Das verdeutlicht eine Entscheidung des Arbeitsgerichts Köln vom 20.10.2026 – 13 Ca 7720/25. Ein Arbeitnehmer wehrte sich erfolgreich gegen eine Ermahnung wegen einer Nachfrage bei einem Geschäftspartner und gegen eine Abmahnung wegen seines Verhaltens in einem Personalgespräch. Das Gericht stellte die Unwirksamkeit der Ermahnung fest und verpflichtete die Arbeitgeberin, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber zeigt der Fall, wie sorgfältig zwischen einem unangenehmen Konflikt und einer rechtlich relevanten Pflichtverletzung unterschieden werden muss. Der klagende Arbeitnehmer wurde von Fachanwalt für Arbeitsrecht Dr. jur. Jens Usebach LL.M. von der Kanzlei JURA.CC vertreten.
Der Unterschied zwischen Abmahnung und Ermahnung
Mit einer Ermahnung beanstandet der Arbeitgeber ein Verhalten und fordert den Arbeitnehmer auf, seine arbeitsvertraglichen Pflichten künftig einzuhalten. Die Ermahnung enthält grundsätzlich noch keine Warnung, dass bei einem vergleichbaren erneuten Verstoß der Inhalt oder Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Sie kann deshalb als weniger weitreichende Reaktion auf ein Fehlverhalten eingesetzt werden. Ihre Bedeutung sollte gleichwohl nicht unterschätzt werden, insbesondere wenn sie schriftlich festgehalten und zur Personalakte genommen wird.
Eine Abmahnung geht weiter. Der Arbeitgeber bezeichnet ein konkretes Fehlverhalten, macht dessen Vertragswidrigkeit deutlich und verlangt eine Verhaltensänderung. Hinzu kommt die Warnung vor Konsequenzen für das Arbeitsverhältnis im Wiederholungsfall. Der Arbeitnehmer soll erkennen können, dass ein erneuter vergleichbarer Verstoß seine weitere Beschäftigung gefährden kann. Diese Warnfunktion unterscheidet die Abmahnung von einer bloßen Aufforderung zu sorgfältigerem oder kollegialerem Verhalten.
Entscheidend ist der Inhalt der Erklärung. Ein Schreiben wird nicht schon dadurch zu einer wirksamen Abmahnung, dass diese Bezeichnung über dem Text steht. Umgekehrt kann ein als Ermahnung bezeichnetes Schreiben nach seinem tatsächlichen Inhalt eine Abmahnung enthalten. Auch das ausdrückliche Wort Kündigung ist für die Warnfunktion nicht in jedem Fall unverzichtbar. Aus der Erklärung und ihrem Zusammenhang muss die drohende Gefährdung des Arbeitsverhältnisses aber hinreichend deutlich hervorgehen. Allgemeine Unmutsäußerungen erfüllen diese Funktion nicht ohne Weiteres.
Arbeitgeber sollten deshalb bewusst entscheiden, welchen Zweck ihre Reaktion erfüllen soll. Eine Ermahnung kann angemessen sein, wenn eine Pflicht klargestellt und das Verhalten korrigiert werden soll, ohne bereits die weitergehende Warnung auszusprechen. Vor jeder Abmahnung muss allerdings nicht zwingend zunächst eine Ermahnung stehen. Ebenso wenig wird eine Reihe von Ermahnungen allein durch ihre Anzahl zu einer Abmahnung. Für Arbeitnehmer folgt daraus, dass sie ein Schreiben vollständig prüfen sollten, statt seine Bedeutung allein aus der Überschrift abzuleiten.
Die Ermahnung wegen einer Nachfrage beim Kunden
Im entschiedenen Fall war der Arbeitnehmer im Vertrieb tätig und hatte einen bestimmten Geschäftspartner betreut. Später wurde ihm diese Zuständigkeit entzogen. Die Arbeitgeberin berief sich darauf, dass der Geschäftspartner mit der Zusammenarbeit unzufrieden gewesen sei. Als der inzwischen zuständige Kollege erkrankte, übernahm der Arbeitnehmer die Betreuung vertretungsweise wieder. Während dieser Vertretung wandte er sich an den Geschäftsführer und den Vertriebsleiter des Geschäftspartners und fragte nach, ob sie mit seiner Arbeit unzufrieden gewesen seien.
