Muss der Arbeitgeber die Arbeitskleidung stellen? Wer zahlt die Arbeitskleidung?

Arbeitskleidung ist in vielen Branchen üblich – man denke an Gastronomie, Pflege, Handwerk oder Fitnessstudios. Sie umfasst Kleidung, die die private Kleidung schützt und ein einheitliches Erscheinungsbild des Unternehmens fördert. Schutzkleidung dagegen dient dem Schutz vor Gefahren (z.B. Helme, Sicherheitsschuhe) und ist in bestimmten Berufen unerlässlich. Für Arbeitnehmer ist entscheidend, ob es sich um bloße Arbeitskleidung oder um persönliche Schutzausrüstung handelt, denn davon hängt die Rechtslage ab. Eine allgemeine gesetzliche Regelung, wer die Kosten von Arbeitskleidung trägt, gibt es in Deutschland nicht – das wird individuell vereinbart. Anders bei der Schutzkleidung: Hier ist die Rechtslage eindeutig gesetzlich geregelt.

Schutzkleidung – Pflicht des Arbeitgebers nach ArbSchG

Ist bestimmte Schutzkleidung gesetzlich vorgeschrieben (typischerweise im Handwerk, in Industrie oder medizinischen Berufen), muss der Arbeitgeber sie bereitstellen und zwar kostenlos. Das ergibt sich aus dem Arbeitsschutzgesetz. Nach § 3 Abs. 3 ArbSchG trägt der Arbeitgeber alle erforderlichen Arbeitsschutzmaßnahmen und darf die Kosten nicht auf die Beschäftigten abwälzen. Gleichzeitig sind Arbeitnehmer laut § 15 Abs. 2 ArbSchG verpflichtet, die vom Arbeitgeber gestellte Schutzkleidung bei der Arbeit auch zu tragen. Die Fürsorge des Arbeitgebers umfasst dabei nicht nur die Anschaffung, sondern auch Wartung, Reparatur und Reinigung der PSA (Persönlichen Schutzausrüstung). Kommt der Arbeitgeber dieser Pflicht nicht nach, begeht er eine Ordnungswidrigkeit und riskiert Bußgelder; der Arbeitnehmer darf in einem solchen Fall die Arbeitsleistung ohne geeignete Schutzkleidung sogar verweigern. Beispiel: In einer Werkstatt sind Sicherheitsschuhe und Schutzbrille vorgeschrieben. Der Arbeitgeber muss diese stellen und regelmäßig ersetzen oder instand halten – der Arbeitnehmer muss sie dafür vorschriftsmäßig nutzen.

Arbeitskleidung im Betrieb – Regelungen und Mitbestimmung

Für normale Arbeitskleidung (ohne besondere Schutzfunktion) gibt es keine gesetzliche Tragepflicht. Ob und welche Berufskleidung getragen werden muss, richtet sich nach Vereinbarungen im Arbeitsverhältnis. Häufig wird dies im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im geltenden Tarifvertrag festgelegt. Ist dort eine bestimmte Dienst- oder Arbeitskleidung vorgeschrieben, sind Arbeitnehmer verpflichtet, diese während der Arbeitszeit zu tragen. Der Arbeitgeber kann im Rahmen seines Direktionsrechts auch gewisse Kleidervorschriften (Dresscode) aufstellen – etwa „geschäftsmäßige Kleidung“ oder einheitliche Uniform – jedoch nicht einseitig übertrieben oder ohne Beteiligung des Betriebsrats. Denn § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht bei Fragen der Kleiderordnung. In Betrieben mit Betriebsrat darf eine einheitliche Arbeitskleidung also nur mit Zustimmung des Betriebsrats eingeführt werden (oder per Einigungsstelle). Für Arbeitnehmer bedeutet dies: Prüfen Sie, ob in Ihrem Vertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung Vorgaben zur Arbeitskleidung existieren. Ohne eine solche Grundlage kann der Arbeitgeber nicht ohne Weiteres spezielle Uniformen verlangen – er braucht zumindest eine legitime Weisung im Rahmen des billigen Ermessens und ggf. die Zustimmung des Betriebsrats.

Kostenübernahme: Wer zahlt für die Arbeitskleidung?

