In einem Rechtsstreit zweier chinesischer Unternehmen in Deutschland hing viel Geld an einem Verfahrensfehler: Die Gerichtsakten wurden nicht vollständig digitalisiert. Das Saarländische Oberlandesgericht (OLG) in Saarbrücken sah diesen Mangel als so gravierend an, dass es die Ablehnung der Prozesskostenhilfe (PKH) durch das Landgericht aufhob. Mit Beschluss vom 03.09.2025 (Az. 3 W 1/25) stellte der 3. Zivilsenat des OLG klar, dass eine unvollständig digitalisierte Gerichtsakte einen schwerwiegenden Verfahrensfehler darstellt, auf dessen Grundlage keine Entscheidung im Einklang mit Rechtsstaat und fairer Verfahrensführung ergehen kann.
Vollständige und ordnungsgemäße Aktenführung ist ein Grundpfeiler jedes Gerichtsverfahrens. Nach Auffassung des OLG Saarbrücken gewährleisten erst lückenlos geführte Akten die Wahrung des rechtlichen Gehörs der Parteien (Art. 103 Abs. 1 Grundgesetz). Die Gebote der Aktenwahrheit, Aktenklarheit und Aktenvollständigkeit sind aus dem Rechtsstaatsprinzip und der Bindung der Justiz an Gesetz und Recht herzuleiten. Nur wenn sämtliche Unterlagen und Verfahrensschritte korrekt in der Gerichtsakte dokumentiert sind, kann der Richter den Prozessstoff vollständig erfassen und alle Argumente der Beteiligten angemessen berücksichtigen. Eine unvollständige Akte steht daher der ordnungsgemäßen richterlichen Überprüfung entgegen und gefährdet ein faires Verfahren. Im Zivilprozess, der vom sogenannten Beibringungsgrundsatz geprägt ist, ist die Vollständigkeit der Akte sogar notwendige Voraussetzung dafür, dass das Gericht den Sachverhalt vor einer Entscheidung umfassend würdigen und aufklären kann. Fehlen Unterlagen oder Schriftsätze, besteht das Risiko, dass entscheidungserhebliche Punkte übersehen werden – die Folge wäre eine Verletzung des Anspruchs auf rechtliches Gehör der benachteiligten Partei.
Im entschiedenen Fall zeigte sich deutlich, was schiefgehen kann: Die erste Instanz führte die Verfahrensakte zunächst in Papierform und ließ diese dann in eine elektronische Akte (E-Akte) überführen. Dabei gingen allerdings wichtige Dokumente verloren. So fanden sich 22 elektronisch eingereichte Anlagen an keiner Stelle der digitalen Gerichtsakte. Zudem betraf der Rechtsstreit eine Klageerweiterung mit umfangreichen Unterlagen – 144 Anlagen (etwa 900 Seiten) –, die zwar elektronisch vorhanden waren, aber nicht ordnungsgemäß in die E-Akte integriert wurden. Stattdessen lagen sie in einem separaten elektronischen Ablageordner, außerhalb der eigentlich durch das Gericht genutzten Akte. Zustellungen und Eingänge waren dadurch in der digitalen Akte nicht mehr vollständig nachvollziehbar. Insbesondere konnte der Senat des OLG nicht überprüfen, ob der beklagten Muttergesellschaft (mit Sitz in China) alle Schriftsätze – etwa der PKH-Antrag nebst Anlagen – wirksam zugestellt und Gelegenheit zur Stellungnahme gegeben worden waren. Mit anderen Worten: Weder das Gericht noch die Parteien konnten sich auf die Vollständigkeit der Verfahrensakte verlassen.