Der Arbeitnehmer ließ anschließend vortragen, die beiden Ansprechpartner hätten Beanstandungen seiner Arbeitsleistung und seines Auftretens verneint. Die Arbeitgeberin bewertete die Nachfrage dagegen als unzulässige Einbeziehung des Geschäftspartners in einen internen Konflikt. Sie befürchtete eine Verunsicherung des Kunden und eine mögliche Schädigung der Geschäftsbeziehung. In einem anwaltlichen Schreiben ermahnte sie den Arbeitnehmer ausdrücklich und wies ihn zugleich an, externe Geschäftspartner künftig nicht in eigener Sache im Zusammenhang mit einem Konflikt mit der Arbeitgeberin zu kontaktieren.
Das Arbeitsgericht konnte in dem beanstandeten Kundenkontakt keine Pflichtverletzung erkennen. Es stellte darauf ab, dass der Arbeitnehmer zum fraglichen Zeitpunkt vertretungsweise für den Geschäftspartner zuständig war. Die Kontaktaufnahme erfolgte damit in einer Situation, in der ohnehin eine berufliche Verbindung zu den bereits bekannten Ansprechpartnern bestand. Vor diesem Hintergrund hielt das Gericht die Nachfrage nach angeblichen Beschwerden über die eigene Arbeit für nachvollziehbar.
Dabei ist zwischen dem Streit über die ursprüngliche Kundenunzufriedenheit und der Bewertung der Nachfrage zu unterscheiden. Das Gericht musste nicht abschließend feststellen, ob der Geschäftspartner tatsächlich einen Wechsel des Ansprechpartners verlangt hatte. Für die Ermahnung war maßgeblich, ob der Arbeitnehmer durch seine Nachfrage gegen eine arbeitsvertragliche Pflicht verstoßen hatte. Die Arbeitgeberin konnte einen solchen Verstoß unter den konkreten Umständen nicht hinreichend darlegen.
Das Informationsinteresse des Arbeitnehmers und die Interessen des Arbeitgebers
Wer mit angeblichen Beschwerden über die eigene Arbeitsleistung konfrontiert wird, kann ein berechtigtes Interesse daran haben, diese Vorwürfe zu verstehen und aufzuklären. Das gilt besonders, wenn die Vorwürfe bereits zu einer Veränderung der Aufgaben geführt haben. Im Kölner Fall kam hinzu, dass der Arbeitnehmer den Geschäftspartner aufgrund der Vertretung ohnehin betreuen musste. Sein Informationsinteresse stand daher in einem unmittelbaren Zusammenhang mit seiner beruflichen Tätigkeit.
Dem stehen die berechtigten Interessen des Arbeitgebers an ungestörten Kundenbeziehungen gegenüber. Arbeitnehmer müssen bei ihrem Verhalten auf diese Interessen Rücksicht nehmen. Die eigene Verteidigung rechtfertigt deshalb nicht jedes Vorgehen gegenüber einem Kunden. Wer einen Geschäftspartner unter Druck setzt oder ihn ohne sachlichen Anlass in einen betrieblichen Konflikt hineinzieht, kann sich nicht schon deshalb entlasten, weil er seine eigene Position klären wollte. Eine solche Pflichtverletzung muss sich jedoch aus dem tatsächlichen Verhalten ergeben.
Gerade daran fehlte es nach Auffassung des Gerichts. Die Arbeitgeberin schilderte nicht nachvollziehbar, wodurch die konkrete Nachfrage die Geschäftsbeziehung gefährdet haben sollte. Auch zum tatsächlichen Ablauf der Ansprache trug sie keine Umstände vor, aus denen sich eine Pflichtverletzung ergeben hätte. Insbesondere war weder ersichtlich noch behauptet, dass der Arbeitnehmer gegenüber dem Geschäftspartner den Arbeitgeber herabgesetzt hatte. Die allgemeine Befürchtung, ein Kunde könne durch eine Nachfrage verunsichert werden, ersetzte diese Darlegung nicht.
