Die aktive Nutzungspflicht des elektronischen Rechtsverkehrs (ERV) ist inzwischen in praktisch allen Verfahrensordnungen der Regelfall für professionelle Einreicher. Die „Rettungsleine“ der Ersatzeinreichung (Fax/Brief/Bote/Nachtbriefkasten) existiert zwar weiterhin – aber nur in einem eng begrenzten Ausnahmekorridor: technisch, vorübergehend und unverzüglich glaubhaft zu machen.
Der Beschluss des Bundesfianzhofs vom 27.01.2026 – VIII B 20/25 schärft diesen Korridor nochmals: Nicht nur die technische Unmöglichkeit als solche, sondern auch deren vorübergehender Charakter ist Bestandteil der Glaubhaftmachungsobliegenheit. Wer (lange) bekannte Probleme „mit sich herumträgt“, riskiert, dass ein Fax/Brief prozessual als nicht eingereicht gilt – mit der typischen Folge des endgültigen Fristverlusts.
Normativer Rahmen der Ersatzeinreichung und warum „vorübergehend“ der Dreh- und Angelpunkt ist
Im finanzgerichtlichen Verfahren ordnet § 52d FGO die elektronische Übermittlungspflicht für Rechtsanwälte, Behörden und bestimmte vertretungsberechtigte Personen an; Satz 3 eröffnet die Ersatzeinreichung nur, wenn eine elektronische Übermittlung „aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich“ ist; Satz 4 verlangt die Glaubhaftmachung bei Ersatzeinreichung oder unverzüglich danach und sieht zudem eine Nachreichung als elektronisches Dokument auf gerichtliche Anforderung vor.
Für die anwaltliche Beratungspraxis ist besonders wichtig, dass die Gesetzesmaterialien zum wortgleichen Mechanismus in der ZPO den Ausnahmecharakter ausdrücklich betonen: Die Ersatzeinreichung soll Rechtsschutz bei echten technischen Ausfällen sichern, aber nicht dazu führen, dass professionelle Einreicher von der Pflicht entbunden sind, die erforderliche technische Ausstattung vorzuhalten und bei Störungen unverzüglich Abhilfe zu schaffen.
Hinweis für die Zitier- und Normprüfung im Alltag: § 52d FGO wurde zum 23.12.2025 redaktionell angepasst (Änderung der Verweisung in Satz 2), ohne den Grundmechanismus der Sätze 3 und 4 zu verändern. Für Schriftsatzpraxis und Textbausteine bedeutet das: Verweisungen in Standardformulierungen sollten auf Aktualität geprüft werden.
Kernaussagen aus Bundesfinanzhof VIII B 20/25
Der Ausgangspunkt des Senats ist formal strikt: Die Nichtzulassungsbeschwerde wurde fristgebunden erhoben, ging aber zunächst per Telefax und anschließend in Papierform ein. Für nutzungspflichtige Einreicher wahrt dies die Form grundsätzlich nicht; der Formverstoß führt zur Unwirksamkeit, die Eingabe gilt als nicht eingereicht und kann daher eine Frist nicht wahren.
Der BFH prüft sodann, ob eine wirksame Ersatzeinreichung nach § 52d Satz 3, 4 FGO vorliegt, und verneint dies wegen fehlender Glaubhaftmachung. Zentral sind dabei drei Punkte:
Erstens stellt der Senat klar, dass die Begriffe „aus technischen Gründen“ und „vorübergehend“ nicht als großzügige Ausweichklausel zu verstehen sind. Professionelle Einreicher bleiben verpflichtet, die technischen Voraussetzungen vorzuhalten und bei Ausfällen rasch zu reagieren. Diese Linie stützt der BFH ausdrücklich auf die gesetzgeberische Konzeption des Ausnahmefalls.
Zweitens konkretisiert der BFH den Inhalt der Glaubhaftmachung: Sie betrifft nicht nur das „Ob“ einer technischen Unmöglichkeit, sondern auch das „Dass sie nur vorübergehend war“. Das wird im zweiten Leitsatz ausdrücklich als Obliegenheit formuliert.
Drittens zeigt der Fall plastisch, was Gerichte nicht akzeptieren: Der Vortrag bezog sich auf seit längerer Zeit bestehende Schwierigkeiten bei Einrichtung/Nutzung des beSt (u.a. Identifizierungsprobleme mit Online-Ausweisfunktion, später Beantragung eines neuen Personalausweises). Der BFH beanstandet fehlende substantiierte Angaben zu den konkreten technischen Ursachen und – entscheidend – das Fehlen einer Glaubhaftmachung, dass der Beteiligte alle erforderlichen Anstrengungen unternommen hat, um rechtzeitig wieder über funktionsfähige Technik zu verfügen (u.a. keine eidesstattliche Versicherung, keine behördliche Bestätigung, unklarer Zeitpunkt/Umfang der Bemühungen).
