BGH: Berufungsbegründung als DOCX-Datei unwirksam – PDF-Pflicht und Praxistipps für Anwälte

Der Bundesgerichtshof (BGH) hat eine Berufungsentscheidung aufgehoben, weil die Berufungsbegründung nicht in der vorgeschriebenen elektronischen Form fristgerecht eingereicht wurde. Konkret hatte der Rechtsanwalt die fristwahrende Berufungsbegründung über das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) nur als Word-Dokument im .docx-Format versendet; erst nach Ablauf der Begründungsfrist reichte er „vorsorglich“ eine PDF-Version nach. Das Berufungsgericht (LG Oldenburg) akzeptierte zunächst diese Nachreichung und behandelte die Dokumente mangels inhaltlicher Abweichungen als identisch. Der VI. Zivilsenat des BGH sah dies jedoch anders und kassierte die Entscheidung – nicht wegen einer materiell-rechtlichen Frage, sondern wegen eines Anwaltsfehlers.

PDF-Format als zwingende Formvorschrift im elektronischen Rechtsverkehr

Im elektronischen Rechtsverkehr sind bestimmte Formate gesetzlich vorgeschrieben. Berufungsbegründungen und andere Schriftsätze müssen als PDF-Dokument eingereicht werden – jedenfalls überall dort, wo die elektronische Gerichtsakte eingeführt ist. § 2 Abs. 1 der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung (ERVV) schreibt klar vor, dass elektronische Dokumente im PDF-Format zu übermitteln sind. Ein Word-Dokument (.docx) genügt dieser Formvorschrift nicht und wahrt die Frist somit nicht. Im Ergebnis gilt eine als docx geschickte Berufungsbegründung als nicht formwirksam eingereicht und ist für das Gericht nicht bearbeitbar. Der BGH stellte ausdrücklich klar, dass der Inhalt einer formwidrigen Datei (hier einer DOCX-Datei) nicht als bei Gericht eingegangen anzusehen ist. Aus Gerichtssicht war im entschiedenen Fall folglich bis Fristablauf keine gültige Begründung vorhanden.

Heilung des Formmangels: PDF nachreichen und Identität glaubhaft machen

Das Zivilprozessrecht bietet eine Chance, Formfehler bei elektronischen Dokumenten zu heilen. Gemäß § 130a Abs. 6 ZPO wird ein formgerechtes elektronisches Dokument ausnahmsweise als rechtzeitig eingegangen behandelt, wenn es unverzüglich nach einem gerichtlichen Hinweis auf den Formmangel nachgereicht wird. Im vorliegenden Fall erging jedoch kein Hinweis des Gerichts, da das Berufungsgericht die Nachreichung tolerierte – zeitlich bestand somit zunächst kein Problem. Entscheidend ist jedoch die inhaltliche Komponente: Der Anwalt muss glaubhaft machen, dass die zuerst eingereichte Datei und die später nachgereichte PDF inhaltlich übereinstimmen. Diese gesetzliche Glaubhaftmachungspflicht folgt aus § 294 ZPO und darf nicht großzügig übergangen werden.

Im BGH-Fall hatte der Anwalt bei der Nachreichung lediglich erklärt, er sende die Berufungsbegründung „vorsorglich nochmals als PDF-Datei“. Zwar lässt dies den Wunsch erkennen, denselben Inhalt zu übermitteln, doch genügt eine solche formlose Mitteilung nicht. Der BGH verlangt eine ausdrückliche Versicherung, dass beide Dokumente identisch sind. Eine kurze anwaltliche Versicherung über die inhaltliche Übereinstimmung – etwa im Begleitschreiben oder Schriftsatz – hätte ausgereicht. Tatsächlich meinte der Anwalt hier jedoch, auf einen Identitätsnachweis verzichten zu können, da die Gleichheit der Dokumente offensichtlich sei. Diese Einschätzung teilte der BGH nicht: Es sei nicht Aufgabe der Gerichte, formgerechte PDF-Dokumente mit formwidrigen Anhängen selbst zu vergleichen. Ein solcher Vergleich wäre ohnehin nur möglich, wenn die Gerichte technisch in der Lage wären, das jeweilige Fremdformat (z.B. DOCX) auszulesen – darauf kommt es aber nicht an. Grundregel: Wer ein unzulässiges Dateiformat einreicht, darf nicht davon ausgehen, dass das Gericht sich damit weiter befasst. Ohne glaubhaft gemachte Identität wird die spät nachgereichte PDF also als neuer, verspäteter Schriftsatz behandelt – die Folge ist eine unzulässige Berufung wegen Fristversäumnis.

Typische Fehlerquellen bei der beA-Nutzung

Der geschilderte Fall zeigt exemplarisch, wie Formfehler im elektronischen Rechtsverkehr zur Falle werden können. Nachfolgend einige typische Fehlerquellen im Umgang mit dem beA und elektronischen Dokumenten:

• Falsches Dateiformat: Wie oben erläutert, sind nur bestimmte Formate zulässig (insb. PDF). Die Einreichung als .docx, .odt oder anderes nicht zugelassenes Format wahrt die Form nicht.
• Unvollständige oder falsche Dateiversion: Ein häufiger Stolperstein ist, dass nicht die finale Version des Schriftsatzes versendet wird. Im BGH-Fall VIII ZB 12/25 wurde z.B. versehentlich ein veralteter Entwurf der Berufungsbegründung als PDF versandt – nur 3 statt 19 Seiten. Solche Versehen passieren etwa, wenn Kanzleisoftware automatisch konvertiert und nicht die aktuelle Datei erwischt.
• Keine Endkontrolle des Inhalts: Anwälte verlassen sich zuweilen auf Dateinamen oder automatische Prozesse. Doch der BGH betont: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist Pflicht. Man darf sich nicht darauf verlassen, dass das Kanzleiprogramm schon die richtige Datei verschickt. Die einzige verlässliche Methode ist, die versandfertige PDF-Datei vor dem Absenden selbst zu öffnen und zu prüfen.
• Fehlende oder falsche Signatur: Grundsätzlich ersetzt die einfache elektronische Signatur in Verbindung mit dem beA-Versand die Unterschrift. Vergisst man jedoch die erforderliche Signatur (z.B. kein Namenszug unter dem Schriftsatz oder unberechtigter Versand durch Büropersonal), riskiert man Formnichtigkeit.
• Versand in letzter Minute: Viele Fehler werden erst beim Senden bemerkt – doch wer die Frist bis zur letzten Minute ausreizt, hat dann keine Korrekturmöglichkeit mehr. Das Risiko für technisch bedingte Probleme oder Eigenfehler trägt der Anwalt. Geht ein fristwahrender Schriftsatz kurz vor Mitternacht schief, ist die Frist vorbei. Eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand wird in solchen Fällen wegen eigenen Verschuldens oft scheitern.
• Ignorieren von Übermittlungsbestätigungen: Nach dem Senden über das beA wird eine qualifizierte elektronische Eingangsbestätigung erzeugt. Auch eventuelle Fehlermeldungen (z.B. durch das EGVP-System per E-Mail) müssen beachtet werden. Wer solche Hinweise übersieht, riskiert unbemerkt Fristversäumnisse – wie in früheren Fällen, in denen Nachrichten wegen technischer Probleme leer ankamen und das Gericht zur Neuerstellung aufforderte.

Praxistipps: So vermeiden Sie Formfehler im beA-Alltag

Zum Abschluss einige Handlungsempfehlungen für Rechtsanwälte, um aus dem BGH-Urteil die richtigen Lehren zu ziehen:

• Nur zulässige Dateiformate verwenden: Erstellen Sie Ihre Schriftsätze immer als PDF (idealerweise PDF/A) gemäß den Vorgaben der ERVV. Andere Formate sind im Zweifel unwirksam.
• Datei vor dem Versand prüfen: Verlassen Sie sich nicht auf Dateinamen oder automatische Konvertierung. Öffnen Sie die versandfertige PDF und prüfen Sie den Inhalt auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Stellen Sie sicher, dass es tatsächlich der unterschriftsreife Endentwurf ist.
• Rechtzeitig absenden: Planen Sie Puffer vor Fristablauf ein. Wenn möglich, senden Sie wichtige Schriftsätze einige Stunden (oder Tage) vor Fristende. So bleibt Zeit, technische Probleme oder Fehlbedienungen zu korrigieren. Wer bis zur letzten Minute wartet, trägt das volle Risiko eines Fehlschlags.
• Signatur und Versand verantwortungsvoll handhaben: Sorgen Sie dafür, dass jeder Schriftsatz ordnungsgemäß signiert ist – bei Nutzung des eigenen beA genügt in der Regel der eingescannte Namenszug oder die einfache Signatur, aber achten Sie auf die aktuellen Anforderungen. Versendet ein Mitarbeiter über das Kanzlei-beA, stellen Sie sicher, dass eine Vertretungsregel oder interne Weisung die Authentizität wahrt.
• Nachreichungen richtig kennzeichnen: Wenn Sie ausnahmsweise nach Fristablauf ein Dokument nachreichen müssen (z.B. Korrektur oder PDF statt zuvor gesandter DOCX), erläutern Sie ausdrücklich, warum das nötig ist, und versichern Sie glaubhaft die Identität der Inhalte. Eine Formulierung wie „Hiermit versichere ich anwaltlich, dass die PDF-Datei mit der am [Datum] eingereichten Datei inhaltlich vollständig übereinstimmt.“ kann helfen, die Anforderungen des § 294 ZPO zu erfüllen.
• Eingangsbestätigungen überprüfen: Kontrollieren Sie stets die elektronische Eingangsbestätigung des Gerichts. Sollte darin oder per begleitender E-Mail ein Fehler oder Hinweis auftauchen (z.B. unlesbares Format, fehlende Datei), reagieren Sie unverzüglich. Bei technischen Problemen kann man versuchen, sofort erneut zu senden oder alternative Übermittlungswege (Fax, persönliches Einreichen) zu nutzen, solange die Frist noch läuft. Dokumentieren Sie solche Schritte gründlich für einen etwaigen Wiedereinsetzungsantrag.

Der BGH-Beschluss vom 10.02.2026 (Az. VI ZR 313/24) führt Anwälten eindringlich vor Augen, wie strikt die formalen Anforderungen im elektronischen Rechtsverkehr gehandhabt werden. Schon ein vermeintlich kleiner Lapsus – die falsche Dateiformatwahl oder eine fehlende Bestätigung der Dateigleichheit – kann den Erfolg eines Rechtsmittels zunichtemachen. Mit sorgfältiger Beachtung der Formatvorgaben, gründlicher Endkontrolle und rechtzeitiger Versendung lassen sich solche Fehler jedoch vermeiden. Digitalisierung mag den Kanzleialltag beschleunigen, doch sie entbindet nicht von anwaltlicher Sorgfalt – im Gegenteil: Digitale Prozesse erfordern eine besonders aufmerksame Abschlusskontrolle. Indem Rechtsanwälte diese Pflichten ernst nehmen, schützen sie die Rechte ihrer Mandanten und sich selbst vor Haftungsrisiken im Zusammenhang mit Fristversäumnissen.