Schutzkleidung: Hier ist die Kostenfrage klar geregelt – alle Kosten trägt der Arbeitgeber. Arbeitnehmer müssen für gesetzlich vorgeschriebene Schutzkleidung weder Anschaffung noch Reinigung aus eigener Tasche bezahlen.

Arbeitskleidung: Bei normaler Berufskleidung ist die Rechtslage differenzierter. Gibt es keine vertragliche oder tarifliche Regelung, muss der Arbeitnehmer seine Arbeitskleidung in der Regel selbst bezahlen und selbst reinigen. Das betrifft z.B. typische Berufskleidung wie Kochjacken, Anzüge oder Polo-Shirts mit Firmenlogo, sofern nicht anders vereinbart. Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, solche allgemeine Arbeitskleidung zu finanzieren. Allerdings gibt es wichtige Ausnahmen und praktische Gepflogenheiten:

• Vorgeschriebene Dienstkleidung: Schreibt der Arbeitgeber eine ganz bestimmte Uniform vor (etwa mit Firmenemblem), wird häufig vereinbart, dass der Arbeitgeber die Ausstattung stellt oder bezuschusst. Aus betrieblichem Interesse an einheitlicher Kleidung übernimmt in der Praxis meist der Arbeitgeber die Kosten – insbesondere wenn die Kleidung eindeutig nur im Job nutzbar ist. Beispiel: Ein Unternehmen fordert alle Mitarbeiter auf, einheitliche Poloshirts mit Firmenlogo zu tragen. Oft stellt der Arbeitgeber diese Shirts kostenlos bereit oder beteiligt sich an den Kosten, da sie der Corporate Identity dienen. Ein gesetzlicher Zwang hierzu besteht aber nicht, solange keine Schutzfunktion betroffen ist.
• Kostenbeteiligung des Arbeitnehmers: Es ist rechtlich zulässig, eine Beteiligung des Arbeitnehmers an den Kosten für Arbeitskleidung zu vereinbaren. In manchen Arbeitsverträgen (oder Tarifverträgen) findet sich z.B. die Klausel, dass der Arbeitnehmer die Kleidung ganz oder teilweise selbst bezahlen muss. Solche Abmachungen sind wirksam, sofern sie individuell vereinbart wurden oder als formularmäßige Vertragsklausel den Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen. Das heißt: In einem individuell ausgehandelten Vertrag kann sogar wirksam stehen, dass der Mitarbeiter Uniform selbst kauft – er hat dann zugestimmt und muss die Kosten tragen. Bei einseitig vom Arbeitgeber vorformulierten Klauseln (Allgemeine Geschäftsbedingungen im Arbeitsvertrag) gibt es jedoch Grenzen: Die Pflicht zur Zahlung darf den Arbeitnehmer nicht übermäßig belasten. Unzumutbar ist insbesondere, wenn die Kosten in keinem angemessenen Verhältnis zum Verdienst stehen. Das Bundesarbeitsgericht hat z.B. entschieden, dass ein Arbeitgeber keinen Uniform-Kostenbeitrag vom Lohn einbehalten darf, wenn der Nettolohn dadurch unter die Pfändungsfreigrenze sinken würde. Mit anderen Worten: Verdient ein Arbeitnehmer so wenig, dass ihm bei Uniformkauf kaum etwas zum Leben bliebe, wäre eine Kostentragungsklausel unwirksam bzw. der Arbeitgeber dürfte nichts vom Gehalt abziehe.
• Tarifvertragliche Regelung: Besteht ein einschlägiger Tarifvertrag, kann auch dort festgelegt sein, dass Beschäftigte einen Teil der Berufskleidung zahlen müssen oder regelmäßig ein „Kleidergeld“ abgezogen wird. Solche tariflichen Bestimmungen sind verbindlich, falls der Tarifvertrag auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist.. Beispiel: Ein branchenweiter Tarif könnte vorsehen, dass Arbeitgeber die erste Garnitur Uniform stellt, aber für Ersatzbeschaffung der Arbeitnehmer anteilig zahlt.
• Freiwillige Arbeitskleidung: Trägt eine Arbeitnehmerin aus eigenem Antrieb spezielle Kleidung, ohne dass der Arbeitgeber es verlangt (z.B. eine private Arbeitshose zum Schutz der normalen Kleidung, obwohl keine Pflicht besteht), dann muss der Arbeitgeber dafür nicht aufkommen. Diese freiwillige Arbeitskleidung finanziert der Arbeitnehmer selbst – er könnte aber ggf. versuchen, mit dem Arbeitgeber freiwillig einen Zuschuss zu vereinbaren.