Auch prozessual wichtig: Wiedereinsetzung scheidet im konkreten Beschluss schon deshalb aus, weil weder ein Wiedereinsetzungsantrag gestellt noch die Beschwerde nachträglich elektronisch eingereicht wurde, obwohl das beSt später wieder funktionierte.
Anforderungen an die Glaubhaftmachung in der gerichtlichen Praxis
Aus VIII B 20/25 lässt sich ein Maßstab ableiten, der in anderen ober- und höchstrichterlichen Entscheidungen – je nach Verfahrensordnung – in der Tendenz deckungsgleich erscheint:
Glaubhaftmachung verlangt einen nachvollziehbaren, in sich geschlossenen Ablauf: Wann wurde versucht, elektronisch zu übermitteln? Welche konkrete technische Fehlersituation trat auf (Fehlermeldung, Systemzustand, Signaturproblem, Intermediär-Fehler, Karten-/Zertifikatsproblem)? Welche Abhilfemaßnahmen wurden unverzüglich veranlasst (Supportticket, Karten-/Zertifikatsreaktivierung, Providerkontakt, Ersatzhardware, alternative Signaturmöglichkeit)? Dass diese Darstellung nicht durch Spekulationen offenlassen darf, ob die Ursache möglicherweise im Verantwortungsbereich des Einreichers liegt, ist ein wiederkehrendes Kriterium.
Sichtbar wird außerdem: „Vorübergehend“ ist nicht nur eine technische Beschreibung („System war down“), sondern auch eine Organisationsanforderung. Längere, bekannte oder wiederkehrende Störungen werfen die Frage auf, ob es sich tatsächlich um einen vorübergehenden technischen Ausfall handelt oder um ein strukturelles/organisatorisches Defizit (fehlende Einrichtung, fehlende Aktualisierung, fehlende Funktionsprüfung). In einem anderen BFH-Verfahren wurde das ausdrücklich so gefasst: Ist ein verfügbarer elektronischer Übermittlungsweg noch nicht eingerichtet, liegt keine vorübergehende technische Unmöglichkeit vor, sondern ein struktureller Mangel.
Gerichte verlangen regelmäßig greifbare Belege. Je nach Fehlerbild sind das typischerweise: Screenshot der Fehlermeldung, Sende-/Übermittlungsprotokoll, Systemlog-Ausdruck, Störungsmeldung des EGVP/beA-Systems, Supportkommunikation oder – wenn es um Behördenvorgänge geht – eine Bestätigung der zuständigen Stelle. Gerade VIII B 20/25 zeigt, dass fehlende Belege (keine eidesstattliche Versicherung, keine Bestätigung, keine konkretisierte Ursachenbeschreibung) die Ersatzeinreichung zu Fall bringen können.
Schließlich ist „unverzüglich“ streng. Ein Beispiel aus der Zivilgerichtsbarkeit betont: Die Glaubhaftmachung soll möglichst gleichzeitig mit der Ersatzeinreichung erfolgen; eine unverzügliche Nachholung kommt nur ausnahmsweise in Betracht (etwa wenn das Defizit erst kurz vor Fristablauf bemerkt wird) und Mitteilungen nach mehr als einer Woche sind im Regelfall nicht mehr unverzüglich.
Übertragbarkeit auf die anwaltliche ERV-Praxis im beA und im arbeitsgerichtlichen Verfahren
Obwohl VIII B 20/25 aus der FGO stammt, ist die Entscheidung für Rechtsanwälte unmittelbar anschlussfähig, weil die Parallelvorschriften in der ZPO und im ArbGG denselben Grundmechanismus verwenden und die Gesetzesmaterialien denselben Normzweck tragen.
Die Rechtsprechungslinie ist dabei konsequent: Ersatzeinreichung ist nicht die „bequeme Alternative“, sondern eine Notlösung mit Darlegungs- und Belegpflicht. Ein aktuelles Beispiel aus der anwaltlichen Praxis (beA-Karten-/Zertifikatskontext) zeigt, dass Gerichte streng trennen: echte technische Störung versus eigenes Versäumnis bei Vorhalten/Überwachen der technischen Mittel (u.a. Gültigkeit der beA-Karte) und zudem: verspätetes Nachschieben von Glaubhaftmachungsmaterial genügt nicht.
Für Arbeitsrechtler besonders praxisnah ist die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgericht: Bei einer gerichtsbekannten EGVP-Störung hat das BAG eine fristwahrende Ersatzeinreichung per Fax als zulässig angesehen, weil (1) zuvor ein elektronischer Übermittlungsversuch unternommen wurde, (2) die Ersatzeinreichung mit ausdrücklichem Hinweis auf die technische Unmöglichkeit erfolgte und (3) ein Fehler-/Sendeprotokoll als Beleg beigefügt wurde; zusammen mit der Erklärung unter Berufspflichten genügte dies zur Glaubhaftmachung.
