Arbeitgeber einseitig widerrufen werden kann.

Wichtige Regeln im Überblick

• Verbindlichkeit der Urlaubsgewährung: Hat der Arbeitgeber den Urlaub verbindlich zugesagt (schriftlich oder mündlich), entsteht daraus eine unwiderrufliche Freistellungszusage. Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer nach § 7 BUrlG von der Arbeit freistellen und ist an seine Zusage gebunden. Einmal genehmigter Erholungsurlaub gilt als Leistungserfüllung des Arbeitgebers und kann später nicht ohne Weiteres einseitig „zurückgenommen“ werden. Das Bundesarbeitsgericht bringt dies auf den Punkt: Einmal genehmigter Urlaub darf nicht mehr einseitig widerrufen werden.
• Kein Widerruf durch den Arbeitgeber außer in Notfällen: Ein bereits genehmigter Urlaub kann nicht einfach gestrichen werden. In der Regel reicht ein erhöhter Arbeitsanfall oder plötzlicher Personalengpass nicht aus, um den Urlaub zurückzunehmen. Nur in absoluten Ausnahmefällen – etwa bei einer unerwarteten, existenzbedrohenden Betriebsnotlage – kann ein einseitiger Widerruf denkbar sein. Die Gerichte setzen dafür sehr hohe Anforderungen an (z.B. akuter Kollaps des Betriebs ohne Mitarbeiter), während übliche Engpässe oder Saisonspitzen dafür nicht genügen.
• Kein Rücktrittsrecht für den Arbeitnehmer: Auch der Arbeitnehmer kann seinen bereits genehmigten Urlaub nicht einfach „zurückgeben“ oder verschieben. Sind Urlaubsantrag und -genehmigung erfolgt, sind beide Parteien an diese Vereinbarung gebunden. Es gibt keinen gesetzlichen Anspruch des Arbeitnehmers darauf, seinen Urlaub einseitig abzusagen oder umzubuchen. Das heißt: Selbst wenn Arbeitnehmer ihre Reisepläne ändern möchten, können sie dies nicht ohne Zustimmung des Arbeitgebers durchsetzen.
• Änderungen nur im gegenseitigen Einvernehmen: Jegliche Verschiebung oder Absage von genehmigtem Urlaub bedarf der beiderseitigen Absprache. Arbeitgeber und Arbeitnehmer können einvernehmlich eine Verschiebung oder teilweise Streichung des Urlaubs vereinbaren, doch nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers wird eine solche Änderung wirksam. Ohne Einverständnis beider Seiten bleibt der ursprüngliche Urlaubsplan bestehen.
• Unwirksamkeit vertraglicher Widerrufsklauseln: Klauseln im Arbeitsvertrag, die dem Arbeitgeber das Recht einräumen, den Urlaub jederzeit zurückzunehmen oder den Arbeitnehmer während des Urlaubs verfügbar zu halten, sind nach § 13 Abs. 1 BUrlG unwirksam. Das Bundesurlaubsgesetz verbietet solche Vorbehalte ausdrücklich, weil sie den gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub untergraben. Arbeitgeber sollten auf solche „Widerrufsvorbehalte“ im Vertrag verzichten.

Genehmigter Urlaub: Verbindliche Zusage

Das Bundesurlaubsgesetz sieht vor, dass Urlaub grundsätzlich im gegenseitigen Einvernehmen festgelegt wird (vgl. § 7 Abs. 1 BUrlG). Ein Urlaubswunsch des Arbeitnehmers darf nur abgelehnt werden, wenn dringende betriebliche Gründe vorliegen oder Sozialvorrang anderer Arbeitnehmer besteht. Gibt der Arbeitgeber einen Urlaubsantrag jedoch frei, setzt er damit seine vertragliche Leistungspflicht um. Die Rechtsprechung betont, dass mit dieser Genehmigung „die wesentliche Grundlage der Erholung geschaffen“ ist – der Arbeitnehmer kann darauf vertrauen, während dieses Zeitraums nicht zur Arbeitsleistung herangezogen zu werden.

Praktisch bedeutet dies: Ist der Urlaub verbindlich zu einem bestimmten Zeitraum bewilligt, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer für diese Zeit „unwiderruflich von der Arbeit freistellen“. Allein ein pauschaler Hinweis auf einen möglichen Widerruf würde die Ansprüche nicht wirksam erfüllen. Mit anderen Worten: Nimmt der Arbeitgeber die Urlaubsanfrage verbindlich an, kann er sich später nicht ohne Weiteres umentscheiden.

Arbeitgeber: Rücknahme nur in Ausnahmefällen

Für den Arbeitgeber gilt – wie oben erwähnt – grundsätzlich dasselbe: Er kann eine bereits erteilte Freistellung nur sehr eingeschränkt wieder zurücknehmen. Außer in außergewöhnlichen Notsituationen (etwa einem plötzlichen betrieblichen Notstand oder existenzbedrohender Krise) ist ein einseitiger Widerruf unzulässig. Die Gerichte stellen dabei hohe Anforderungen: Schon ein kurzfristiger Personalmangel (etwa wegen eines verkaufsoffenen Sonntags) reicht in aller Regel nicht aus. Selbst drohender finanzieller Engpass oder Zusatzaufträge allein rechtfertigen keinen sofortigen Widerruf. In der Praxis heißt das, dass Arbeitgeber ihre Urlaubszusage nicht leichtfertig zurücknehmen können.

