Arbeitszeugnis selbst geschrieben – erlaubt oder riskant?

Viele Arbeitnehmer stehen irgendwann vor der Situation: Sie fordern ein Zwischenzeugnis oder Endzeugnis an und hören vom Chef den Satz: „Schreiben Sie doch selbst schon mal etwas, ich unterschreibe das dann.“ Doch ist das rechtlich zulässig? Im Folgenden beleuchten wir die rechtlichen Grundlagen, mögliche Risiken und geben praktische Tipps – sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber.

Rechtliche Grundlagen: Darf der Arbeitnehmer sein Zeugnis selbst verfassen?

Grundsatz: Nach dem Gesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, ein Arbeitszeugnis auszustellen. Der Arbeitnehmer hat zwar einen Anspruch auf ein Zeugnis, aber keinen Anspruch darauf, es selbst schreiben zu dürfen. Umgekehrt darf der Arbeitgeber den Arbeitnehmer nicht zwingen, den Zeugnisentwurf selbst zu erstellen. Die Ausstellung des Zeugnisses ist Aufgabe des Arbeitgebers, meist der vorgesetzte Chef oder die Personalabteilung.

Freiwillige Absprache: Dennoch ist es in der Praxis nicht selten, dass Arbeitgeber aus Bequemlichkeit oder Zeitmangel vorschlagen, der Mitarbeiter möge einen Entwurf selbst schreiben. Eine solche einvernehmliche Lösung ist grundsätzlich erlaubt, solange beide Seiten einverstanden sind. Wichtig: Der Arbeitgeber muss den Entwurf freiwillig unterschreiben – nur dann handelt es sich um ein gültiges Zeugnis. Ein vom Arbeitnehmer eigenmächtig geschriebenes und ohne Zustimmung unterschriebenes Zeugnis wäre eine Urkundenfälschung und damit strafbar. Solange aber der Arbeitgeber das selbst verfasste Zeugnis prüft und eigenhändig unterschreibt, gilt es rechtlich als vom Arbeitgeber ausgestelltes Zeugnis.

Kein Automatischer Anspruch auf Übernahme: Arbeitnehmer sollten wissen, dass ein selbst entworfener Text keinen Rechtsanspruch begründet, genau so ins Zeugnis übernommen zu werden. Der Arbeitgeber darf Änderungen vornehmen oder den Entwurf auch komplett verwerfen, wenn er damit nicht einverstanden ist. Umgekehrt kann der Arbeitnehmer die Bitte des Chefs um Eigenentwurf ablehnen, wenn er sich unsicher fühlt – der Arbeitgeber muss dann trotzdem ein Zeugnis erstellen. Tipp: Wer sich mit Arbeitszeugnissen nicht gut auskennt, darf ruhig sagen: „Nein, es ist Ihre Pflicht, mir ein Zeugnis zu erstellen.“ Es entstehen dadurch keine negativen rechtlichen Folgen für den Arbeitnehmer.

Fazit: Das Selbstschreiben des Zeugnisses ist weder verboten noch anfechtbar, sofern beide Seiten einverstanden sind. Entscheidend ist, dass am Ende der Arbeitgeber durch seine Unterschrift die Verantwortung für den Zeugnisinhalt übernimmt. Damit geht der Entwurf in ein offizielles Dokument des Arbeitgebers über.

Risiken und rechtliche Konsequenzen

Trotz der Zulässigkeit solcher Praxis sollten sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber die potenziellen Risiken kennen:

• Wahrheitspflicht des Arbeitgebers: Arbeitgeber sind gesetzlich zur Wahrheit im Zeugnis verpflichtet – trotz des Wohlwollensgebots. Ein Zeugnis darf keine unwahren Behauptungen oder übertriebenes Lob enthalten, das die tatsächlichen Leistungen verfälscht. Ein Zeugnis, das Unwahrheiten enthält oder wichtige negative Tatsachen verschweigt, kann unter Umständen eine Haftung des Arbeitgebers begründen. Im Extremfall macht sich der Aussteller sogar strafbar, z. B. wenn absichtlich ein falsches Zeugnis erstellt wird, um Dritte zu täuschen. Arbeitgeber sollten also nichts unterschreiben, was sie nicht ehrlich vertreten können.
• Kein „Gefälligkeitszeugnis“ erzwingen: Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf ein übertrieben positives (Gefälligkeits-)Zeugnis, das nicht der Wahrheit entspricht. Die Rechtsprechung (Bundesarbeitsgericht) betont, dass der Arbeitgeber nur Leistungen attestieren muss, wie er sie tatsächlich wahrgenommen hat. Ein allzu geschöntes Zeugnis mag zwar kurzfristig die Jobsuche erleichtern, ist aber rechtlich heikel. Zudem durchschauen erfahrene Personalchefs ein Gefälligkeitszeugnis häufig – es wirkt unglaubwürdig und kann den Bewerber in ein schlechtes Licht rücken.
• Beweiswert und spätere Streitigkeiten: Ein einmal vom Arbeitgeber unterschriebenes Zeugnis hat einen hohen Beweiswert. In späteren arbeitsrechtlichen Auseinandersetzungen bindet es den Arbeitgeber an die getroffenen Aussagen. Beispiel: Hat ein Mitarbeiter ein ausgezeichnetes Zwischenzeugnis (etwa „stets einwandfrei“ im Verhalten) erhalten, kann der Arbeitgeber kurz darauf nicht ohne Weiteres eine verhaltensbedingte Kündigung auf genau diesem Zeitraum stützen – ein derart widersprüchliches Verhalten verstößt gegen Treu und Glauben. Die Gerichte werten dies als unzulässige Rechtsausübung, da der Arbeitgeber sich durch das Zeugnis selbst gebunden hat. Für Arbeitgeber heißt das: Wenn Sie ein vom Arbeitnehmer formuliertes sehr gutes Zeugnis unterschreiben, können Sie sich später nicht plötzlich auf bisher bekannte Leistungsmängel berufen, ohne in Erklärungsnöte zu geraten. Für Arbeitnehmer bedeutet es: Ein vom Arbeitgeber unterschriebenes (auch selbst geschriebenes) Zeugnis können Sie im Zweifel zu Ihren Gunsten verwenden – es ist die offizielle Einschätzung Ihres Arbeitgebers zu Ihrer Leistung.
• „Evidenz“ eines selbst geschriebenen Zeugnisses: Wird bekannt, dass das Zeugnis vom Arbeitnehmer selbst verfasst wurde, kann das dessen Glaubwürdigkeit beeinflussen. Enthält der Text z. B. unübliche Formulierungen oder offensichtliche Übertreibungen, könnten neue Arbeitgeber misstrauisch werden und das Zeugnis weniger ernst nehmen. In der Praxis kommt es vor, dass neue Arbeitgeber bei Unklarheiten den alten Arbeitgeber telefonisch kontaktieren, um Rückfragen zum Zeugnis zu stellen. Solche Nachfragen lassen sich nicht verhindern und der ehemalige Arbeitgeber darf am Telefon grundsätzlich wahrheitsgemäße Auskünfte geben. Falls ein Zeugnis also nur aus Gefälligkeit übermäßig positiv formuliert wurde, besteht das Risiko, dass mündliche Auskünfte „hinter den Kulissen“ ein anderes Bild zeichnen – was für alle Beteiligten unangenehm und für den alten Arbeitgeber sogar schadensersatzpflichtig sein kann, wenn er falsche Angaben macht. Unser Rat: Beide Seiten sollten Wert darauf legen, dass das unterschriebene Zeugnis in sich schlüssig, ehrlich und stimmig ist – dann braucht niemand im Nachhinein etwas „geradezurücken“.
• Korrekturmöglichkeiten: Wurde ein Zeugnis vom Arbeitgeber unterschrieben, ist es schwer abänderbar. Der Arbeitnehmer kann zwar im Rahmen einer Zeugnisberichtigungsklage Änderungen einfordern, muss dann aber darlegen und beweisen, warum eine andere Bewertung gerechtfertigt ist (das kann schwierig sein, gerade wenn er den Text selbst verfasst hat). Der Arbeitgeber seinerseits kann ein einmal erteiltes Zeugnis nur dann nachträglich verschlechtern oder widerrufen, wenn es objektiv falsch war und ihm wesentliche negative Informationen erst später bekannt wurden. Beispielsweise: Stellt sich nach Zeugnis-Erteilung heraus, dass der Mitarbeiter gravierende Verfehlungen begangen hatte, die der Arbeitgeber beim Unterschreiben nicht kannte, könnte ein neues Zeugnis gerechtfertigt sein. Das sind jedoch Ausnahmefälle – in der Regel bleibt der Inhalt, auf den man sich geeinigt hat, bestehen. Daher sollten beide Seiten sehr sorgfältig mit dem Zeugnistext umgehen.