Ein weiteres, für die anwaltliche Handhabung lehrreiches Beispiel aus der Verwaltungsgerichtsbarkeit (55d VwGO) betont, dass bei behaupteten Fehlermeldungen regelmäßig ein Screenshot oder zumindest eine konkrete Wiedergabe des Fehlermeldungsinhalts zu erwarten ist – und dass pauschale Behauptungen („Verbindungsprobleme“) für die Glaubhaftmachung nicht ausreichen.
Auch die Frage „Gericht weiß doch, dass beA/EGVP down war“ ist riskant: Ein obergerichtliches Urteil stellt klar, dass selbst eine gerichtsbekannte/offenkundige Störung die Einreicherobliegenheit nicht vollständig ersetzt; jedenfalls muss die Kausalität für die eigene Ersatzeinreichung dargelegt werden (und häufig weiterhin glaubhaft gemacht werden).
Praxistool: So sichern Sie Ersatzeinreichungen fristwahrend ab
Aus VIII B 20/25 folgt für Rechtsanwälte vor allem ein Organisations- und Dokumentationsimperativ: Wer Ersatzeinreichungen nutzen muss, sollte sie wie einen „Mini-Beweisbeschluss“ behandeln – mit sauberem Tatsachengerüst und sofortiger Belegsammlung.
Eine praxiserprobte Vorgehensweise lässt sich in drei Schritten strukturieren:
Unmittelbar vor oder spätestens bei Fristablauf sollte ein elektronischer Übermittlungsversuch dokumentiert werden (Zeitpunkt, Empfänger, Übermittlungsweg, Ergebnis). Bei Fehlermeldungen sollten Inhalt und Kontext sicher festgehalten werden (Screenshot/Protokoll). Gerichte erwarten regelmäßig gerade diese Konkretion und nicht nur pauschale Hinweise.
Parallel sollte die Ersatzeinreichung so gestaltet werden, dass die Glaubhaftmachung „mitläuft“: Ein kurzer Begleitschriftsatz (auch per Fax) mit geschlossener Sachverhaltsschilderung, Anlagenbezug (Screenshot/Protokoll) und – wo sinnvoll – anwaltlicher Versicherung unter Berufspflichten. Dass die Glaubhaftmachung möglichst gleichzeitig erfolgen soll und Nachreichen nur eng begrenzt akzeptiert wird, entspricht der obergerichtlichen Linie.
Bei länger anhaltenden oder wiederkehrenden Problemen muss der Vortrag zusätzlich zeigen, warum es sich gleichwohl um ein nur vorübergehendes technisches Hindernis handelt und welche Abhilfemaßnahmen unverzüglich ergriffen wurden. Genau an diesem Punkt scheiterte der Vortrag in VIII B 20/25 (fehlende Substantiierung, fehlende Belege, Zweifel an der Vorübergehensqualität und an den Bemühungen).
Als Textbaustein (ohne Gewähr für Einzelfälle, unbedingt an Fehlerbild anpassen) kann man anwaltlich mit Platzhaltern arbeiten:
Begleitschriftsatz zur Ersatzeinreichung wegen vorübergehender technischer Unmöglichkeit
In der Sache … wird der beigefügte Schriftsatz fristwahrend ersatzweise per Telefax/Einwurf übermittelt.
Eine Übermittlung als elektronisches Dokument war am … zwischen … Uhr und … Uhr aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich. Der Übermittlungsversuch über das beA/beSt scheiterte um … Uhr; es erschien folgende Fehlermeldung: „…“ (Screenshot/Protokoll als Anlage 1).
Die Störung wurde unverzüglich durch … (z.B. Ticket beim Anwendersupport, Austausch Zertifikat/Karte, Providerkontakt) adressiert; die Übermittlung wird nach Wiederherstellung unverzüglich elektronisch nachgeholt bzw. ein elektronisches Dokument wird auf gerichtliche Anforderung nachgereicht.
Für die Kanzleiorganisation empfiehlt es sich, Standardmaßnahmen fest zu verankern, die unmittelbar an den rechtlichen Maßstab „professionelle Einreicher müssen Technik vorhalten und Abhilfe schaffen“ anknüpfen: Ablaufdaten/Updatezyklen (z.B. Karten/Zertifikate), redundante Zugriffs- und Signaturmöglichkeiten, klare Notfallkette (wer dokumentiert, wer faxt, wer prüft Frist, wer erstellt Glaubhaftmachung). Das ist nicht „nice to have“, sondern der Kern der vom Gesetzgeber vorausgesetzten Professionalität.