Kommt ein Einzelfall vor, sollte der Arbeitgeber zunächst prüfen, ob wirklich eine rechtlich anerkannte Notlage vorliegt. In aller Regel bleibt er jedoch an seine Zusage gebunden. Bei unüberbrückbaren Problemen kann er nur versuchen, im Gespräch eine einvernehmliche Lösung mit dem Arbeitnehmer zu finden (z.B. Verschieben gegen Ersatzurlaub oder Nutzung von Überstunden).

Arbeitnehmer: Kein Rücktritt vom Urlaub

Auch für Arbeitnehmer gilt: Haben sie Urlaubsantrag gestellt und die Freistellung erhalten, können sie sich nicht einfach wieder davon lösen. Eine Rückgabeforderung für bereits genehmigten Urlaub gibt es rechtlich nicht. Beide Parteien sind nach der Urlaubserteilung an die Vereinbarung gebunden. Das heißt praktisch: Selbst wenn Arbeitnehmer die Reise kurzfristig absagen wollen oder sich gesundheitlich anders entscheiden, bleiben die Urlaubstage bestehen. Sie können den bereits bewilligten Urlaub nicht einseitig „zurückgeben“ oder automatisch ins nächste Jahr verschieben.

Möchte ein Arbeitnehmer den Urlaub dennoch ändern (etwa wegen veränderter Reisepläne), muss er dies mit dem Arbeitgeber abklären. Ohne einvernehmliche Neuregelung bleibt es beim ursprünglichen Urlaubsanspruch. Nur mit Zustimmung des Arbeitgebers können Urlaubstage umgebucht oder storniert werden.

Änderungen nur im Einvernehmen

Wenn wirklich unvorhergesehene Ereignisse eintreten, hilft nur eins: Gespräch. Wollen Arbeitnehmer ihren bereits genehmigten Urlaub verschieben oder ganz absagen, benötigen sie die Zustimmung des Arbeitgebers. Ebenso kann der Arbeitgeber nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers einen Urlaubstermin ändern. Eine gemeinsame Vereinbarung kann zum Beispiel vorsehen, dass der Arbeitnehmer später im Jahr an einem alternativen Zeitpunkt frei bekommt oder ein Ersatzurlaub gewährt wird.

Ohne Einvernehmen darf keine Seite einseitig die Urlaubsplanung umkrempeln. Arbeitnehmer sollten daher ihren Chef umgehend informieren, wenn sie von der Reise zurücktreten möchten. Häufig findet man dann einen Kompromiss: etwa die Nutzung anderer Urlaubstage, Abbau von Überstunden oder Übernahme von Stornokosten. Arbeitgeber ihrerseits können prüfen, ob sie beispielsweise zusätzliche Urlaubstage oder unbezahlten Sonderurlaub gewähren. Rechtlich bindend sind aber nur die gemeinsam getroffenen Absprachen.

Vertragsgestaltung und Zusatzhinweise

Hinweise oder Klauseln im Arbeitsvertrag, die dem Arbeitgeber ein Rückruf- oder Widerrufsrecht einräumen, sind unwirksam. Nach § 13 Abs. 1 BUrlG darf der gesetzliche Urlaubsanspruch nicht durch Vertragsbedingungen eingeschränkt werden. Ebenso ist es nicht zulässig, dass ein Arbeitnehmer vertraglich verpflichtet wird, im Urlaub erreichbar zu bleiben oder Termine kurzfristig abzusagen (solche Vereinbarungen verstoßen gegen § 13 Abs. 1 BUrlG).

Für Arbeitgeber ist dies ein wichtiges Stichwort: Bereits im Vorfeld sollte auf neutrale Formulierungen geachtet werden. Für Arbeitnehmer gilt: Prüfen Sie den Arbeitsvertrag – Widerrufsvorbehalte sind nach dem Gesetz „weggeklagt“.

Zusammengefasst bleibt festzuhalten, dass ein einmal genehmigter Urlaub rechtlich fest vereinbart ist. Ohne beiderseitiges Einvernehmen kann weder Arbeitgeber noch Arbeitnehmer einen bereits festgelegten Urlaubstermin einseitig ändern. Wenn also etwa ein geplanter Flug ausfällt oder private Gründe auftreten, müssen Arbeitnehmer und Arbeitgeber gemeinsam eine Lösung finden. In der Praxis bedeutet dies: Nehmen Sie so früh wie möglich Kontakt auf und besprechen Sie offen, wie der Urlaub gegebenenfalls anderweitig organisiert werden kann. Rechtlich gilt jedoch stets: „Genehmigt ist genehmigt“ – jede Änderung bedarf der Zustimmung beider Seiten.