BAG-Urteil: Gehaltsabrechnungen dürfen digital bereitgestellt werden – Holschuld des Arbeitnehmers

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat mit Urteil vom 28. Januar 2025 (Az. 9 AZR 48/24) eine wegweisende Entscheidung zur digitalen Gehaltsabrechnung getroffen. Demnach können Arbeitgeber ihre Pflicht zur Lohnabrechnung erfüllen, indem sie die Abrechnung in Textform in ein passwortgeschütztes Online-Mitarbeiterpostfach einstellen. Ein Anspruch der Arbeitnehmer auf eine Papierabrechnung besteht grundsätzlich nicht mehr. Diese Entscheidung erleichtert die Digitalisierung im Personalwesen und ist sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer von Bedeutung.

Hintergrund: Worum ging es in dem Fall?

Eine Verkäuferin in einem Einzelhandelsunternehmen verlangte weiterhin Gehaltsabrechnungen auf Papier, obwohl ihr Arbeitgeber – basierend auf einer Konzernbetriebsvereinbarung – ab März 2022 alle Lohnabrechnungen nur noch elektronisch über ein digitales Postfach bereitstellte. Die Arbeitnehmerin widersprach der elektronischen Bereitstellung und argumentierte, sie habe nie in die Nutzung des digitalen Postfachs eingewilligt und die Abrechnungen seien ihr ohne Zustimmung nicht wirksam zugegangen. Sie berief sich auf § 108 Abs. 1 Gewerbeordnung (GewO), der eine Abrechnung in Textform vorschreibt, und meinte, diese müsse ihr zugestellt werden. Der Arbeitgeber hingegen hielt dagegen, dass das Gesetz nur die Erteilung in Textform verlange, nicht aber eine Zustellung in ihren Machtbereich.

Die Vorinstanzen urteilten unterschiedlich: Das Arbeitsgericht wies die Klage ab, das Landesarbeitsgericht Niedersachsen gab der Klägerin Recht. Laut LAG reiche die bloße Bereitstellung im Online-Portal nicht aus, da die Arbeitnehmerin dem Portal nicht als Empfangsvorrichtung zugestimmt habe – nach dieser Auffassung handelte es sich um eine Bringschuld des Arbeitgebers, sodass ohne Einverständnis kein ordnungsgemäßer Zugang vorlag. Diese strittige Frage, ob eine elektronische Gehaltsabrechnung ohne individuelle Zustimmung zulässig ist, hat nun das BAG höchstrichterlich geklärt.

Entscheidung des BAG: Digital erfüllt Textform und kein Papieranspruch

Das BAG hob das Urteil des LAG auf und stellte klar, dass die Bereitstellung der Gehaltsabrechnung in einem digitalen Mitarbeiterpostfach den gesetzlichen Anforderungen genügt. Entscheidend ist, dass der Arbeitgeber die Abrechnung in Textform (z. B. als PDF) auf einem dauerhaften Datenträger zur Verfügung stellt. Ein passwortgeschütztes Online-Portal, auf das nur der jeweilige Arbeitnehmer Zugriff hat, erfüllt diese Voraussetzungen nach § 126b BGB (Dauerhafter Datenträger). Der Arbeitgeber hat damit seine Pflicht aus § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO erfüllt, ohne dass es einer Papierform bedarf.

Besonders wichtig: Die Lohnabrechnung ist rechtlich eine Holschuld des Arbeitnehmers, nicht eine Bringschuld des Arbeitgebers. Das BAG betont, dass der Arbeitgeber nicht dafür verantwortlich ist, dass die Abrechnung den Arbeitnehmer tatsächlich erreicht. Es genügt, wenn er die Abrechnung an einer von ihm bereitgestellten „elektronischen Ausgabestelle“ zum Abruf bereitstellt. Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber muss den Lohnzettel bereitstellen, aber der Arbeitnehmer ist dafür verantwortlich, ihn abzuholen (vergleichbar damit, dass Arbeitszeugnisse oder Lohnsteuerbescheinigungen traditionell in der Firma abzuholen sind).

