Ist Ihr Urlaub erst einmal bewilligt, kann der Arbeitgeber diese Freistellungserklärung grundsätzlich nicht nachträglich einseitig zurücknehmen. Ein genehmigter Urlaub stellt für den Arbeitnehmer eine vertragliche Leistungspflicht des Arbeitgebers dar (BGB § 362 i.V.m. § 7 BUrlG) – der Arbeitgeber ist an seine Zusage gebunden. Das Bundesarbeitsgericht stellt klar: „Nach dem BUrlG besteht kein Anspruch des Arbeitgebers gegen den Arbeitnehmer, den gewährten Urlaub abzubrechen oder zu unterbrechen“. Mit anderen Worten: „Genehmigt ist genehmigt“. Nur in absoluten Notfällen kann ein Widerruf denkbar sein (mehr dazu unten).
In der Praxis bedeutet das: Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer für die Urlaubszeit unwiderruflich von der Arbeit freistellen. Jede Urlaubsgewährung unter dem Vorbehalt eines möglichen Widerrufs erfüllt den Anspruch nicht wirksam. Anders formuliert: Nimmt der Arbeitgeber den Urlaub – etwa schriftlich oder mündlich – verbindlich an, kann er sich später nicht einfach umentscheiden. Eine Ausnahmevereinbarung im Arbeitsvertrag, wonach der Arbeitgeber jederzeit Urlaub zurücknehmen dürfe, ist unwirksam (verboten durch § 13 Abs. 1 BUrlG).
Gesetzliche Grundlagen und Grundsatzentscheidung
Nach § 7 Abs. 1 BUrlG sind bei der Urlaubsfestlegung vor allem die Wünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, sofern nicht dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer entgegenstehen. Gibt der Arbeitgeber dem Urlaub statt, so setzt er damit seine Leistungspflicht nach dem Bundesurlaubsgesetz um. Die Rechtsprechung führt aus, dass mit der Genehmigung die wesentliche Grundlage der Erholung geschaffen wird – der Arbeitnehmer kann darauf vertrauen, nicht mehr zur Arbeit herangezogen zu werden. Sobald der Urlaub genehmigt ist, hat der Arbeitgeber durch die Freistellung dem Arbeitnehmer die Reise und Erholung ermöglicht. Diese Erklärung ist rechtlich gesehen unwiderruflich.
Das BAG betont in seinem Urteil vom 14. März 2006 (9 AZR 11/05): Einmal genehmigter Urlaub kann vom Arbeitgeber nicht mehr einseitig widerrufen werden. Im Urteil heißt es ausdrücklich: „Ein einmal genehmigter Urlaub vom Arbeitgeber kann nicht mehr einseitig widerrufen werden. Vielmehr bedarf es dann einer einvernehmlichen Regelung mit dem Mitarbeiter“. Genauso entschied das BAG bereits am 20. Juni 2000 (9 AZR 405/99): Nachdem der Arbeitgeber die Urlaubszeit festgelegt und mitgeteilt hat, sei er an diese Erklärung gebunden. Auch das BUrlG selbst gibt dem Arbeitgeber keinen gesetzlichen Anspruch, den schon gewährten Urlaub zurückzunehmen. In der Praxis bedeutet dies: Hat der Arbeitgeber Ihren Urlaubsantrag verbindlich genehmigt, kann er Sie nicht einfach aus dem Urlaub zurückholen und Ihre frei genommenen Tage annullieren.
Ausnahmen nur in Notfällen (Betriebsnotstand)
Allein in extremen Ausnahmefällen kann ein einseitiger Widerruf gestattet sein – etwa wenn das Unternehmen sich in einer überraschenden existenzbedrohenden Krise befindet. Die Rechtsprechung setzt hier hohe Maßstäbe an. Beispielsweise muss es um zwingende betriebliche Notwendigkeiten gehen, wie etwa den unvermeidbaren Zusammenbruch des Betriebs ohne den Einsatz des Mitarbeiters. Ein bloßer personeller Engpass oder besonders hohe Auslastung allein reicht nicht aus. So entschied das Landesarbeitsgericht Köln 2012 für eine Einzelhandelsverkäuferin: Selbst ein kurzfristiger Personalmangel wegen eines verkaufsoffenen Sonntags begründete keine solche Notlage. Das Gericht stellte klar: Ein einfaches Fehlen weiterer Arbeitskräfte ist für sich noch keine unzumutbare Notlage; der Betrieb konnte ohne den Mitarbeitereinsatz fortgeführt werden.
