OLG Brandenburg: Digitalisierungskosten für Papierakten nicht erstattungsfähig

Das Oberlandesgericht (OLG) Brandenburg hat in einem Beschluss vom 05.01.2026 (Az. 6 W 43/25) entschieden, dass eine Anwaltskanzlei die Kosten für das Einscannen umfangreicher Papierakten nicht im Wege der Kostenerstattung auf die Gegenseite abwälzen kann. Die Digitalisierung von Unterlagen diene lediglich der eigenen Arbeitsorganisation der Kanzlei und stelle keine notwendige Maßnahme der Prozessführung dar.

Hintergrund: Papierakten digitalisiert und Kostenerstattung verlangt

Im zugrunde liegenden Verfahren vor dem Landgericht (LG) Cottbus hatte die Klägerseite umfangreiche Unterlagen, die von der Gegenseite ausschließlich in Papierform zur Verfügung gestellt worden waren, vollständig einscannen lassen. Hierfür fielen Digitalisierungskosten von ca. 2.396 € an. Diese Kosten sollte die Gegenseite im anschließenden Kostenfestsetzungsverfahren erstatten. Das LG Cottbus lehnte einen Erstattungsanspruch jedoch ab. Gegen diese Entscheidung legte die Klägerin sofortige Beschwerde ein – ohne Erfolg: Das OLG Brandenburg bestätigte die Auffassung der ersten Instanz und wies die Beschwerde zurück.

Maßstab: Welche Kosten sind erstattungsfähig?

Das OLG betonte, dass nach § 91 Abs. 1 ZPO nur notwendige Kosten der Rechtsverfolgung von der unterliegenden Partei zu erstatten sind. Als Richtschnur gilt, was eine vernünftig und wirtschaftlich denkende Partei als zweckmäßig ansehen durfte. Die Richter führten dazu drei wichtige Grundsätze aus:

• Erforderlichkeit: Aufwendungen sind nur dann erstattungsfähig, wenn eine verständige, wirtschaftlich denkende Partei sie im Zeitpunkt der Vornahme als sachgerecht und erforderlich ansehen musste.
• Wahl der kostengünstigen Maßnahme: Keine Erstattungspflicht besteht, wenn mehrere gleichgeeignete Handlungsalternativen zur Verfügung standen und die Partei die kostengünstigere Möglichkeit hätte wählen können.
• Sparsame Prozessführung: Maßstab ist stets eine sparsame Prozessführung, d.h. unnötige Mehrkosten sind zu vermeiden.

Einscannen als interne Arbeitserleichterung, nicht als Prozessnotwendigkeit

Unter Anwendung dieser Grundsätze verneinte das OLG die Erstattungsfähigkeit der Scan-Kosten im konkreten Fall. Entscheidendes Kriterium war, dass das gesamte Gerichtsverfahren – bis hin zum Vergleichsabschluss – in Papierform geführt wurde. Aus Sicht des Gerichts war es daher nicht notwendig für die Rechtsverfolgung, alle Dokumente zusätzlich digital vorzuhalten. Das Einscannen diente ausschließlich der individuellen Arbeitserleichterung der Anwälte der Klägerin (z.B. für die elektronische Aktenführung der Kanzlei), nicht jedoch der Rechtsverfolgung selbst. Eine verständige Partei hätte hier auch ohne Digitalisierung der Akten den Prozess führen können. Folglich fehlte es an der Erforderlichkeit – ein Erstattungsanspruch gegenüber der Gegenseite schied daher aus.

Diese Bewertung entspricht der inzwischen gefestigten Rechtsprechung in vergleichbaren Fällen. So hat z.B. bereits das OLG Bamberg im Jahr 2024 festgehalten, dass das Digitalisieren von Gerichtsakten primär eine individuelle Arbeitserleichterung des Rechtsanwalts darstellt und im Rahmen einer sparsamen Prozessführung nicht erstattungsfähig ist. Insbesondere dann, wenn der Anwalt es versäumt, vorab von Gericht oder Gegner eine bereits vorhandene elektronische Version der Akte anzufordern, werden die Digitalisierungskosten als vermeidbar eingestuft. Die Entscheidung des OLG Brandenburg reiht sich in diese Linie ein und bestätigt erneut, dass Kanzleikosten zur internen Digitalisierung grundsätzlich nicht dem Gegner auferlegt werden können.

Ausnahme: vorheriges Verlangen nach elektronischer Aktenübermittlung?

Das OLG Brandenburg ließ bewusst offen, ob ausnahmsweise etwas anderes gelten könnte, wenn die Partei vorab die Übersendung der Unterlagen in digitaler Form verlangt und diese trotz nachweislicher Aufforderung verweigert wurde. In einem solchen Fall könnte argumentiert werden, dass die Partei zur effektiven Rechtsverfolgung zwangsläufig selbst digitalisieren musste, weil die Gegenseite keine elektronische Fassung herausgab. Eine klare Aussage dazu traf das Gericht jedoch nicht – im konkreten Fall hatte die Klägerseite weder vorgetragen noch glaubhaft gemacht, überhaupt eine digitale Übermittlung der Akten verlangt zu haben. Solange ein solches proaktives Verlangen nicht gestellt wurde, verbleibt es dabei, dass die Kosten freiwilliger Digitalisierung nicht erstattet werden.