Zusammengefasst: Das Selbstschreiben des Zeugnisses birgt Chancen, aber auch Risiken. Arbeitnehmer erhalten die Möglichkeit, an der Darstellung ihrer Leistungen mitzuwirken, tragen aber die Verantwortung, keine Fallstricke in Formulierungen einzubauen. Arbeitgeber sparen Zeit, müssen aber die Endkontrolle übernehmen und stehen für den Inhalt gerade. Im nächsten Schritt geben wir konkrete Praxistipps, um das Beste aus dieser Situation herauszuholen.

Praxistipps für Arbeitnehmer

Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen anbietet (oder abverlangt), den Zeugnisentwurf selbst zu schreiben, sollten Sie folgende Hinweise beherzigen, um ein vorteilhaftes und zugleich korrektes Zeugnis zu erhalten:

• Keine Pflicht – aber Chance: Sie sind nicht verpflichtet, ein Zeugnis selbst zu formulieren. Fühlen Sie sich unsicher, dürfen Sie höflich ablehnen – der Arbeitgeber muss dann eigenständig für ein qualifiziertes Zeugnis sorgen. Wenn Sie sich jedoch zutrauen, ein Zeugnis zu verfassen, sehen Sie es als Chance, Einfluss auf den Inhalt zu nehmen. So können Sie wichtige Leistungen und Stärken hervorheben und eventuelle Negativpunkte diplomatisch weglassen.
• Fachkundigen Rat einholen: Nutzen Sie verfügbare Unterstützung, bevor das Zeugnis final zum Arbeitgeber geht. Lassen Sie Ihren Entwurf unbedingt von Fachleuten gegenlesen – zum Beispiel von der Arbeitnehmerkammer, Ihrer Gewerkschaft oder einem Anwalt für Arbeitsrecht. So stellen Sie sicher, dass keine Fallstricke enthalten sind: Manche Formulierungen haben in der Zeugnissprache feste Bedeutungen, und auch fehlende Standardformulierungen können negativ gedeutet werden. Ein professioneller Check bewahrt Sie davor, sich unwissentlich selbst schlechter darzustellen.
• Maßvoll statt maßlos loben: Verfallen Sie nicht in Superlative. Bleiben Sie ehrlich und realistisch in Ihrer Selbsteinschätzung. Übertriebenes Lob („stets äußerst erfolgreich“, „absolut vorbildlich in jeder Hinsicht„) macht Personaler stutzig. Weniger ist oft mehr – starke Übertreibungen vermeiden! Ein erfahrener Leser merkt, wenn ein Zeugnis unrealistisch geschönt ist. Zu gute Noten, die nicht zur bisherigen Beurteilung passen, lassen das Zeugnis unglaubwürdig oder als Gefälligkeit erscheinen. Schreiben Sie positiv, aber wahrheitsgetreu.
• Authentisch statt kopiert: Verwenden Sie keine 08/15-Muster oder blind aus dem Internet kopierte Textbausteine. Jeder Zeugnistext sollte individuell und zum Mitarbeiter passend sein. Personaler erkennen es sofort, wenn ein Zeugnis eine Ansammlung abgekupferter Floskeln ist – das wirkt „gewollt“ und unprofessionell. Auch von ungefilterter Nutzung einer KI zum Zeugnis-Schreiben wird abgeraten. Besser: Orientieren Sie sich an seriösen Vorlagen, aber formulieren Sie in einem flüssigen, passenden Stil. Ihr Zeugnis soll wie aus einem Guss wirken, nicht wie ein Flickwerk.