Ergänzend berücksichtigte das Gericht, dass die Geschäftsbeziehung fortbestand und die befürchtete Gefährdung offenbar nicht eingetreten war. Daraus folgt allerdings keine allgemeine Voraussetzung, nach der eine Ermahnung erst nach einem nachweisbaren wirtschaftlichen Schaden zulässig wäre. Schon ein pflichtwidriges Verhalten kann eine Rüge rechtfertigen. Entscheidend bleibt, dass der Arbeitgeber die Pflichtverletzung anhand konkreter Umstände nachvollziehbar begründen kann.
Welche Bedeutung vorherige Weisungen haben
Vor der beanstandeten Nachfrage hatte die Arbeitgeberin dem Arbeitnehmer nicht untersagt, den Geschäftspartner auf die behaupteten Beschwerden anzusprechen. Das Gericht wies darauf hin, dass eine vorherige Weisung nahegelegen hätte, wenn die Arbeitgeberin ein solches Gespräch hätte verhindern wollen. Bestehen besondere Vorstellungen darüber, wie Beschäftigte mit Kundenbeschwerden umgehen sollen, müssen diese hinreichend klar kommuniziert werden.
Eine Weisung ist allerdings nicht allein deshalb rechtmäßig, weil der Arbeitgeber sie ausspricht. Auch eine Beschränkung von Kundenkontakten muss sich innerhalb der rechtlichen Grenzen halten und die betroffenen Interessen angemessen berücksichtigen. Das Arbeitsgericht betonte ausdrücklich, dass eine entsprechende Anweisung wegen des Informationsinteresses des Arbeitnehmers ihrerseits überprüfungsbedürftig gewesen wäre. Ob ein bestimmtes Verbot zulässig gewesen wäre, entschied es nicht, weil es vor dem Gespräch keine solche Weisung gegeben hatte.
Die Entscheidung erlaubt daher weder die Annahme, Kunden dürften jederzeit in eigene Konflikte einbezogen werden, noch die Schlussfolgerung, Arbeitgeber könnten solche Nachfragen ausnahmslos verbieten. Ebenso ist die nachträglich mit der Ermahnung verbundene Anweisung für die Zukunft gesondert zu betrachten. Aus der Unwirksamkeit der Rüge für das vergangene Verhalten folgt nicht automatisch, dass jede im selben Schreiben enthaltene Weisung künftig unbeachtet bleiben dürfte. Ihre Reichweite und Verbindlichkeit bedürfen einer eigenständigen Prüfung.
Warum auch eine Ermahnung gerichtlich überprüft werden kann
Eine Ermahnung ist rechtlich nicht schon deshalb unangreifbar, weil ihr die Warnfunktion einer Abmahnung fehlt. Schriftliche missbilligende Äußerungen über Leistung oder Verhalten können die Stellung eines Arbeitnehmers beeinträchtigen. Werden sie in der Personalakte aufbewahrt, können sie später die Grundlage einer unzutreffenden Beurteilung bilden. Eine unberechtigte Rüge kann dadurch das berufliche Fortkommen belasten, selbst wenn sie noch keine Konsequenzen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses ankündigt.
Das Gericht stellte deshalb klar, dass solche Äußerungen einer gerichtlichen Kontrolle zugänglich sind, wenn sie nach Form und Inhalt geeignet sind, die Rechtsstellung des Arbeitnehmers zu beeinträchtigen. Das bedeutet allerdings nicht, dass jede beiläufige kritische Bemerkung im Arbeitsalltag automatisch einen gerichtlichen Feststellungsanspruch eröffnet. Maßgeblich sind der Inhalt der Rüge und die konkrete rechtliche Betroffenheit. Die bloße Bezeichnung als Hinweis, Gesprächsnotiz oder Ermahnung entscheidet darüber nicht.