Das OLG Saarbrücken bewertete diesen Zustand als derart gravierend, dass es eine rechtsstaatliche Entscheidung auf Basis dieser Akte für unmöglich hielt. Wörtlich heißt es in dem Beschluss, die Akte sei in einem Maße unvollständig, „dass sie nicht mehr als taugliche Grundlage eines rechtsstaatlichen Gerichtsverfahrens […] angesehen werden kann“. Wegen der belegten Lücken im Akteninhalt konnte der Senat nicht ausschließen, dass noch weitere Dokumente fehlten und vom erstinstanzlichen Gericht gar nicht zur Kenntnis genommen wurden. Das führte letztlich dazu, dass das OLG nicht in der Sache entscheiden wollte und konnte. Anstatt die Beschwerde inhaltlich zu bescheiden, hat das OLG den erstinstanzlichen Beschluss aufgehoben und das Verfahren zur erneuten Behandlung und Entscheidung an das Landgericht zurückverwiesen. Durch diese Zurückverweisung soll das PKH-Verfahren wieder in geordnete Bahnen gelenkt werden – sprich, die Akte muss zunächst vervollständigt und der Verfahrensfehler behoben werden, bevor inhaltlich über den PKH-Antrag und die Klage entschieden werden kann.
Für die Praxis hat dieser Fall mehrere wichtige Konsequenzen. Gerichte sind angehalten, bei der Einführung der E-Akte besonders sorgfältig zu arbeiten. Werden Papierakten nur teilweise oder fehlerhaft digitalisiert, können Entscheidungen allein deswegen angreifbar sein. Das kostet Zeit und Ressourcen, denn ein Verfahren muss gegebenenfalls noch einmal von vorn aufgerollt werden. Richterinnen und Richter sollten daher strikt darauf achten, dass alle Aktenbestandteile – insbesondere Anlagen und Zustellungsnachweise – lückenlos in die elektronische Akte übernommen werden. Andernfalls drohen erhebliche Verzögerungen und die Gefahr, dass Urteile wegen Verfahrensmängeln keinen Bestand haben.
Auch Rechtsanwälte und Parteien sollten im digitalen Zeitalter wachsam sein. Wenn Gerichte auf elektronische Aktenführung umstellen, ist es ratsam, Akteneinsicht zu nehmen und zu prüfen, ob alle Schriftsätze und Beweismittel tatsächlich in der E-Akte vorhanden sind. Falls im Beschluss oder Urteil Argumente oder Belege offenkundig unberücksichtigt geblieben sind, kann dies ein Indiz für eine unvollständige Akte sein. In solchen Fällen sollte der Verfahrensfehler unbedingt gerügt und gegebenenfalls mit den zulässigen Rechtsbehelfen (etwa einer sofortigen Beschwerde im PKH-Verfahren) angegriffen werden. Die Zivilprozessordnung erlaubt es dem Beschwerdegericht ausdrücklich, gravierende Verfahrensfehler durch Aufhebung der Entscheidung und Zurückverweisung zu korrigieren. Dies ist wichtig, um den Anspruch wirtschaftlich schwächerer Parteien auf Zugang zum Gericht nicht durch technische Pannen zu vereiteln.
Die Entscheidung des OLG Saarbrücken (Beschl. v. 03.09.2025 – 3 W 1/25) zeigt exemplarisch, wie essenziell eine vollständige und zuverlässige Aktenführung für ein faires Gerichtsverfahren ist. Gerade im laufenden Übergang zur elektronischen Akte müssen Gerichte und Verfahrensbeteiligte größte Sorgfalt bei der Digitalisierung von Verfahrensunterlagen walten lassen. Fehler wie fehlende Dokumente in der E-Akte stellen nicht nur theoretische Mängel dar, sondern können ganz konkret dazu führen, dass Verfahren nochmals durchlaufen werden müssen und Entscheidungen aufgehoben werden. Um den rechtlichen Gehörsanspruch aller Beteiligten und eine effiziente Verfahrensführung zu gewährleisten, darf die Aktenvollständigkeit nicht aufs Spiel gesetzt werden. Dieses Urteil dient als Warnsignal: Eine schludrige Digitalisierung der Gerichtsakte kann am Ende die mühsam erstrittene Entscheidung zunichtemachen – im Zweifel wird das Verfahren neu aufgelegt, bevor auf einer fehlerhaften Grundlage entschieden wird. In Zeiten der Justiz-Digitalisierung gilt daher umso mehr: Sorgfalt und Kontrolle bei der Aktenführung sichern die Basis für faire Verfahren und gerechte Entscheidungen.