Auch ein drohender Unternehmenszusammenbruch ist ein sehr seltener Ausnahmefall. Beispiel: Das Landesarbeitsgericht Köln (2022) hob hervor, dass nur bei einer „akuten existenzbedrohenden Krisensituation“ und bei nachweislich alternativloser Abhängigkeit des Betriebs vom konkret im Urlaub befindlichen Mitarbeiter ein Widerruf denkbar wäre. In der Praxis sind solche Voraussetzungen jedoch äußerst selten gegeben. Ein üblicher „Notdienstbetrieb“ oder Engpass während Saisonspitzen zählt nicht dazu.
Einvernehmliche Regelung immer möglich
Eine gemeinsame Vereinbarung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer kann die Lage ändern. Wenn Sie sich darauf verständigen, den bereits genehmigten Urlaub zu verschieben oder vorzeitig zu beenden, ist das rechtlich problemlos möglich – allerdings nur mit Zustimmung des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber kann einen genehmigten Urlaub also nicht einseitig ändern, wohl aber in Verhandlungen gemeinsam eine Verschiebung oder einen Wechsel vereinbaren. In diesem Fall sollten im Einvernehmen auch Regelungen zu Kostenübernahmen (z.B. Stornokosten nach § 670 BGB) getroffen werden. Geschieht die Aufhebung des Urlaubs in diesem einvernehmlichen Rahmen, trägt in der Regel der Arbeitgeber die entstandenen Kosten. Zahlt er diese nicht freiwillig, kann der Arbeitnehmer sie nach § 670 BGB als Aufwendungsersatz einklagen.
Ohne Einigung des Mitarbeiters ist hingegen jeder Widerruf unzulässig. Schon im Vorhinein ausgehandelte Klauseln im Arbeitsvertrag, die dem Arbeitgeber ein Rückrufrecht einräumen, sind laut Gesetzung (§ 13 Abs. 1 BUrlG) unwirksam. Praxis-Tipp: Vermeiden Sie rechtliche Unsicherheiten, indem im Arbeitsvertrag keine „Widerrufsvorbehalte“ vereinbart werden.
Mitbestimmung durch den Betriebsrat
Gibt es im Betrieb einen Betriebsrat, so wirkt dieser bei den Urlaubsgrundsätzen mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG). Der Betriebsrat wird also typischerweise in Fragen der allgemeinen Urlaubsplanung einbezogen, etwa bei der Aufstellung von Urlaubslisten, Verfahrensregeln oder bei der Festlegung von Sperrzeiten. Ist die Situation streitig (z.B. wenn mehrere Arbeitnehmer im selben Zeitraum Urlaub wollen), kann der Betriebsrat fairsichernde Kriterien mitbestimmen. Für Sie als Arbeitnehmer kann es hilfreich sein, in Konfliktfällen den Betriebsrat frühzeitig einzuschalten. Für Arbeitgeber gilt: Beachten Sie das Mitbestimmungsrecht und suchen Sie das Gespräch mit dem Betriebsrat, bevor Sie Urlaubsanträge ablehnen oder ändern.
Handlungsempfehlungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
- Für Arbeitnehmer: Bewahren Sie alle Urlaubsbescheide (E-Mails, Schreiben etc.) auf. Wenn der Arbeitgeber trotz Genehmigung versucht, Ihnen den Urlaub zu entziehen, reagieren Sie besonnen: Weisen Sie auf Ihre zugesicherte Freistellung hin und bitten Sie um schriftliche Bestätigung, dass Ihr Urlaub bestehen bleibt. Machen Sie deutlich, dass ein einseitiger Widerruf in der Regel rechtswidrig ist (siehe § 7 BUrlG, BAG 2006, LAG Köln 2012). Holen Sie Rat beim Betriebsrat ein und ziehen Sie ggfs. rechtliche Hilfe (Fachanwalt für Arbeitsrecht) hinzu. Sie haben das Recht, Ihren Erholungsurlaub anzutreten, solange keine unabweisbare Notlage vorliegt.