Die Zustimmung des Arbeitnehmers zur elektronischen Form ist nicht erforderlich, sofern der Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben einhält. Das BAG widersprach damit ausdrücklich der Auffassung des LAG, das noch einen wirksamen Zugang im Sinne von § 130 BGB (Zugang von Willenserklärungen) verlangt hatte. Weil Gehaltsabrechnungen aber Wissensmitteilungen und keine rechtsgestaltenden Willenserklärungen sind, kommt es auf einen Zugang im technischen Sinne nicht an. Die Holschuld-Theorie gilt: Der Arbeitgeber hat alles getan, wenn die Abrechnung abrufbar im Portal liegt. Ob und wann der Arbeitnehmer sie abruft, berührt die Erfüllung der Pflicht nicht.

Holschuld vs. Bringschuld – was bedeutet das?

Von einer Holschuld spricht man, wenn der Gläubiger (hier der Arbeitnehmer) die Leistung beim Schuldner (Arbeitgeber) abholen muss. Im vorliegenden Zusammenhang heißt das: Die Lohnabrechnung wird am „Ort“ des Arbeitgebers (dem digitalen Portal) zur Verfügung gestellt, und der Arbeitnehmer muss sie sich dort holen. Demgegenüber würde eine Bringschuld bedeuten, der Arbeitgeber müsste aktiv dafür sorgen, dass die Abrechnung in den Machtbereich des Arbeitnehmers gelangt (z. B. per Post zustellen). Das BAG stellt klar, dass Lohnabrechnungen keine Bringschuld sind. Historisch war bereits für Arbeitspapiere (z. B. das Arbeitszeugnis) entschieden worden, dass diese vom Arbeitnehmer beim Arbeitgeber abzuholen sind (Holschuld). Dies wird nun auf Entgeltabrechnungen angewandt.

Für die Praxis bedeutet das: Der elektronische Gehaltszettel im Firmenportal ist so gut wie die Aushändigung auf Papier. Arbeitnehmer müssen sich aktiv darum kümmern, ihre Abrechnung abzurufen, anstatt sie vom Arbeitgeber zu verlangen. Natürlich bleibt der Arbeitgeber verpflichtet, die Abrechnung korrekt und rechtzeitig bereitzustellen – bei Zahlung des Entgelts, wie es § 108 Abs. 1 GewO verlangt. Aber er muss sie nicht mehr bringen.

Rechte der Arbeitnehmer: Zugang und Datenschutz gewährleisten

Auch wenn Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Papieraushändigung haben, sind ihre Interessen und Rechte bei digitalen Abrechnungen gewahrt. Das BAG betont, dass Arbeitgeber Rücksicht auf Mitarbeiter ohne eigene Online-Zugriffsmöglichkeit nehmen müssen. Kein Arbeitnehmer soll benachteiligt werden, nur weil er zuhause keinen Computer oder Internetzugang hat. In der Konzernbetriebsvereinbarung des entschiedenen Falls war z. B. geregelt, dass der Arbeitgeber solchen Mitarbeitern im Betrieb einen Computer mit Drucker zur Verfügung stellt, um die Abrechnungen einsehen und ausdrucken zu können. Arbeitgeber müssen also sicherstellen, dass jeder Beschäftigte Zugang zu seinem digitalen Postfach erhält – notfalls während der Arbeitszeit im Unternehmen.

Datenschutzrechtlich ist die digitale Bereitstellung unbedenklich, solange sie auf der gesetzlichen Pflicht beruht und entsprechend abgesichert ist. Im vorliegenden Fall erfolgte die Bereitstellung über einen externen Dienstleister als Auftragsdatenverarbeiter, was nach Art. 28 DSGVO zulässig ist. Wichtig ist, dass im Online-Portal keine heimliche Leistungs- oder Verhaltskontrolle stattfindet – die Konzernbetriebsvereinbarung stellte klar, dass das Postfach keine solchen Daten enthält. Arbeitnehmer können also darauf vertrauen, dass ihre Privatsphäre gewahrt bleibt und nur die nötigen Lohninformationen digital gespeichert werden.