Reinigungskosten: Bei Schutzkleidung muss der Arbeitgeber auch die Reinigung übernehmen. Bei normaler Arbeitskleidung gibt es keine ausdrückliche gesetzliche Regel – oft wird erwartet, dass Mitarbeiter ihre Dienstkleidung selbst waschen. Manche Arbeitgeber zahlen ein kleines „Wäschegeld“ oder übernehmen die Reinigung im Betrieb, vor allem wenn es um aufwendige Pflege oder streng hygienische Anforderungen geht. Rechtlich gilt hier ebenfalls: was nicht anders vereinbart ist, bleibt Sache des Arbeitnehmers. Allerdings können Arbeitgeber freiwillig Reinigungszuschüsse steuerfrei gewähren, wenn es sich um typische Berufskleidung handelt (siehe unten).

Steuerfreie Zuschüsse und Gestellung von Berufskleidung

Arbeitgeberzuschüsse: Verlangt der Arbeitgeber das Tragen von bestimmter Arbeitskleidung, kann er hierfür steuerfreie Zuschüsse oder Sachleistungen nutzen. § 3 Nr. 31 EStG erlaubt, dass typische Berufskleidung vom Arbeitgeber unentgeltlich oder vergünstigt zur Verfügung gestellt werden kann, ohne dass der geldwerte Vorteil für den Arbeitnehmer versteuert werden muss. Damit solche Leistungen steuerfrei bleiben, muss es sich wirklich um typische Berufskleidung handeln. Dazu zählen im Wesentlichen:

• Arbeitsschutzkleidung, die auf die ausgeübte Tätigkeit zugeschnitten ist (also echte PSA gemäß Arbeitsschutz, z.B. Sicherheitsschuhe, Schutzanzug), oder
• Uniformartige Dienstkleidung mit dauerhaft angebrachter Kennzeichnung (Firmenemblem/Logo), die objektiv eine berufliche Funktion erfüllt.

In beiden Fällen muss eine private Nutzung so gut wie ausgeschlossen sein. Trifft das zu, bleiben sowohl die unentgeltliche Überlassung der Kleidung als auch eventuelle Zuschüsse des Arbeitgebers steuerfrei für den Arbeitnehmer. Praktisch bedeutet das: Stellt der Arbeitgeber z.B. ein Firmen-T-Shirt mit Logo oder Sicherheitsschuhe, wird dies nicht als Arbeitslohn besteuert. Auch Pauschalbeträge (Kleidergeld) können steuerfrei sein, soweit sie üblichen Anschaffungskosten entsprechen und für typische Arbeitskleidung gewährt werden. Wichtig ist, dass Kleidung mit möglichem Privatnutzen nicht darunterfällt – stellt der Arbeitgeber etwa „normale“ Kleidung, die auch privat tragbar wäre, kann darin ein lohnsteuerpflichtiger Vorteil gesehen werden.

Reinigungskosten-Zuschuss: Ähnlich verhält es sich mit vom Arbeitgeber gezahlten Reinigungskosten für Berufskleidung. Ein sogenanntes Wäschegeld ist steuer- und sozialversicherungsfrei, solange es sich auf echte Berufskleidung bezieht, die ausschließlich im Job getragen wird, und der Zuschuss in etwa die tatsächlichen Reinigungskosten abdeckt. Wird jedoch Reinigung für Kleidung erstattet, die auch privat genutzt werden könnte, gilt der Zuschuss als steuerpflichtiger Arbeitslohn. In der Praxis achten Arbeitgeber darauf, diese Voraussetzungen einzuhalten, um Abgaben zu sparen.