- Für Arbeitgeber: Prüfen Sie genau, ob wirklich ein legaler „Notfall“ (Betriebs- oder Existenznotstand) vorliegt. Ein bloßer Personal- oder Auftragsengpass rechtfertigt keinen Widerruf. Bevor Sie in der Urlaubsplanung eingreifen, versuchen Sie in jedem Fall eine Einigung mit den Mitarbeitern (z.B. Verschiebung oder freiwillige Urlaubstausch-Angebote). Binden Sie den Betriebsrat bei der Urlaubsplanung rechtzeitig ein. Verzichten Sie darauf, im Arbeitsvertrag oder auf Urlaubsanträgen rechtswidrige Widerrufsklauseln vorzusehen (ungültig nach § 13 BUrlG). Sollte ein Mitarbeiter zustimmen, seinen Urlaub zu verschieben, achten Sie auf die Kostenerstattungspflicht (Stornogebühren nach § 670 BGB).
- Im Streitfall: Dauert der Konflikt an, kann auch die Einleitung eines arbeitsgerichtlichen Eilverfahrens (zum Beispiel zur Lohnfortzahlung im Urlaub) nötig sein. Aber oft reicht ein knapper schriftlicher Widerspruch des Arbeitnehmers aus, um die Lage zu klären.
Musterbrief (Arbeitnehmer)
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
mit Schreiben vom [Datum] haben Sie mir mitgeteilt, Sie würden meinen für den Zeitraum [Datum] genehmigten Urlaub widerrufen. Hiermit erkläre ich, dass ich diese einseitige Rücknahme für unzulässig halte. Gemäß § 7 BUrlG und ständiger Rechtsprechung (z.B. BAG, Urteil vom 14.3.2006 – 9 AZR 11/05) darf ein einmal genehmigter Erholungsurlaub grundsätzlich nicht mehr einseitig widerrufen werden. Ein solcher Eingriff wäre nur zulässig, wenn zwingende Notlagen vorlägen. Nach aktuellem Kenntnisstand besteht im Unternehmen jedoch kein existenzbedrohendes Ereignis. Deshalb bitte ich um schriftliche Bestätigung, dass mein Urlaub wie geplant bestehen bleibt. Andernfalls behalte ich mir rechtliche Schritte vor (z.B. Lohnklage).
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift]
Dieses Beispiel zeigt, wie Sie freundlich aber bestimmt Ihre Rechte geltend machen können.
Musterbrief (Arbeitgeber)
Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],
bezugnehmend auf Ihre Urlaubsplanung möchten wir Sie darum bitten, ob Sie Ihren bereits genehmigten Urlaub vom [Datum] auf einen späteren Zeitpunkt verschieben könnten. Wir stehen derzeit vor einer sehr ungewöhnlichen Betriebssituation. Sollte eine Änderung für Sie möglich sein, teilen Sie uns dies bitte bis [Frist] schriftlich mit. Selbstverständlich würden wir in diesem Fall etwaige Mehrkosten (Stornogebühren, Hotelkosten o. Ä.) erstatten. Ist die Verschiebung für Sie nicht akzeptabel, bleibt Ihr Urlaub wie genehmigt bestehen – wir werden dafür sorgen, dass auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen Ersatz geregelt ist.
Mit freundlichen Grüßen,
[Unterschrift]
Dieses Schreiben drückt die Bitte nach einer freiwilligen Lösung aus und vermeidet jede rechtlich bedenkliche Formulierung wie „Widerrufsvorbehalt“.
Ein bereits genehmigter Urlaub ist rechtlich bindend. Der Arbeitgeber kann sich nur in seltenen Ausnahmefällen darauf berufen, der Rücktritt vom Urlaub sei gerechtfertigt. Arbeitnehmer sollten sich auf ihre Erholungsansprüche berufen und im Zweifel rechtzeitig kommunizieren. Arbeitgeber sollten die Freistellung ernst nehmen und frühzeitig mit Mitarbeitern und Betriebsrat nach einvernehmlichen Lösungen suchen. Mit dem Wissen um § 7 BUrlG und die einschlägige Rechtsprechung können beide Seiten ihre Interessen wahren – denn nur so bleibt der Urlaub genau das, was er sein soll: echte Erholung.