Arbeitsgericht Köln, Urteil vom 21.05.2026 – 12 Ca 4653/25
Befristete Arbeitsverträge sind im Arbeitsrecht ein häufiger Streitpunkt. Besonders konfliktträchtig sind sogenannte Vertretungsbefristungen, wenn ein Arbeitnehmer nur befristet eingestellt oder weiterbeschäftigt wird, weil ein anderer Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt. Das Arbeitsgericht Köln hatte nun über einen Fall zu entscheiden, in dem ein Arbeitnehmer die Wirksamkeit einer Befristung angegriffen hatte. Der vertretene Stammmitarbeiter war krankheitsbedingt ausgefallen, befand sich aber bereits in einer stufenweisen Wiedereingliederung nach dem sogenannten Hamburger Modell. Die Klage auf Entfristung blieb erfolglos. Die Parteien werden nachfolgend anonymisiert dargestellt. Grundlage ist das beigefügte Urteil.
Der Fall: Befristete Weiterbeschäftigung zur Vertretung eines erkrankten Mitarbeiters
Ein Arbeitnehmer war seit August 2022 bei einer Arbeitgeberin beschäftigt. Zunächst wurden zwei sachgrundlos befristete Arbeitsverträge geschlossen. Nach Ablauf der ersten zwei Jahre vereinbarten die Parteien eine weitere Befristung, nun aber mit Sachgrund. Als Sachgrund wurde die Vertretung eines arbeitsunfähig erkrankten Stammmitarbeiters angegeben. Das Arbeitsverhältnis wurde anschließend mehrfach verlängert; geändert wurde jeweils nur der Beendigungszeitpunkt. Der zugrunde gelegte Vertretungsgrund blieb gleich. Zuletzt vereinbarten die Parteien eine Verlängerung für den Zeitraum vom 17.06.2025 bis zum 07.07.2025. Auch diese Befristung wurde mit der Vertretung des weiterhin erkrankten Stammmitarbeiters begründet.
Der Arbeitnehmer erhob rechtzeitig Entfristungsklage. Der Arbeitnehmer wurde vertreten von Fachanwalt für Arbeitsrecht Dr. Usebach von der Kanzlei JURA.CC. Er argumentierte, ein echter Vertretungsbedarf habe nicht bestanden. Zwar sei der Stammmitarbeiter krank gewesen, dieser habe sich aber bereits in einer stufenweisen Wiedereingliederung befunden. Außerdem habe die Arbeitgeberin neben ihm noch einen weiteren Teilzeitvertreter eingesetzt. Zusammen hätten beide Vertretungskräfte einen Beschäftigungsumfang von 100 % abgedeckt, obwohl der Stammmitarbeiter nach Auffassung des klagenden Arbeitnehmers bereits teilweise wieder dienstfähig gewesen sei. Zusätzlich verwies der Arbeitnehmer darauf, dass die Arbeitgeberin ihn kurz nach Ablauf der Befristung wegen einer möglichen erneuten Beschäftigung für einen späteren Zeitraum angefragt habe. Daraus leitete er einen dauerhaften Beschäftigungsbedarf ab.
Die Arbeitgeberin hielt dem entgegen, sämtliche Befristungen ab dem maßgeblichen Zeitpunkt seien ausschließlich wegen des krankheitsbedingten Ausfalls des Stammmitarbeiters erfolgt. Die Vertretungszuordnung sei intern dokumentiert worden. Zudem habe für den letzten Befristungszeitraum eine Prognose zum Ablauf der Wiedereingliederung bestanden. Tatsächlich nahm der Stammmitarbeiter seine Tätigkeit unmittelbar nach Ende der Befristung wieder vollständig auf.
Rechtlicher Hintergrund: Wann ist eine Vertretungsbefristung zulässig?
Nach § 14 Abs. 1 TzBfG ist die Befristung eines Arbeitsvertrags zulässig, wenn sie durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt ist. Ein solcher Sachgrund liegt insbesondere vor, wenn ein Arbeitnehmer zur Vertretung eines anderen Arbeitnehmers beschäftigt wird, § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG.
Der klassische Fall ist die Vertretung während Elternzeit, Mutterschutz, Sonderurlaub oder krankheitsbedingter Arbeitsunfähigkeit. Der Arbeitgeber darf in solchen Fällen grundsätzlich davon ausgehen, dass der vorübergehend ausfallende Arbeitnehmer nach Wegfall des Verhinderungsgrundes zurückkehrt. Entscheidend ist aber: Bei Abschluss des befristeten Vertrags muss eine tragfähige Prognose bestehen, dass der Vertretungsbedarf nur vorübergehend ist.