Ein weiterer Punkt: Transparenz und Nachvollziehbarkeit. Die digitale Abrechnung dient – genau wie die Papierabrechnung – der Information des Arbeitnehmers, wie sich sein Lohn zusammensetzt. Arbeitnehmer haben weiterhin das Recht, ihre Abrechnung mindestens in Textform zu erhalten und für ihre Unterlagen zu speichern. Wer trotz Digitalisierung eine physische Kopie möchte, kann die digitale Abrechnung jederzeit selbst ausdrucken. Papier hat im Grunde „ausgedient“, aber der eigene Ausdruck bleibt natürlich möglich.

Pflichten der Arbeitgeber: Was ist zu beachten?

Für Arbeitgeber bringt dieses Urteil Erleichterung, aber auch klare Handlungsvorgaben mit sich. Sie dürfen Gehaltsabrechnungen nun ausnahmslos digital bereitstellen, sollten dabei jedoch folgende Punkte beachten:

• Textform und Dauerhaftigkeit: Die digitale Gehaltsabrechnung muss den gesetzlichen Formanforderungen genügen. Das Dokument (z. B. PDF) muss lesbar sein, die Person des Ausstellers nennen und auf einem dauerhaften Datenträger verfügbar sein. Ein gesichertes Mitarbeiterportal, in dem das PDF abgelegt wird, erfüllt § 126b BGB, wenn der Inhalt dort für einen angemessenen Zeitraum unverändert abrufbar bleibt (im Fall mindestens 12 Monate).
• Zeitpunkt der Bereitstellung: Die Abrechnung muss „bei Zahlung“ des Lohns erteilt werden, also zum üblichen Zahltag bereitstehen. Arbeitgeber sollten die Dokumente zeitnah zum Gehaltseingang ins Portal einstellen, damit Arbeitnehmer ihren Lohnzettel abrufen können, sobald das Geld auf dem Konto ist. Verspätete Abrechnungen könnten gegen § 108 GewO verstoßen.
• Zugang für alle Mitarbeiter sicherstellen: Implementieren Sie ein digitales Mitarbeiterpostfach, zu dem alle Beschäftigten Zugang haben. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter seine persönlichen Zugangsdaten erhält (analog zu einem Briefkastenschlüssel) und das Portal intuitiv nutzen kann. Kommunizieren Sie transparent die Umstellung: Mitarbeiter sollten frühzeitig informiert werden, wie und ab wann sie ihre Abrechnungen online erhalten. Für Beschäftigte ohne private Internetmöglichkeit müssen Alternativen bereitstehen – zum Beispiel ein PC im Büro oder die Möglichkeit, die Abrechnung während der Arbeitszeit am Firmencomputer auszudrucken.
• Mitbestimmung des Betriebsrats: Die Einführung eines technischen Systems zur digitalen Personalakte oder Lohnabrechnung unterliegt der Mitbestimmung nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, da hierüber potenziell das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter überwacht werden könnte. Vor Umsetzung ist daher die Zustimmung des zuständigen Betriebsrats einzuholen. Im entschiedenen Fall gab es eine Konzernbetriebsvereinbarung, doch das BAG konnte mangels Feststellungen nicht abschließend beurteilen, ob der Konzernbetriebsrat hier zuständig war. Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtige Betriebsrats-Ebene einbinden – je nach Unternehmen kann das der Betriebsrat, Gesamtbetriebsrat oder Konzernbetriebsrat sein. Fehlt ein Betriebsrat im Unternehmen, kann der Arbeitgeber die Umstellung eigenständig durchführen, sollte aber dennoch die Belegschaft offen informieren.
• Praktische Vorteile nutzen: Die volldigitale Lohnabrechnung spart Zeit und Kosten (Druck, Versand) und ist umweltfreundlich. Arbeitgeber können diesen Schritt auch mit Verbesserungen verbinden, z. B. einem digitalen Dokumentenarchiv für Mitarbeiter. Achten Sie darauf, dass das System benutzerfreundlich ist und ein Support bei technischen Fragen bereitsteht, um Akzeptanz zu schaffen.
• Ausnahme – keine Abrechnung nötig: Wissen sollten Arbeitgeber zudem, dass die Pflicht zur Abrechnung in einem Monat entfällt, wenn sich gegenüber der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung keine Änderung ergeben hat (vgl. § 108 Abs. 2 GewO). In der Praxis bedeutet das: Haben sich Lohnhöhe, Zulagen, Abzüge etc. seit der letzten Abrechnung nicht verändert, muss für den aktuellen Monat keine neue Abrechnung erstellt werden. Diese Ausnahme ändert allerdings nichts daran, dass bei jeglicher Änderung (anderer Lohnbetrag, neue Zuschläge etc.) wieder eine Abrechnung zu erteilen ist.