• Auf vollständigen Inhalt achten: Sorgen Sie dafür, dass alle wesentlichen Punkte im Zeugnis vorkommen. Insbesondere die Tätigkeitsbeschreibung sollte vollständig und präzise sein – listen Sie Ihre Hauptaufgaben, besonderen Projekte, Verantwortungsbereiche und ggf. Erfolge klar auf. Lassen Sie nichts Wichtiges weg: Fehlen z. B. bestimmte Aspekte (etwa eine Leistungs- oder Verhaltensbeurteilung), kann das als stillschweigende Kritik ausgelegt werden („was nicht erwähnt ist, war wohl schlecht“). Ein lückenloses, genaues Zeugnis hinterlässt einen besseren Eindruck beim Leser.
• Zeugnissprache und Codes beachten: Machen Sie sich mit der Geheimsprache der Arbeitszeugnisse vertraut. Es gibt bestimmte Formulierungen und Abstufungen, die jeder in HR kennt (z. B. entspricht „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ einer sehr guten Leistung). Achten Sie auch auf die Reihenfolge bei der Verhaltensbewertung (immer zuerst Vorgesetzte, dann Kollegen, dann Kunden) – alles andere wird als Abwertung verstanden. Vermeiden Sie Formulierungen, die negativ klingen könnten, oder allzu passive/kühle Sprache. Beispiel: „war stets bemüht“ heißt im Klartext, die Leistung war nicht ausreichend. Wenn Sie unsicher sind, nutzen Sie Ratgeber zur Zeugnissprache oder holen Sie fachlichen Rat ein, um keine unfreiwillig negativen Codes einzubauen.
• Formalia einhalten: Ein selbst geschriebenes Zeugnis muss äußerlich aussehen wie vom Arbeitgeber verfasst. Halten Sie den üblichen Aufbau ein (Briefkopf des Arbeitgebers, Überschrift Arbeitszeugnis bzw. Zwischenzeugnis, Angaben zur Person und Beschäftigungsdauer, Tätigkeitsbeschreibung, Leistungsbeurteilung, Verhaltensbeurteilung, Schlussformel). Nutzen Sie Firmenbriefpapier für den Ausdruck Ihres Entwurfs – das erhöht die Akzeptanz und erspart dem Arbeitgeber Arbeit. Wichtig ist, dass der Chef am Ende mit Original-Unterschrift unterzeichnet. Achten Sie auch auf Kleinigkeiten wie Datum, ordentliche Formatierung und Rechtschreibung, damit das Zeugnis einen professionellen Eindruck macht.
• Angemessene Länge: Übertreiben Sie es nicht mit der Länge. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis ist kein Roman – zu lange Ausführungen wirken verdächtig. Faustregel: Ein bis zwei Seiten genügen in den meisten Fällen. Für kurze Beschäftigungen sollte es mindestens eine Seite sein, für sehr lange Betriebszugehörigkeiten sind auch zwei Seiten in Ordnung. Aber alles, was deutlich darüber hinausgeht, lässt eher vermuten, dass der Arbeitnehmer selbst geschrieben und „seine Wichtigkeit betont“ hat. Konzentrieren Sie sich also auf das Wesentliche und formulieren Sie knapp und klar.