Im vorliegenden Fall hielt das Arbeitsgericht den Antrag auf Feststellung der Unwirksamkeit der Ermahnung für zulässig, weil er den Streit über deren Berechtigung klären konnte. Es gab diesem Antrag statt. Hinsichtlich der Abmahnung verurteilte es die Arbeitgeberin dagegen ausdrücklich zur Entfernung aus der Personalakte. Diese Unterscheidung zeigt, dass sich auch das gerichtliche Vorgehen am jeweiligen Ziel orientieren muss. Geht es um einen belastenden Personalakteneintrag, ist insbesondere zu prüfen, ob dessen Entfernung verlangt werden kann.
Die Abmahnung nach dem Personalgespräch
Die ebenfalls angegriffene Abmahnung betraf ein Gespräch zwischen dem Arbeitnehmer und seiner Vorgesetzten über einen Plan zur Leistungsverbesserung. Der Arbeitnehmer äußerte dabei das Gefühl, aus dem Unternehmen herausgeekelt werden zu sollen. Außerdem thematisierte er die Zielerreichung einzelner Teammitglieder. Die Arbeitgeberin nahm das Gespräch zum Anlass für eine förmliche Abmahnung, in der sie mehrere Äußerungen und Verhaltensweisen zusammenfasste.
Sie beanstandete unter anderem die Aussage, die Vorgesetzte wolle den Arbeitnehmer „rausekeln“, sowie die Aufforderung, sie solle „nicht jammern“. Weiter warf sie ihm vor, Leistungen anderer Beschäftigter kommentiert und bewertet zu haben, obwohl dies nicht Gegenstand des Gesprächs und nicht Teil seines Verantwortungsbereichs gewesen sei. Außerdem habe er seine Vorgesetzte mehrfach unterbrochen, sodass die Inhalte des Plans nicht vollständig und sachlich hätten erläutert werden können. Die Arbeitgeberin sah darin Verstöße gegen die Pflicht zu respektvoller Zusammenarbeit und gegenseitiger Rücksichtnahme.
Der Arbeitnehmer bestritt Teile der ihm zugeschriebenen Aussagen und wandte sich gegen die Bewertung seines Gesprächsverhaltens. Die Leistungen der Kolleginnen habe er als Vergleich für die an ihn angelegten Maßstäbe angesprochen. Eine sachliche Erläuterung habe er nicht durch ständige Unterbrechungen verhindert. Das Gericht musste diese unterschiedlichen Darstellungen nicht in sämtlichen Einzelheiten auflösen. Für seine Entscheidung waren bereits die unzureichend beschriebenen Vorwürfe zur Bewertung anderer Mitarbeiter und zum mehrfachen Unterbrechen ausschlaggebend.
Warum konkrete Tatsachen unverzichtbar sind
Eine Abmahnung muss das beanstandete Verhalten so genau beschreiben, dass der Arbeitnehmer erkennen kann, welches Geschehen ihm vorgeworfen wird. Er muss sich sachlich dazu erklären und sein künftiges Verhalten danach ausrichten können. Wertungen wie unprofessionell oder respektlos benennen zunächst nur das Ergebnis einer Bewertung. Sie erklären noch nicht, was der Arbeitnehmer tatsächlich gesagt oder getan haben soll und weshalb darin ein Vertragsverstoß liegt.
Auch die Angabe des Datums eines Personalgesprächs behebt diesen Mangel nicht automatisch. Sie kann das Gespräch zeitlich zuordnen, ersetzt aber nicht die Beschreibung des konkreten Fehlverhaltens. Im Kölner Fall blieb offen, welche Kommentare über andere Mitarbeiter die Arbeitgeberin beanstandete und welchen Inhalt die angeblichen Bewertungen hatten. Ohne diesen Inhalt ließ sich nicht zuverlässig beurteilen, ob der Arbeitnehmer andere Beschäftigte herabsetzte oder sachbezogene Vergleiche zur Verteidigung seiner eigenen Position anstellte.