Was bedeutet das Urteil für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?

Arbeitnehmer sollten wissen, dass sie fortan keinen einklagbaren Anspruch mehr darauf haben, ihre Lohnabrechnung in Papierform zu erhalten. Wenn der Arbeitgeber auf ein digitales System umstellt und die Abrechnungen dort ordnungsgemäß bereitstellt, gilt dies als erfüllte Mitteilungspflicht. Wichtig ist, dass Arbeitnehmer ihre Zugangsdaten sorgfältig aufbewahren und regelmäßig in das Portal schauen, um keine Abrechnung zu verpassen. Wer technisch weniger versiert ist oder keinen Internetzugang zu Hause hat, sollte nicht zögern, den Arbeitgeber auf die Nutzung des betrieblichen PCs anzusprechen – der Arbeitgeber ist verpflichtet, hier eine Lösung zu bieten. Bei Unklarheiten (z. B. über die Abrechnung selbst oder bei Problemen mit dem Portal) können sich Arbeitnehmer an den Betriebsrat oder direkt an den Arbeitgeber wenden. Letztlich können Arbeitnehmer von der digitalen Lösung profitieren, da sie oft schnelleren Zugriff auf ihre Unterlagen haben und nicht mehr auf die Hauspost warten müssen. Und wer dennoch einen physischen Ausdruck benötigt, kann sich die digitale Gehaltsabrechnung einfach selbst ausdrucken.

Arbeitgeber erhalten durch das BAG-Urteil Rechtssicherheit: Sie können die Lohnabrechnung papierlos gestalten, ohne eine individuelle Einwilligung jedes Mitarbeiters einholen zu müssen. Dies dürfte insbesondere kleineren Streitpunkten in Betrieben den Boden entziehen, wenn Einzelne aus Prinzip auf Papier bestanden haben. Dennoch sollten Arbeitgeber die Umstellung klug managen – durch Information, technische Unterstützung und Beteiligung der Arbeitnehmervertretung. So wird gewährleistet, dass die Digitalisierung im Personalbereich reibungslos und rechtskonform verläuft. Insgesamt begrüßt das Urteil den Fortschritt: Moderne Kommunikationsmittel dürfen genutzt werden, solange die Rechte beider Seiten gewahrt bleiben. Arbeitgeber erfüllen ihre Pflichten, indem sie die Abrechnung bereitstellen, und Arbeitnehmer tragen Verantwortung, diese abzurufen – ein fairer Ausgleich, der mit Augenmaß auch Sonderfällen (fehlender Internetzugang etc.) Rechnung trägt.

Die digitale Gehaltsabrechnung ist rechtmäßig und zumutbar. Arbeitnehmer können sich nicht mehr generell auf Papier berufen, und Arbeitgeber können auf digitale Portale setzen – im Zweifel mit betrieblichen Vorkehrungen für alle Eventualitäten. Das BAG erleichtert damit die Entbürokratisierung im Arbeitsleben und schafft Klarheit darüber, dass § 108 GewO zwar die Inhaltspflicht (Textform und Angaben) regelt, nicht jedoch den Versandweg. Wichtig bleibt für beide Seiten, dass die transparente Kommunikation und der einfache Zugang gewährleistet sind, damit die monatliche Abrechnung auch im digitalen Zeitalter ihren Zweck erfüllt: Klarheit und Transparenz über den Lohn.