Eine Abmahnung ist im Arbeitsrecht eine formelle Warnung des Arbeitgebers an den Arbeitnehmer, in der ein konkretes Fehlverhalten gerügt und für den Wiederholungsfall arbeitsrechtliche Konsequenzen – bis hin zur Kündigung – angedroht werden. Doch viele Arbeitnehmer und Arbeitgeber fragen sich: Kann eine Abmahnung „verjähren“, also nach einiger Zeit automatisch unwirksam werden? Und wie lange darf eine Abmahnung in der Personalakte bleiben? Im Folgenden geben wir einen rechtlichen Überblick, der sowohl Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern helfen soll, die Wirkungsdauer einer Abmahnung und die Entfernung aus der Personalakte besser zu verstehen. Dabei berücksichtigen wir aktuelle Urteile und Entwicklungen.
Kann eine Abmahnung verjähren?
Im juristischen Sinne verjähren Ansprüche oder Forderungen nach bestimmten Fristen. Eine arbeitsrechtliche Abmahnung ist jedoch kein Anspruch, sondern eine arbeitsrechtliche Maßnahme bzw. Dokumentation eines Fehlverhaltens. Gesetzliche Verjährungsfristen für Abmahnungen gibt es nicht. Das bedeutet, eine zu Recht erteilte Abmahnung unterliegt keiner Verjährung – sie bleibt grundsätzlich bestehen und verliert nicht etwa automatisch nach zwei Jahren ihre Gültigkeit. Ein verbreiteter Irrglaube ist, dass Abmahnungen nach zwei Jahren automatisch „verfallen“; ein solches generelles Ablauf- oder Verfallsdatum ist gesetzlich nicht vorgesehen. Auch nach Ablauf von zwei oder mehr Jahren ist eine Abmahnung also formal weiterhin in der Personalakte vorhanden und gültig.
Allerdings ist zwischen der formalen Gültigkeit einer Abmahnung und ihrer praktischen Wirksamkeit zu unterscheiden. Zwar verfällt eine Abmahnung nicht einfach durch Zeitablauf, jedoch kann ihre Warnwirkung im Laufe der Zeit nachlassen (dazu mehr im nächsten Abschnitt). Wichtig: Eine Abmahnung, die unberechtigt (also zu Unrecht) erteilt wurde – etwa weil die vorgeworfenen Tatsachen falsch oder nicht hinreichend belegbar sind – sollte nicht hingenommen werden. In einem solchen Fall können Arbeitnehmer jederzeit verlangen, dass eine unrichtige Abmahnung aus der Personalakte entfernt wird. Hier greift kein Verjährungsproblem, denn eine unwirksame oder falsche Abmahnung ist von Anfang an unzulässig und kann sofort angegriffen werden.
Ab wann ist eine Abmahnung wirkungslos?
Obwohl eine Abmahnung dauerhaft gültig bleibt, stellt sich die Frage, ab wann sie faktisch wirkungslos wird. Der Kern einer Abmahnung liegt in ihrer Warnfunktion: Sie soll dem Arbeitnehmer verdeutlichen, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht. Mit fortschreitender Zeit kann diese Warnfunktion an Wirkung verlieren, besonders wenn der Arbeitnehmer sein Verhalten gebessert hat. Nach aktueller Rechtsprechung darf ein Arbeitgeber bei einer verhaltensbedingten Kündigung nicht mehr auf eine sehr alte Abmahnung als Begründung zurückgreifen – als grobe Richtschnur werden hier oft etwa zwei bis drei Jahre genannt. Ist seit dem abgemahnten Vorfall längere Zeit (z.B. 2–3 Jahre) vergangen, ohne dass der Arbeitnehmer erneut ähnlich negativ aufgefallen ist, fehlt es an der Aktualität der Warnung. Die Abmahnung hat dann ihren Zweck als Warnsignal weitgehend erfüllt bzw. verbraucht. In einem Kündigungsschutzprozess würde eine 2–3 Jahre alte Abmahnung deshalb in der Regel nicht mehr als Kündigungsgrund ausreichen, weil die erforderliche Warnwirkung „verpufft“ ist.