Scankosten und Dokumentenpauschale nach RVG

Zusätzlich wies der Senat auf einen wichtigen Aspekt des anwaltlichen Gebührenrechts hin: Das reine Einscannen von Dokumenten löst nach geltendem Recht keine gesonderte Vergütung nach dem RVG aus. Der Hintergrund ist eine Gesetzesänderung durch das 2. Kostenrechtsmodernisierungsgesetz 2013. Seit der Neufassung der Nr. 7000 VV RVG zählt ein elektronischer Scan nicht mehr als „Ablichtung“ oder „Kopie“ im Sinne der Dokumentenpauschale. Das bedeutet konkret, dass ein Anwalt keine Dokumentenpauschale nach Nr. 7000 VV RVG für bloß gescannte Seiten ansetzen kann – eine Vergütung pro Seite fällt nur noch für tatsächlich körperlich hergestellte Kopien auf Papier oder ähnlichem Träger an.

Eine Erstattung von Scankosten kommt daher (kostenrechtlich) nur in eng begrenzten Ausnahmefällen in Betracht, etwa wenn die Voraussetzungen von Nr. 7000 Anm. Abs. 2 VV RVG erfüllt sind. Letzteres betrifft Konstellationen, in denen elektronische Dateien zusätzlich zur Verfügung gestellt werden (z.B. um dem Mandanten oder Gericht elektronische Kopien zu überlassen). Im Regelfall einer rein internen Digitalisierung – wie im vorliegenden Beschluss – geht der Gesetzgeber jedoch ausdrücklich von Nichterstattungsfähigkeit aus.

Praxistipps für Anwältinnen und Anwälte

• Digitalisierungskosten einplanen: Kanzleien sollten berücksichtigen, dass Kosten für das Einscannen von Akten im Zivilprozess grundsätzlich selbst zu tragen Wenn Sie Papierakten aus Beweis- oder Gerichtsakten für die bessere Handhabbarkeit digitalisieren, können Sie diese Auslagen nicht im Kostenfestsetzungsverfahren vom Gegner erstattet bekommen. Planen Sie solche Kosten daher als Teil der eigenen Kanzleikosten oder sprechen Sie im Vorfeld mit dem Mandanten über die Kostenübernahme.
• Kostensparende Vorgehensweise wählen: Überlegen Sie, ob das Einscannen wirklich nötig ist. Eine sparsame Prozessführung gebietet, nur solche Kosten zu verursachen, die für die Rechtsverfolgung erforderlich sind. Können Sie gleiche Zwecke auch ohne oder mit geringeren Kosten erreichen, sollten Sie den günstigeren Weg wählen – andernfalls besteht das Risiko, auf den Mehrkosten sitzen zu bleiben.
• Frühzeitig digitale Akten anfordern: Wenn absehbar ist, dass die Gegenseite sehr umfangreiche Unterlagen vorlegen wird, kann es sinnvoll sein, proaktiv um eine elektronische Bereitstellung zu bitten. Sollte die Gegenseite (oder das Gericht) bereits über digitale Versionen verfügen, dokumentieren Sie Ihr Verlangen danach schriftlich. Im Falle einer Verweigerung hätten Sie zumindest ein Argument, dass die später angefallenen Scankosten unvermeidbar waren – ob dies im Streitfall tatsächlich zum Kostenersatz führt, ist zwar offen, aber ein solcher Schritt kann Ihre Position im Kostenverfahren stärken.
• RVG im Blick behalten: Beachten Sie, dass Sie für Scans keine Dokumentenpauschale nach Nr. 7000 VV RVG ansetzen können. Falls Sie Mandanten gegenüber Auslagen für Digitalisierung geltend machen wollen, sollte dies gesondert vereinbart werden (z.B. im Mandatsvertrag als Ersatz tatsächlicher Aufwendungen), da die gesetzlichen Gebühren diese Position nicht abdecken.

Das OLG Brandenburg bestätigt mit seinem Beschluss vom 05.01.2026 einmal mehr: Die Kosten der digitalen Kanzlei-Aktenführung sind vom Anwalt selbst zu tragen und nicht erstattungsfähig im Sinne von § 91 ZPO. Die Digitalisierung umfangreicher Papierunterlagen – so nützlich sie für die Kanzleiabläufe sein mag – gilt nicht als notwendige Maßnahme der Rechtsverfolgung. Anwältinnen und Anwälte sollten daher bei der Prozessplanung stets den Grundsatz der sparsamen Prozessführung im Auge behalten und nur solche Kosten verursachen, die sie im Ernstfall auch begründen und erstattet verlangen können. Scankosten gehören nach der aktuellen Rechtslage nicht dazu, es sei denn in ganz besonderen Ausnahmefällen, die im Regelfall nicht gegeben sind.