Das Bundesarbeitsgericht beschreibt den Sachgrund der Vertretung damit, dass der Arbeitgeber bereits rechtlich an den ausfallenden Stammmitarbeiter gebunden ist und mit dessen Rückkehr rechnet. Die Vertretungskraft muss nicht zwingend exakt dieselben Aufgaben übernehmen; erforderlich ist aber ein Kausalzusammenhang zwischen dem Ausfall des Stammmitarbeiters und der befristeten Beschäftigung der Vertretungskraft. Fehlt dieser Zusammenhang, ist die Befristung nicht durch den Sachgrund der Vertretung gedeckt.
Wichtig ist außerdem die Klagefrist: Wer als Arbeitnehmer geltend machen will, dass eine Befristung unwirksam ist, muss innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Ende des befristeten Arbeitsvertrags Klage beim Arbeitsgericht erheben, § 17 Satz 1 TzBfG.
Die Entscheidung des Arbeitsgerichts Köln
Das Arbeitsgericht Köln wies die Entfristungsklage ab. Das Arbeitsverhältnis endete nach Auffassung des Gerichts wirksam mit Ablauf der zuletzt vereinbarten Befristung am 07.07.2025. Die Befristung sei durch den Sachgrund der Vertretung nach § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 TzBfG gerechtfertigt.
Erkrankung des Stammmitarbeiters als anerkannter Vertretungsgrund
Das Gericht stellte zunächst fest, dass die befristete Einstellung oder Weiterbeschäftigung zur Wahrnehmung von Aufgaben eines wegen Krankheit vorübergehend ausfallenden Mitarbeiters ein anerkannter Fall der Vertretungsbefristung ist. Maßgeblich sei, dass bei Vertragsschluss die Prognose gerechtfertigt sei, der vertretene Arbeitnehmer werde seine Tätigkeit nach Wegfall des Verhinderungsgrundes wieder aufnehmen.
Diese Voraussetzung sah das Gericht als erfüllt an. Der Stammmitarbeiter war krankheitsbedingt arbeitsunfähig. Der klagende Arbeitnehmer war ausdrücklich als dessen Vertretung beschäftigt worden. Der Vertretungsbedarf war bereits in dem ersten Vertrag mit Sachgrund benannt worden. Die späteren Verlängerungen änderten lediglich das Ende des Arbeitsverhältnisses, nicht aber den Sachgrund.
Hamburger Modell spricht nicht gegen, sondern eher für eine Rückkehrprognose
Besonders praxisrelevant ist die Bewertung der stufenweisen Wiedereingliederung. Bei einer stufenweisen Wiedereingliederung, häufig als Hamburger Modell bezeichnet, wird die Arbeitszeit nach längerer Krankheit schrittweise gesteigert, um die Rückkehr in den Arbeitsalltag zu erleichtern. § 74 SGB V knüpft die stufenweise Wiedereingliederung gerade an Fälle an, in denen arbeitsunfähige Versicherte ihre bisherige Tätigkeit teilweise verrichten können und durch eine stufenweise Wiederaufnahme voraussichtlich besser wieder eingegliedert werden.
Das Arbeitsgericht Köln wertete die Wiedereingliederung nicht als Argument gegen den Vertretungsbedarf. Im Gegenteil: Die Kammer sah darin ein Indiz dafür, dass die Rückkehr des Stammmitarbeiters angestrebt und erwartet wurde. Der Stammmitarbeiter befand sich weiterhin im Status der Arbeitsunfähigkeit. Die Arbeitgeberin durfte deshalb davon ausgehen, dass bis zur vollständigen Wiederaufnahme der Tätigkeit weiterhin ein Vertretungsbedarf bestand. Diese Prognose bestätigte sich im konkreten Fall, weil der Stammmitarbeiter unmittelbar nach Ende der Befristung seine Tätigkeit wieder vollständig aufnahm.
Keine Pflicht zur „spiegelbildlichen“ Vertretung
Der Arbeitnehmer hatte eingewandt, die Arbeitgeberin habe neben ihm noch eine weitere Teilzeitvertretung eingesetzt. Das Gericht hielt dies nicht für entscheidend. Ein Arbeitgeber ist nach Auffassung der Kammer nicht verpflichtet, die Vertretung exakt spiegelbildlich entsprechend der jeweils aktuellen gesundheitlichen Leistungsfähigkeit des vertretenen Mitarbeiters auszugestalten. Erforderlich sei nur ein nachvollziehbarer Zusammenhang zwischen dem zeitweiligen Ausfall des Stammmitarbeiters und der befristeten Beschäftigung.
Das ist für die Praxis bedeutsam: Vertretung muss nicht mathematisch exakt deckungsgleich sein. Gerade bei längeren Erkrankungen, Wiedereingliederungsphasen, wechselnden Belastbarkeiten und organisatorischen Übergängen darf der Arbeitgeber einen gewissen Planungsspielraum haben. Dieser Spielraum endet allerdings dort, wo der Sachgrund nur vorgeschoben ist oder die befristet beschäftigte Person tatsächlich einen dauerhaften, von der Erkrankung unabhängigen Personalbedarf deckt.