Entsprechendes galt für die Behauptung mehrfacher Unterbrechungen. Das Wort mehrfach beschreibt lediglich eine unbestimmte Wiederholung. Es sagt für sich genommen wenig darüber aus, wie ein Gespräch verlief und ob die andere Person tatsächlich daran gehindert wurde, ihre Position zu erläutern. Das Gericht vermisste eine ausreichende Konkretisierung. Aus dem geschilderten Verhalten ließ sich deshalb auch keine hinreichend erkennbare Pflichtverletzung ableiten.
Arbeitgeber müssen nicht in jedem Fall ein vollständiges Wortprotokoll erstellen oder jede Aussage wörtlich wiedergeben. Der Vorwurf muss aber inhaltlich überprüfbar sein. Bei einem Konfliktgespräch kann dazu gehören, den wesentlichen Inhalt einer Äußerung und ihren Zusammenhang zu schildern. Wird eine nachhaltige Gesprächsstörung gerügt, muss der tatsächliche Ablauf diese Bewertung tragen. Die Schilderung des Geschehens und seine rechtliche Einordnung müssen erkennbar aufeinander bezogen sein.
Welche Gesprächsbeiträge Arbeitnehmer äußern dürfen
Ein Personalgespräch bleibt ein Austausch, in dem Arbeitnehmer ihren Standpunkt vortragen dürfen. Das Arbeitsgericht betonte, dass ein Gesprächspartner eigene Argumente äußern darf, auch wenn diese der anderen Seite nicht gefallen. Die Arbeitgeberin konnte deshalb nicht allein daraus eine Pflichtverletzung ableiten, dass der Arbeitnehmer nach ihrer Vorstellung den vorgesehenen Gegenstand des Gesprächs verfehlte. Wer mit Kritik an der eigenen Arbeit konfrontiert wird, darf grundsätzlich erklären, warum er diese Kritik für unzutreffend oder die zugrunde gelegten Maßstäbe für nicht nachvollziehbar hält.
Auch der Bezug auf andere Beschäftigte ist nicht ohne Weiteres eine unzulässige Bewertung ihrer Leistung. Es macht einen erheblichen Unterschied, ob ein Arbeitnehmer Kolleginnen oder Kollegen persönlich herabsetzt oder deren Ergebnisse als sachlichen Vergleich für die Bewertung der eigenen Arbeit anspricht. Im entschiedenen Fall blieb die Abmahnung gerade in diesem Punkt zu ungenau. Für die Praxis folgt daraus, dass Inhalt und Zweck des Vergleichs geprüft werden müssen. Die bloße Erwähnung anderer Teammitglieder belegt noch keinen arbeitsvertraglichen Verstoß.
Das Gericht ordnete auch das Unterbrechen eines Gesprächspartners in den tatsächlichen Ablauf einer Unterredung ein. In einem lebhaften Austausch kann es vorkommen, dass eine Person bereits auf einen Gedanken reagiert, obwohl die andere ihren Gedankengang noch nicht vollständig abgeschlossen hat. Für den hier erhobenen Vorwurf verlangte die Kammer eine solche Häufung von Unterbrechungen, dass ein konstruktives Gespräch nicht mehr möglich war. Einen entsprechenden Verlauf hatte die Arbeitgeberin nicht konkret geschildert.
Diese Bewertung darf nicht als allgemeine Erlaubnis verstanden werden, Vorgesetzte dauerhaft am Sprechen zu hindern. Auch ein einzelner Wortbeitrag kann durch seinen Inhalt eine eigenständige Pflichtverletzung darstellen. Umgekehrt lässt sich aus einer bestimmten Zahl von Unterbrechungen nicht automatisch auf eine abmahnfähige Störung schließen. Entscheidend sind der Zusammenhang und die tatsächliche Beeinträchtigung des Gesprächs. Für beide Seiten ist es deshalb sinnvoll, konkrete Vorgänge festzuhalten und pauschale Zuschreibungen zur Gesprächsführung zu vermeiden.
Die Frage der Meinungsfreiheit blieb offen
Besondere Aufmerksamkeit verdient der Umgang des Gerichts mit der Aussage, der Arbeitnehmer solle aus dem Unternehmen herausgeekelt werden. Die Kammer hielt es für möglich, dass die Äußerung von der Meinungsfreiheit gedeckt war. Sie ließ diese Frage jedoch ausdrücklich offen. Die Abmahnung musste bereits wegen der anderen beanstandeten Mängel entfernt werden. Eine abschließende Entscheidung über die rechtliche Zulässigkeit dieser Aussage war daher nicht erforderlich.