Arbeitskleidung von der Steuer absetzen (Werbungskosten)

Müssen Arbeitnehmer die Kosten für Berufskleidung selbst tragen, können sie zumindest steuerlich etwas zurückholen. Aufwendungen für typische Arbeitskleidung lassen sich in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen. Auch hier gilt jedoch die strenge Unterscheidung: Nur Kleidungsstücke, die nahezu ausschließlich beruflich getragen werden, erkennt das Finanzamt an. Alles, was auch privat getragen werden könnte, zählt steuerlich als bürgerliche Kleidung und ist nicht absetzbar. Entscheidend ist die objektive Beschaffenheit der Kleidung. Eine Uniform mit deutlich sichtbarem Firmenlogo oder eine medizinische Hygienekleidung (z.B. Arztkittel) wird in der Regel als Berufskleidung anerkannt. Alltagskleidung wie ein Anzug, den man theoretisch auch privat tragen könnte, wird nicht anerkannt – selbst wenn er fast nur im Dienst genutzt wird. Die Finanzverwaltung argumentiert hier, dass ein privater Nutzen nicht auszuschließen ist, und verweigert den Werbungskostenabzug. Lediglich in Ausnahmefällen bei außergewöhnlichem Verschleiß von Zivilkleidung durch den Beruf kann es anders beurteilt werden, dies bleibt aber die Ausnahme.

Absetzbar sind neben den Anschaffungskosten auch die Kosten für Reinigung, Reparatur oder Instandhaltung der Arbeitskleidung. Wer also z.B. seine Uniform chemisch reinigen lässt oder spezielle Schuhe neu besohlen muss, kann diese Ausgaben ebenfalls als Werbungskosten geltend machen. Wichtig: Belege aufbewahren, um die Aufwendungen im Zweifel nachweisen zu können. Bei geringen Beträgen hilft ggf. auch die Arbeitsmittelpauschale (Teil des Werbekosten-Pauschbetrags), aber größere Ausgaben sollten einzeln angegeben werden.

Praxistipps

Für Arbeitnehmer ist vor allem der Unterschied zwischen vorgeschriebener Schutzkleidung und „normaler“ Arbeitskleidung relevant. Schutzkleidung muss der Arbeitgeber bereitstellen und bezahlen – einschließlich Reinigung und Wartung. Arbeitskleidung ohne Schutzfunktion dagegen unterliegt der Vertragsfreiheit: Hier sollte man prüfen, was im Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag geregelt ist. Gibt es dort eine Klausel zur Dienstkleidung, muss man diese zwar tragen, hat aber je nach Wortlaut ggf. Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber sie stellt. Fehlt eine Regelung, wird oft erwartet, dass man selbst für geeignete Kleidung sorgt.

In der Praxis stellen viele Arbeitgeber, die auf Corporate Identity durch einheitliche Kleidung Wert legen, wenigstens die wichtigsten Teile der Uniform zur Verfügung oder übernehmen einen Teil der Kosten – fragen Sie im Zweifel nach, ob es einen Kleidungszuschuss oder eine gestellte Erstausstattung gibt. Achtung: Wenn Ihr Arbeitgeber verlangt, dass Sie sich an den Kosten beteiligen oder Ihre Arbeitskleidung komplett selbst zahlen, darf dies nicht in unverhältnismäßiger Weise Ihr Gehalt schmälern. Bei Standard-Arbeitsverträgen könnte eine zu weit gehende Kostentragungsklausel unwirksam sein, insbesondere wenn Niedrigverdiener dadurch unter das Existenzminimum rutschen würden. In so einem Fall sollten Sie rechtlichen Rat suchen.

Grundsätzlich empfiehlt es sich, das Gespräch zu suchen: Klären Sie mit dem Arbeitgeber, wer welche Kosten trägt, bevor hohe Ausgaben entstehen. Ziehen Sie bei Unklarheiten den Betriebsrat hinzu, da diesem bei Kleidungsvorschriften ein Mitspracherecht zusteht. Und vergessen Sie nicht, beruflich bedingte Kleiderkosten steuerlich geltend zu machen, sofern es echte Berufskleidung ist – so holen Sie sich einen Teil Ihres Geldes zurück. Bei weiteren Fragen zum Thema stehen Rechtsanwälte für Arbeitsrecht – wie Dr. Usebach – beratend zur Seite. Viel Erfolg im Arbeitsalltag, ob im Blaumann oder im Anzug!