Beispiel: Ein Arbeitnehmer wurde vor zweieinhalb Jahren wegen wiederholter Unpünktlichkeit abgemahnt. Seit der Abmahnung kommt er aber stets pünktlich zur Arbeit. Möchte der Arbeitgeber ihn nun – ohne neue Pflichtverstöße – wegen Unpünktlichkeit kündigen, könnte er sich nicht wirksam auf die alte Abmahnung stützen. Diese hat nach so langer Zeit ihre Warnfunktion verloren. In diesem Sinne wird die Abmahnung wirkungslos als Druckmittel für eine Kündigung, solange der Arbeitnehmer sich über einen längeren Zeitraum einwandfrei verhält.
Wichtig ist jedoch: „Wirkungslos“ bedeutet hier hauptsächlich, dass die Abmahnung als Grundlage für eine Kündigung an Schlagkraft verliert. In der Personalakte bleibt sie dennoch bestehen, sofern sie nicht entfernt wird. Sie kann also indirekt noch Auswirkungen haben – etwa bei innerbetrieblichen Entscheidungen (z.B. Versagung einer Beförderung oder als Teil der Gesamtbewertung des Mitarbeiters). Hier gilt aber ebenfalls, je älter und einmaliger der Vorfall, desto geringer das Gewicht der Abmahnung.
Wie lange bleibt eine Abmahnung in der Personalakte?
Ohne weiteres bleibt eine Abmahnung zeitlich unbegrenzt in der Personalakte, wenn der Arbeitgeber sie nicht von sich aus entfernt oder der Arbeitnehmer ihre Entfernung nicht erfolgreich einfordert. Es existiert keine gesetzliche Höchstfrist, nach der eine Abmahnung automatisch aus der Personalakte gestrichen werden müsste. Weder das Gesetz noch die höchstrichterliche Rechtsprechung legen eine fixe Aufbewahrungsdauer für Abmahnungen fest. Das bedeutet: Theoretisch kann eine Abmahnung für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses – und unter Umständen sogar darüber hinaus – in den Unterlagen verbleiben.
In der Praxis handhaben jedoch viele Arbeitgeber Abmahnungen so, dass sie nach einer gewissen Zeit und bei wohlverändertem Verhalten des Arbeitnehmers die Abmahnung nicht mehr weiter berücksichtigen. Früher galt als Faustregel, dass nach zwei bis drei Jahren tadelloser Führung eine Abmahnung auf Verlangen des Arbeitnehmers aus der Personalakte entfernt werden sollte. Diese Faustregel ist allerdings nicht bindend, sondern hängt vom Einzelfall ab. Seit einem grundlegenden Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) aus dem Jahr 2012 ist klar: Allein der Zeitablauf von zwei oder drei Jahren schafft noch keinen automatischen Anspruch auf Entfernung einer berechtigten Abmahnung. Insbesondere bei gravierenderen Verstößen (z.B. Vertrauensbruch oder erheblicher Pflichtverletzung) kann eine Abmahnung auch über mehrere Jahre hinweg als relevant eingestuft werden.
BAG-Grundsatz: Ein Arbeitnehmer kann die Entfernung einer zu Recht erteilten Abmahnung aus der Personalakte nur dann verlangen, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist. Mit anderen Worten: Solange die Abmahnung und der abgemahnte Vorfall noch irgendeine rechtliche oder tatsächliche Relevanz für das Arbeitsverhältnis haben, darf der Eintrag in der Personalakte bleiben.
Ob eine Abmahnung „bedeutungslos“ geworden ist, hängt von mehreren Faktoren ab: Schwere des Verstoßes, Zeitablauf, Verhalten seit der Abmahnung und die aktuelle Verwendung der Abmahnung (z.B. für anstehende Personalentscheidungen). Gerichte entscheiden im Einzelfall, ob und wann eine Abmahnung nicht mehr relevant ist. Bei leichteren Pflichtverstößen wird eine Abmahnung im Normalfall nach etwa zwei bis drei Jahren aus der Personalakte entfernt werden müssen, sofern der Arbeitnehmer sich in dieser Zeit nichts Weiteres zuschulden kommen lässt. Hingegen kann bei schwerwiegenden Verfehlungen (etwa einem einmaligen, aber gravierenden Vertrauensbruch) das berechtigte Interesse des Arbeitgebers, die Abmahnung länger aufzubewahren, durchaus länger bestehen bleiben.