Aus dem Urteil lässt sich folglich nicht ableiten, eine entsprechende Formulierung sei in jedem Arbeitsverhältnis und in jeder Gesprächssituation erlaubt. Ebenso wenig stellte das Gericht fest, dass die Arbeitgeberin den Arbeitnehmer tatsächlich aus dem Unternehmen drängen wollte. Die Wiedergabe seines Gefühls und die gerichtliche Beurteilung des tatsächlichen Arbeitgeberverhaltens sind unterschiedliche Fragen. Eine erfolgreiche Klage gegen die Abmahnung bestätigt nicht automatisch sämtliche Vorwürfe, die ein Arbeitnehmer seinerseits erhebt.
Für die Bewertung kritischer Aussagen kommt es auf ihren Inhalt und ihren Zusammenhang an. Arbeitnehmer dürfen betriebliche Vorgänge aus ihrer Sicht beurteilen. Auch deutlich formulierte Kritik ist nicht schon deshalb pflichtwidrig, weil sie unangenehm ist. Persönliche Herabsetzungen oder bewusst unwahre Tatsachenbehauptungen können dagegen eine andere rechtliche Bewertung rechtfertigen. Arbeitgeber sollten deshalb genau prüfen, ob sie eine unzulässige Äußerung beanstanden oder lediglich eine für sie unerfreuliche Meinung.
Mehrere Vorwürfe können die gesamte Abmahnung gefährden
Die Arbeitgeberin hatte verschiedene Vorwürfe in einem Abmahnungsschreiben verbunden. Das Gericht ordnete die Entfernung des gesamten Schreibens aus der Personalakte an, obwohl es nicht jede darin enthaltene Aussage abschließend bewertete. Wird eine einheitliche Abmahnung auf mehrere Pflichtverletzungen gestützt, können erhebliche Mängel einzelner Vorwürfe den Bestand der gesamten Abmahnung gefährden.
Arbeitgeber sollten deshalb davon absehen, ein Schreiben durch zusätzliche unklare Beanstandungen vermeintlich abzusichern. Ein möglichst umfangreicher Vorwurfskatalog erhöht seine rechtliche Belastbarkeit nicht. Jeder aufgenommene Sachverhalt muss zutreffend beschrieben und rechtlich tragfähig sein. Wird eine unberechtigte Abmahnung gerichtlich angegriffen, besteht auch kein Anspruch darauf, dass das Gericht den Text in eine aus seiner Sicht passende Abmahnung umformuliert.
Für Arbeitnehmer bedeutet dies, dass sich die Prüfung des Schreibens nicht auf den aus ihrer Sicht schwerwiegendsten Vorwurf beschränken sollte. Auch die übrigen Beanstandungen können für den Entfernungsanspruch entscheidend sein. Umgekehrt schließt die Entfernung einer fehlerhaften Abmahnung eine neue, eigenständig zu prüfende Rüge wegen eines tatsächlich vorliegenden Pflichtverstoßes nicht ohne Weiteres aus. Der gerichtliche Erfolg gegen das konkrete Schreiben ist von der Bewertung eines anders gefassten Vorwurfs zu unterscheiden.
Wie Arbeitnehmer auf eine unberechtigte Rüge reagieren können
Arbeitnehmer sollten zunächst den vollständigen Inhalt des Schreibens sichern und prüfen, welches konkrete Verhalten ihnen vorgeworfen wird. Bei mündlich erörterten Vorgängen ist ein zeitnahes Gedächtnisprotokoll hilfreich. Darin sollte der tatsächliche Ablauf möglichst nüchtern festgehalten werden. Vorhandene Nachrichten oder andere zulässig verfügbare Unterlagen können dazu beitragen, den Zusammenhang zu belegen. Im Kölner Fall waren insbesondere die Vertretungszuständigkeit und der Anlass der Kundennachfrage für die rechtliche Bewertung wichtig.