Zusätzlich: Bewahren Sie den Entwurf digital auf, bis das endgültige Zeugnis vom Arbeitgeber unterzeichnet zurückkommt. So können Sie bei eventuellen Änderungen durch den Arbeitgeber nachvollziehen, was angepasst wurde. Und natürlich: Lesen Sie Ihr endgültiges Zeugnis sorgfältig, auch wenn Sie es selbst vorgeschrieben haben – prüfen Sie, ob der Arbeitgeber etwas geändert hat und ob Sie damit einverstanden sind. Im Zweifel haben Sie das Recht, über Korrekturen zu verhandeln, bevor Sie das Zeugnis so akzeptieren.

Praxistipps für Arbeitgeber

Auch Arbeitgeber sollten behutsam vorgehen, wenn sie Arbeitnehmer ihr Zeugnis selbst schreiben lassen. Folgende Tipps helfen, rechtliche Schwierigkeiten zu vermeiden und dennoch effizient zum Ziel zu kommen:

• Freiwilligkeit wahren: Bieten Sie das Selbstschreiben nur als Option an, zwingen Sie niemanden dazu. Nicht jeder Mitarbeiter kann oder will ein Zeugnis formulieren. Akzeptieren Sie ein Nein und stellen Sie dann das Zeugnis in eigener Regie aus. Umgekehrt sind Sie, wenn ein Entwurf vorliegt, nicht verpflichtet, diesen ungeprüft zu übernehmen. Klären Sie von Anfang an: Der Entwurf dient als Vorschlag, die endgültige Fassung bestimmen Sie als Arbeitgeber.
• Sorgfältige Prüfung & Korrektur: Nehmen Sie sich die Zeit, den Mitarbeiter-Entwurf gründlich zu lesen. Prüfen Sie, ob alle Angaben stimmen (Tätigkeitsdauer, Positionen, Aufgaben etc.) und ob die Bewertungen Ihrer eigenen Wahrnehmung entsprechen. Übertriebene Lobeshymnen oder unverdiente Spitzennoten sollten Sie korrigieren – schließlich müssen Sie den Inhalt vor Dritten vertreten können. Denken Sie an die Wahrheitspflicht: Unwahre Aussagen im Zeugnis könnten später zu Haftungsproblemen führen. Tipp: Geben Sie dem Arbeitnehmer konstruktives Feedback zu seinem Entwurf, statt einfach abzulehnen. So fühlt er sich eingebunden und Sie erreichen leichter eine einvernehmliche Formulierung.
• Wahrheit vor Wohlwollen: Auch wenn ein wohlwollender Ton wichtig ist – bewahren Sie die Ehrlichkeit. Sie schulden dem Arbeitnehmer kein geschöntes Gefälligkeitszeugnis, sondern ein faires, korrektes Zeugnis. Lehnen Sie im Zweifel Formulierungen ab, die Ihnen fachlich falsch oder übertrieben erscheinen. Der Arbeitnehmer hat keinen Rechtsanspruch auf bestimmte Formulierungen oder unnötige Superlative. Dokumentieren Sie ggf. kurz die Gründe für Änderungen (z. B. „Beurteilung angepasst, da überdurchschnittlich nicht gerechtfertigt war“). So sind Sie auf der sicheren Seite, falls später Diskussionen entstehen.
• Eigene Wortwahl verwenden: Fühlen Sie sich frei, den Entwurf sprachlich anzupassen. Jeder Arbeitgeber hat seinen Stil – und es ist Ihr gutes Recht, die Zeugnisformulierungen selbst zu wählen. Solange das Zeugnis insgesamt wohlwollend und vollständig bleibt, können Sie Floskeln austauschen oder einen zu steifen/ungewöhnlichen Sprachstil in firmenübliche Worte umwandeln. Das Ergebnis sollte ein Zeugnis sein, das authentisch vom Arbeitgeber klingt, nicht nach einem Fremdtext. Dies erhöht die Glaubwürdigkeit des Dokuments.
• Verbindlichkeit bedenken: Seien Sie sich bewusst, dass Sie mit Ihrer Unterschrift den Zeugnisinhalt autorisieren und sich daran binden. Unterschreiben Sie nichts, was Sie nicht auch später vertreten würden. Ein Zeugnis, das dem Mitarbeiter bspw. hervorragendes Verhalten attestiert, steht im Widerspruch zu einer kurz darauf ausgesprochenen Kündigung wegen Schlechtverhaltens – in so einem Fall würde Ihr widersprüchliches Vorgehen vor Gericht kaum Bestand haben. Stimmen Sie daher nur Beurteilungen zu, hinter denen Sie stehen können, und dokumentieren Sie gravierende Vorfälle lieber im Personalgespräch oder in Abmahnungen, aber nicht im Zeugnis. So vermeiden Sie, sich selbst zu widersprechen.
• Zeugniserteilung nicht verschleppen: Auch wenn der Mitarbeiter den Entwurf schreibt, bleibt die Verantwortung für die fristgemäße Zeugniserteilung bei Ihnen. Sorgen Sie dafür, dass das finale Zeugnis zeitnah fertig wird. Zögern Sie den Prozess nicht heraus, etwa indem Sie wochenlang nicht auf den Entwurf reagieren – der Arbeitnehmer könnte sonst rechtliche Schritte einleiten. Im Zweifel gilt: Lieber selbst ein Zeugnis entwerfen (oder vom Personalreferenten entwerfen lassen), als ewig auf einen perfekten Mitarbeiter-Entwurf zu warten. Hinweis: Arbeitsgerichte neigen in Zeugnisstreitigkeiten dazu, den Arbeitgeber zu einer gütlichen Einigung zu drängen. Zeigen Sie sich kooperativ, um gar nicht erst in einen Streit zu geraten.
• Formale Richtigkeit: Stellen Sie sicher, dass das endgültige Zeugnis formal korrekt ist. Dazu zählt, dass es auf dem offiziellen Geschäftspapier gedruckt wird, das korrekte Ausstellungsdatum trägt und von einer zeichnungsberechtigten Person unterschrieben ist. Üblicherweise unterschreibt der direkte Vorgesetzte oder jemand aus HR mit Zusatz der Position (damit erkennbar ist, dass die Person dazu befugt ist). Prüfen Sie den Druck des vom Mitarbeiter gelieferten Dokuments – manchmal schleichen sich Formatfehler ein. Eine saubere Darstellung (keine Tippfehler, richtige Unterschriftszeile mit Namen/Titel) liegt in Ihrem Interesse, da das Zeugnis auch Ihre Firma repräsentiert.