Spätere Anfrage nach erneuter Beschäftigung beweist noch keinen Dauerbedarf
Auch die spätere Anfrage der Arbeitgeberin, ob der Arbeitnehmer ab einem späteren Zeitpunkt erneut in Teilzeit tätig werden könne, änderte nach Auffassung des Gerichts nichts. Daraus lasse sich nicht rückwirkend schließen, dass bereits bei Abschluss der streitigen Befristung ein unbefristeter Beschäftigungsbedarf bestanden habe. Die Anfrage belege nur, dass die Arbeitgeberin einen künftigen Personalbedarf in Betracht gezogen habe. Ein Anschlussvertrag kam zudem nicht zustande.
Für Arbeitnehmer ist dieser Punkt wichtig: Eine spätere Nachfrage des Arbeitgebers kann ein Indiz sein, reicht aber allein häufig nicht aus, um eine Befristung zu Fall zu bringen. Entscheidend ist grundsätzlich die Situation bei Abschluss der angegriffenen Befristungsvereinbarung.
Keine rechtsmissbräuchliche Kettenbefristung
Schließlich prüfte das Gericht auch den Einwand einer rechtsmissbräuchlichen Kettenbefristung. Mehrere aufeinanderfolgende Befristungen können im Einzelfall missbräuchlich sein. Das gilt insbesondere, wenn über lange Zeit immer wieder befristete Verträge abgeschlossen werden, obwohl tatsächlich ein dauerhafter Beschäftigungsbedarf besteht. Im entschiedenen Fall sah das Arbeitsgericht Köln jedoch keine durchgreifenden Anhaltspunkte für einen Rechtsmissbrauch. Die Dauer der Beschäftigung bewegte sich nach Auffassung der Kammer noch in einem Bereich, der angesichts des konkreten Vertretungsbedarfs und des fortbestehenden krankheitsbedingten Ausfalls des Stammmitarbeiters nicht rechtsmissbräuchlich war.
Das entspricht der Linie des Bundesarbeitsgerichts, wonach bei wiederholten Vertretungsbefristungen zwar eine Missbrauchskontrolle vorzunehmen ist, dabei aber sämtliche Umstände des Einzelfalls, insbesondere Zahl und Gesamtdauer der Befristungen, zu berücksichtigen sind.
Was bedeutet das Urteil für Arbeitnehmer?
Arbeitnehmer sollten eine Vertretungsbefristung nicht vorschnell akzeptieren, aber auch nicht allein daraus auf eine Unwirksamkeit schließen, dass es mehrere Befristungen gab oder der vertretene Mitarbeiter bereits stundenweise zurückkehrt.
Erstens: Die Drei-Wochen-Frist ist zwingend zu beachten.
Wer eine Befristung angreifen will, muss innerhalb von drei Wochen nach dem vereinbarten Vertragsende Entfristungsklage erheben. Wird diese Frist versäumt, gilt die Befristung in der Regel als wirksam, selbst wenn sie materiell-rechtlich angreifbar gewesen wäre.
Zweitens: Entscheidend ist die letzte Befristung.
In der Praxis wird häufig vor allem die zuletzt vereinbarte Befristung überprüft. Arbeitnehmer sollten deshalb alle Vertragsverlängerungen, Nachträge und E-Mails sorgfältig aufbewahren. Besonders wichtig ist, welcher Sachgrund im letzten Vertrag genannt wurde und ob dieser zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses tatsächlich bestand.
Drittens: Der Sachgrund „Vertretung“ muss nachvollziehbar sein.
Arbeitnehmer können prüfen lassen, ob sie tatsächlich wegen des Ausfalls einer bestimmten Stammkraft beschäftigt wurden. Zweifel können bestehen, wenn der Vertrag keinen konkreten Vertretungsfall erkennen lässt, wenn ständig wechselnde Sachgründe angegeben werden, wenn die Aufgaben keinerlei Bezug zum Ausfall der Stammkraft haben oder wenn der Arbeitgeber offensichtlich einen Dauerarbeitsplatz mit befristeten Verträgen besetzt.
Viertens: Das Hamburger Modell beseitigt den Vertretungsbedarf nicht automatisch.
Eine stufenweise Wiedereingliederung bedeutet nicht zwingend, dass der Stammmitarbeiter arbeitsrechtlich wieder voll einsatzfähig ist. Im Gegenteil kann sie dafürsprechen, dass eine Rückkehr erwartet wird, der Arbeitnehmer aber noch nicht vollständig zur Verfügung steht. Arbeitnehmer müssen daher genauer darlegen können, weshalb trotz Wiedereingliederung kein Vertretungsbedarf mehr bestanden haben soll.