Eine Stellungnahme sollte möglichst genau erklären, weshalb ein Vorwurf nicht zutrifft oder das geschilderte Verhalten keine Pflichtverletzung darstellt. Es ist ein Unterschied, ob eine Äußerung überhaupt bestritten wird oder ob sie gefallen ist, aber eine andere Bedeutung hatte. Wer diese Ebenen vermischt, erschwert die Aufklärung. Die Arbeitgeberseite trägt im Streit grundsätzlich die Darlegungs- und Beweislast für die Richtigkeit der gerügten Pflichtverletzungen. Arbeitnehmer müssen sich im gerichtlichen Verfahren gleichwohl zu hinreichend konkretem Vortrag sachgerecht erklären.
Auch bei der Unterschrift unter ein Schreiben ist auf dessen Wortlaut zu achten. Eine reine Bestätigung des Empfangs ist von einer Erklärung zu unterscheiden, mit der der Arbeitnehmer die Vorwürfe inhaltlich anerkennt. Ein Schuldeingeständnis sollte nicht aus dem bloßen Wunsch heraus abgegeben werden, eine unangenehme Gesprächssituation rasch zu beenden. Entscheidend ist, welche Erklärung tatsächlich verlangt wird und welche rechtliche Bedeutung sie hat.
Ist das Schreiben zur Personalakte genommen worden, kann eine Einsicht in die Akte sinnvoll sein. Arbeitnehmer können verlangen, dass ihre Erklärung zum Inhalt der Personalakte beigefügt wird. Eine solche Gegendarstellung dokumentiert die eigene Sicht, beseitigt den belastenden Eintrag aber nicht. Wenn die Rüge unberechtigt ist, kann deshalb zusätzlich ein Anspruch auf Entfernung zu prüfen sein. Bei einer Ermahnung kann je nach konkreter rechtlicher Betroffenheit auch die gerichtliche Feststellung ihrer Unwirksamkeit in Betracht kommen.
Arbeitnehmer müssen gegen eine Abmahnung nicht innerhalb einer allgemein geltenden kurzen gesetzlichen Frist vorgehen. Bloßes Schweigen macht eine unberechtigte Rüge nicht automatisch richtig. Trotzdem ist eine zeitnahe Prüfung sinnvoll, weil die Erinnerung an ein Gespräch nachlässt und sich der betriebliche Konflikt verfestigen kann. Ob eine sachliche Gegendarstellung zunächst genügt oder eine außergerichtliche beziehungsweise gerichtliche Durchsetzung des Entfernungsanspruchs angezeigt ist, hängt vom Inhalt des Schreibens und seiner Bedeutung für das weitere Arbeitsverhältnis ab.
Wie Arbeitgeber berechtigte Kritik rechtssicher formulieren
Arbeitgeber sollten vor einer Ermahnung oder Abmahnung zunächst klären, welche arbeitsvertragliche Pflicht verletzt worden sein soll. Die persönliche Erwartung einer Führungskraft ist nicht in jedem Fall mit einer verbindlichen Verpflichtung des Arbeitnehmers gleichzusetzen. Besonders bei Vorwürfen zum Kommunikationsverhalten muss deutlich werden, welches konkrete Verhalten die Grenze zulässiger Auseinandersetzung überschritten haben soll. Die Bezeichnung eines Mitarbeiters als schwierig oder unkooperativ beantwortet diese Frage nicht.
Anschließend ist das tatsächliche Geschehen sorgfältig aufzuklären. Bei einem Gesprächskonflikt sollten die Beteiligten ihre Wahrnehmungen zeitnah festhalten und zwischen Äußerungen und eigenen Schlussfolgerungen unterscheiden. Ein Protokoll gewinnt nicht dadurch an Aussagekraft, dass es möglichst deutliche Wertungen enthält. Entscheidend ist, dass es den Verlauf nachvollziehbar wiedergibt. Eine Gelegenheit zur Stellungnahme kann helfen, Missverständnisse zu erkennen und einen unzutreffenden Vorwurf vor Ausspruch der Rüge zu vermeiden.