Ein Sonderfall sind eventuell geltende Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge: Mitunter enthalten solche Vereinbarungen Regelungen zu Abmahnungsfristen. So kann z.B. vereinbart sein, dass Abmahnungen nach einer bestimmten Frist (häufig 2 oder 3 Jahre) aus der Personalakte zu entfernen sind, wenn keine neuen Verstöße hinzugekommen sind. Solche Klauseln sind jedoch nicht überall vorhanden und gelten nur, wenn ein entsprechender Tarifvertrag oder eine Betriebsvereinbarung einschlägig ist. Im öffentlichen Dienst etwa gibt es häufig ähnliche Grundsätze – aber auch dort gilt, dass allein der Zeitablauf eine berechtigte Abmahnung nicht aus der Welt schafft.
Beispiel: Eine Verkäuferin wurde vor 1,5 Jahren abgemahnt, weil sie einmal die Kasse nicht korrekt abgerechnet hatte. Seither arbeitet sie beanstandungsfrei. Obwohl noch keine zwei Jahre vergangen sind, hält ihr Vorgesetzter die Abmahnung für überholt und entfernt sie freiwillig aus der Akte. – In einem anderen Fall wurde ein Mitarbeiter wegen eines schwerwiegenden Streitvorfalls mit einem Kunden abgemahnt. Auch nach drei Jahren möchte der Arbeitgeber diese Abmahnung behalten, da der Vorfall zeigt, wie der Mitarbeiter in Stresssituationen reagiert. Hier könnte der Arbeitgeber argumentieren, er habe ein fortbestehendes berechtigtes Interesse, den Vorgang dokumentiert zu lassen. Diese Beispiele verdeutlichen: Die Dauer des Verbleibs einer Abmahnung in der Personalakte ist variabel und von den Umständen abhängig. Ohne aktive Entfernung bleibt sie jedoch potentiell unbegrenzt in den Unterlagen.
Wann muss der Arbeitgeber eine Abmahnung aufgrund Zeitablaufs entfernen?
Die entscheidende Frage für Arbeitnehmer lautet oft: Habe ich nach einer gewissen Zeit einen Rechtsanspruch darauf, dass eine alte Abmahnung gelöscht wird? Für Arbeitgeber stellt sich spiegelbildlich die Frage: Muss ich alte Abmahnungen nach X Jahren aus der Personalakte nehmen?
Grundsätzlich gilt: Ein Arbeitgeber muss eine zu Recht erteilte Abmahnung nicht allein wegen Zeitablaufs entfernen. Weder nach zwei Jahren noch nach fünf Jahren gibt es einen Automatismus, der den Arbeitgeber zum Löschen zwingt. Frühere arbeitsgerichtliche Entscheidungen hatten teils angenommen, dass nach 2–3 Jahren ohne weitere Vorfälle ein Arbeitnehmer die Entfernung verlangen könne – diese Linie hat das Bundesarbeitsgericht jedoch ausdrücklich revidiert. Heute ist geklärt, dass der bloße Zeitablauf (selbst einige Jahre) für sich genommen kein Löschungsanspruch ist.
Eine Entfernungspflicht entsteht erst, wenn die Abmahnung ihren Zweck vollständig verloren hat und kein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers am Verbleib mehr besteht. Dies ist z.B. der Fall, wenn der abgemahnte Sachverhalt völlig bedeutungslos für das aktuelle Arbeitsverhältnis geworden ist. Typische Konstellation: Die Abmahnung betraf einen einmaligen, geringfügigen Verstoß, und seitdem sind einige Jahre ohne weitere Auffälligkeiten vergangen. In so einem Fall wäre es treuwidrig, dem Arbeitnehmer die „Altlast“ ewig vorzuhalten – die Abmahnung muss dann auf Verlangen entfernt werden.