Die Strategie „Mitarbeiter schreibt selbst, Chef unterschreibt“ kann Zeit sparen und zu einem einvernehmlichen Zeugnis führen – sofern Sie diese Punkte beachten. Letztlich muss das Zeugnis den rechtlichen Anforderungen genügen und authentisch sein. Nehmen Sie Ihre Rolle als Qualitätsprüfer ernst: So tun Sie Ihrem Mitarbeiter einen Gefallen, ohne eigene Nachteile zu riskieren.

Ein vom Arbeitnehmer selbst geschriebenes Zwischen- oder Endzeugnis kann sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber Vorteile bringen – es bietet dem Arbeitnehmer Einfluss auf die Darstellung und dem Arbeitgeber Arbeitserleichterung. Rechtlich zulässig ist es, solange der Arbeitgeber den Inhalt prüft und durch seine Unterschrift verantwortet. Beide Seiten sollten jedoch umsichtig sein: Wahrheit und Klarheit gehen vor. Mit den oben genannten Tipps lassen sich rechtliche Fallstricke vermeiden und es entsteht ein Zeugnis, das wohlwollend, wahrheitsgemäß und professionell ist – genau so, wie es der Gesetzgeber vorsieht. Sollte es im Einzelfall doch Unstimmigkeiten geben, zögern Sie nicht, fachlichen Rat (durch einen Fachanwalt für Arbeitsrecht wie Dr. Usebach) einzuholen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Arbeitszeugnis – ob selbst geschrieben oder nicht – zum positiven Karriereschritt wird und im Streitfall Bestand hat.