Die Entscheidung des Arbeitsgerichts zeigt außerdem, dass die vom Arbeitgeber gewünschte Ordnung eines Gesprächs nicht jede abweichende Argumentation verbietet. Arbeitnehmer dürfen sich gegen Kritik verteidigen. Soll eine Grenzüberschreitung gerügt werden, muss gerade diese Überschreitung beschrieben werden. Bei Kundenkontakten gilt Entsprechendes. Ein Arbeitgeber, der sich auf eine Gefährdung seiner Geschäftsbeziehung beruft, sollte erklären können, welche konkrete Handlung diese Gefährdung begründet und warum sie eine arbeitsvertragliche Pflicht verletzt.
Erst auf dieser Grundlage lässt sich sinnvoll entscheiden, ob eine Ermahnung oder eine Abmahnung angemessen ist. Die Abmahnung muss verhältnismäßig sein; sie ist aber nicht allein deshalb unzulässig, weil auch ein Gespräch oder eine Ermahnung denkbar gewesen wäre. Soll eine förmliche Abmahnung ausgesprochen werden, müssen die Aufforderung zu künftig vertragsgerechtem Verhalten und die Warnung für den Wiederholungsfall zum konkret gerügten Verstoß passen. Ein vorformulierter Text kann die Prüfung des Einzelfalls nicht ersetzen.
Die Entfernung aus der Personalakte und die Bedeutung des Zeitablaufs
Ein Anspruch auf Entfernung einer Abmahnung kann bereits deshalb bestehen, weil das Schreiben den Vorwurf nicht hinreichend bestimmt beschreibt. Auch inhaltlich erhebliche falsche Tatsachenbehauptungen können die Entfernung rechtfertigen. Entsprechendes gilt, wenn das tatsächliche Verhalten zwar zutreffend wiedergegeben, aber rechtlich zu Unrecht als Pflichtverletzung bewertet wird. Eine unverhältnismäßige Abmahnung muss ebenfalls nicht hingenommen werden. Für den Entfernungsanspruch kommt es somit nicht ausschließlich darauf an, ob der Arbeitnehmer das geschilderte Verhalten bestreitet.
Anders liegt die Frage bei einer ursprünglich berechtigten Abmahnung, die erst nach längerer Zeit ihre Bedeutung verliert. Dafür gibt es keine allgemeine feste Löschfrist. Insbesondere muss eine Abmahnung nicht allein deshalb entfernt werden, weil seit ihrer Erteilung zwei Jahre vergangen sind. Ob noch ein berechtigtes Interesse an ihrer Aufbewahrung besteht, hängt von den Umständen des Arbeitsverhältnisses und dem Gewicht des gerügten Verhaltens ab. Der Verlust der Warnfunktion ist dabei von einem möglicherweise fortbestehenden Interesse an der Dokumentation zu unterscheiden.
Im Kölner Fall ging es demgegenüber um Mängel der ausgesprochenen Rügen selbst. Bei der Ermahnung war keine Pflichtverletzung erkennbar; bei der Abmahnung fehlte es an einer ausreichend konkreten und tragfähigen Beschreibung wesentlicher Vorwürfe. Arbeitnehmer müssen in einer solchen Situation nicht erst darauf warten, dass der Vorwurf durch Zeitablauf an Bedeutung verliert. Arbeitgeber sollten einen erkannten Fehler zeitnah korrigieren, damit ein unberechtigtes Schreiben die weitere Zusammenarbeit nicht zusätzlich belastet.
Rechtliche Unterstützung bei Abmahnung und Ermahnung
Als Fachanwalt für Arbeitsrecht unterstütze ich Arbeitnehmer dabei, die Berechtigung einer Abmahnung oder Ermahnung zu prüfen und sich gegen unberechtigte Vorwürfe zu wehren. Arbeitgeber berate ich bei der rechtlichen Einordnung des Geschehens und der Formulierung einer angemessenen Rüge. Entscheidend sind dabei stets der vollständige Inhalt des Schreibens und der tatsächliche Hintergrund des Konflikts.