Andererseits kann es Fälle geben, in denen der Arbeitgeber auch nach längerer Zeit ein berechtigtes Interesse an der Abmahnung hat. Zum Beispiel, wenn die Abmahnung Teil einer Dokumentation schwerwiegender Pflichtverletzungen ist oder wenn ähnliche Pflichtverstöße später doch wieder vorkamen. Ohne neues Fehlverhalten ist es aber selten gerechtfertigt, eine uralte Abmahnung ewig zu behalten. Praktisch sollte ein Arbeitgeber spätestens nach ein paar tadellosen Jahren überlegen, ob er die Abmahnung nicht von sich aus entfernt – schon um das Vertrauensverhältnis zum Mitarbeiter zu verbessern. Tut er das nicht, kann der Arbeitnehmer zunächst das Gespräch suchen und um Entfernung bitten. Weigert sich der Arbeitgeber und sieht der Arbeitnehmer keinen anderen Weg, kann er schließlich gerichtlich die Entfernung der Abmahnung einklagen. Dann prüft das Arbeitsgericht, ob noch ein berechtigtes Aufbewahrungsinteresse besteht oder ob die Abmahnung durch Zeitablauf entwertet ist.
Hinweis: Gegen unberechtigte Abmahnungen (also solche, die auf falschen Behauptungen oder unverhältnismäßigen Gründen beruhen) sollten Arbeitnehmer unverzüglich vorgehen – hier besteht ein sofortiger Beseitigungsanspruch, unabhängig vom Zeitablauf. Man ist nicht gezwungen, die üblichen „2–3 Jahre“ abzuwarten, wenn die Abmahnung von Anfang an rechtswidrig war. In solchen Fällen kann und sollte der Arbeitnehmer sofort Widerspruch einlegen oder rechtliche Schritte einleiten.
Was gilt nach Ende des Arbeitsverhältnisses?
Interessant ist auch die Frage, was mit Abmahnungen passiert, wenn das Arbeitsverhältnis beendet ist. Grundsätzlich enden mit der Beendigung (z.B. durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag) die meisten Rechte und Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis. Nach bisheriger höchstrichterlicher Rechtsprechung haben Arbeitnehmer nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses in der Regel keinen Anspruch mehr, eine selbst unberechtigte Abmahnung aus der ehemaligen Personalakte entfernen zu lassen. Die Überlegung dahinter: Sobald der Arbeitnehmer nicht mehr im Unternehmen ist, schadet ihm die Abmahnung dort normalerweise nicht mehr – sie beeinflusst weder den Fortgang in diesem Betrieb (weil es keinen mehr gibt) noch können ohne laufendes Arbeitsverhältnis arbeitsrechtliche Nachteile entstehen. Daher wurde ein Entfernungsanspruch nachträglich meist verneint, außer in Sonderfällen, etwa im öffentlichen Dienst oder wenn konkrete weitere Nachteile drohen (z.B. die Abmahnung könnte bei einer Zeugnis-Erteilung oder an einen neuen Arbeitgeber weitergegeben werden, was allerdings unzulässig wäre).
Aktuelle Entwicklung: Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) wird diese Frage neu diskutiert. Personaldaten – und dazu gehören Abmahnungen – dürfen laut Art. 17 DSGVO gelöscht werden, wenn ihre Speicherung für den ursprünglichen Zweck nicht mehr notwendig ist. Einige Gerichte haben dies aufgegriffen: Das LAG Baden-Württemberg entschied im Juli 2023, dass ein ehemaliger Arbeitnehmer regelmäßig die Löschung einer Abmahnung nach Ende des Arbeitsverhältnisses verlangen kann, da mit der Beendigung die Warnfunktion erledigt sei und die Abmahnung damit nicht mehr notwendig im Sinne der DSGVO ist. In dem Fall musste der Ex-Arbeitgeber die Abmahnung aus der Akte entfernen. Diese Entscheidung weicht von früherer Rechtsprechung ab und ist noch nicht vom Bundesarbeitsgericht bestätigt – die Revision zu diesem Fall ist beim BAG anhängig. Andere Gerichte, wie etwa das LAG Sachsen und LAG Niedersachsen, haben gegenteilig entschieden und sehen für Papier-Personalakten die DSGVO teils als nicht anwendbar.
Für die Praxis bedeutet das: Arbeitgeber sollten spätestens nach Ausscheiden eines Mitarbeiters prüfen, ob Abmahnungen noch aufbewahrt werden müssen. Aus Datenschutzsicht ist Vorsicht geboten – unnötige personenbezogene Daten sollten gelöscht werden, um keine Rechte auf Auskunft oder Löschung zu verletzen. Arbeitnehmer, die das Unternehmen verlassen haben, können versuchen, sich auf das „Recht auf Vergessenwerden“ zu berufen und die Löschung alter Abmahnungen verlangen – die Rechtslage ist im Fluss, und letztlich wird hier das Bundesarbeitsgericht in Zukunft für Klarheit sorgen.
Tipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
- Für Arbeitnehmer: Gehen Sie aktiv mit Abmahnungen um. Eine berechtigte Abmahnung verschwindet nicht automatisch nach ein paar Jahren. Bleiben Sie in den Jahren nach der Abmahnung möglichst fehlfrei, denn so stellen Sie sicher, dass die Warnfunktion der Abmahnung mit der Zeit an Bedeutung verliert. Wenn Sie längere Zeit (z.B. 2–3 Jahre oder mehr) keine weiteren Abmahnungen erhalten haben, können Sie Ihren Arbeitgeber höflich um die Entfernung der alten Abmahnung bitten – insbesondere bei leichteren Verstößen bestehen gute Chancen, dass die Abmahnung dann gelöscht werden sollte. Gegen ungerechtfertigte Abmahnungen sollten Sie sofort vorgehen (Widerspruch, Gegendarstellung, ggf. Klage), anstatt auf einen „Zeitablauf“ zu hoffen. Außerdem haben Sie ein Recht auf Einsicht in Ihre Personalakte (§ 83 Abs. 1 BetrVG); nutzen Sie dieses, um den Inhalt zu kennen und z.B. zu prüfen, ob Abmahnungen noch darin stehen.
- Für Arbeitgeber: Bedenken Sie, dass Abmahnungen zwar kein festes Verfallsdatum haben, aber ihre Wirksamkeit als Druckmittel mit der Zeit nachlässt. Halten Sie Ihre Personalakten aktuell und überlegen Sie, veraltete Abmahnungen gegebenenfalls zu entfernen, wenn der Zweck erreicht ist (Ermahnung fruchtbar) und kein berechtigtes Aufbewahrungsinteresse mehr besteht. Das kann das Arbeitsklima verbessern und zeigt, dass gutes Verhalten über Zeit anerkannt wird. Prüfen Sie, ob in Ihrem Betrieb Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge Fristen für die Entfernung von Abmahnungen vorsehen – halten Sie sich an solche Vorgaben. Schließlich sollten Sie im Zeitalter der DSGVO auch datenschutzrechtlich abwägen: Personaldaten dürfen nicht länger als nötig gespeichert werden. Nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sollten Abmahnungen – zumindest solche ohne noch bestehende Relevanz – aus der Akte genommen werden, um möglichen Datenschutzverstößen vorzubeugen.
Zusammengefasst: Eine rechtmäßig erteilte Abmahnung verjährt nicht automatisch, bleibt aber auch nicht für alle Ewigkeit „gefährlich“. Mit fortschreitender Zeit und beanstandungsfreiem Verhalten des Arbeitnehmers sinkt ihre praktische Bedeutung deutlich. Ein genereller Anspruch auf Löschung nach X Jahren besteht zwar nicht, doch im konkreten Fall kann nach einigen Jahren guter Führung eine Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden müssen, wenn ihr ursprünglicher Zweck weggefallen ist. Arbeitgeber sind gut beraten, veraltete Abmahnungen nicht unnötig „auf Vorrat“ aufzubewahren, und Arbeitnehmer sollten wissen, dass sie Abmahnungen notfalls auch aktiv aus der Welt schaffen können – sei es durch Widerspruch bei unberechtigten Abmahnungen oder durch beharrlich gutes Verhalten, bis die Abmahnung ihren Schrecken verliert. So behalten beide Seiten ihre Rechte und Pflichten im Gleichgewicht.