Fünftens: Spätere Weiterbeschäftigungsangebote sind nur ein Indiz.
Fragt der Arbeitgeber nach Befristungsende eine erneute Tätigkeit an, kann dies für einen Personalbedarf sprechen. Allein daraus folgt aber nicht automatisch, dass schon die frühere Befristung unwirksam war. Entscheidend ist, ob der Arbeitgeber bereits bei Abschluss der Befristung einen dauerhaften Bedarf hatte und den Sachgrund der Vertretung nur vorgeschoben hat.
Was bedeutet das Urteil für Arbeitgeber?
Für Arbeitgeber bestätigt die Entscheidung: Eine Vertretungsbefristung wegen Krankheit kann auch dann wirksam sein, wenn sich der vertretene Mitarbeiter bereits im Hamburger Modell befindet. Voraussetzung ist aber eine saubere Dokumentation und eine tragfähige Prognose.
Erstens: Den Vertretungsfall konkret dokumentieren.
Arbeitgeber sollten festhalten, welche Stammkraft ausfällt, seit wann der Ausfall besteht, welche Aufgaben betroffen sind und weshalb eine befristete Vertretung erforderlich ist. Eine bloß pauschale Formulierung wie „betrieblicher Bedarf“ ist riskanter als eine klare Vertretungszuordnung.
Zweitens: Prognose bei Vertragsschluss festhalten.
Maßgeblich ist nicht, was später passiert, sondern welche Prognose im Zeitpunkt des Vertragsschlusses vertretbar war. Bei Krankheit und Wiedereingliederung sollten Arbeitgeber dokumentieren, welche Informationen ihnen vorlagen, welche Rückkehr erwartet wurde und warum der Vertretungsbedarf voraussichtlich nur vorübergehend war.
Drittens: Verlängerungen nicht mechanisch abschließen.
Bei jeder Verlängerung sollte geprüft werden, ob der Sachgrund noch besteht. Wird nur der Beendigungszeitpunkt angepasst, sollte dennoch nachvollziehbar dokumentiert sein, warum der Vertretungsbedarf fortdauert.
Viertens: Mehrere Vertretungskräfte sind möglich, aber erklärungsbedürftig.
Das Urteil zeigt, dass eine Vertretung nicht exakt spiegelbildlich sein muss. Dennoch sollten Arbeitgeber erklären können, warum mehrere Teilzeitkräfte eingesetzt werden, wie sich deren Einsatz auf den Ausfall der Stammkraft bezieht und weshalb kein dauerhafter zusätzlicher Arbeitsplatz geschaffen wurde.
Fünftens: Vorsicht bei Anschlussangeboten.
Wenn nach Ablauf einer Vertretungsbefristung erneut Personalbedarf entsteht, sollte klar dokumentiert werden, worauf dieser Bedarf beruht. Wird derselbe Arbeitnehmer kurz nach Vertragsende erneut angefragt, kann dies in einem späteren Prozess als Indiz für einen Dauerbedarf gewertet werden. Das ist nicht automatisch schädlich, sollte aber arbeitsrechtlich sauber eingeordnet werden.
Sechstens: Kettenbefristungen im Blick behalten.
Auch wenn jeder einzelne Vertrag einen Sachgrund hat, kann eine sehr lange Befristungskette rechtsmissbräuchlich sein. Arbeitgeber sollten daher die Gesamtdauer, die Anzahl der Verlängerungen und die tatsächlichen Gründe für jede Befristung fortlaufend prüfen.
Praxishinweis von Fachanwalt für Arbeitsrecht Dr. Usebach
Das Urteil des Arbeitsgerichts Köln ist für beide Seiten praxisrelevant. Es zeigt, dass die Gerichte bei Vertretungsbefristungen genau auf den Zusammenhang zwischen Ausfall und befristeter Beschäftigung achten. Gleichzeitig macht die Entscheidung deutlich, dass Arbeitgeber bei krankheitsbedingten Ausfällen nicht verpflichtet sind, den Vertretungseinsatz minutengenau an die aktuelle Belastbarkeit des erkrankten Stammmitarbeiters anzupassen.
Für Arbeitnehmer bedeutet dies: Eine Entfristungsklage kann Erfolg haben, wenn der Sachgrund nur vorgeschoben ist, die Vertretungszuordnung nicht nachvollziehbar ist oder tatsächlich ein dauerhafter Beschäftigungsbedarf besteht. Eine stufenweise Wiedereingliederung des vertretenen Mitarbeiters reicht allein aber nicht aus, um die Befristung zu Fall zu bringen.
Für Arbeitgeber bedeutet dies: Vertretungsbefristungen bleiben ein zulässiges und wichtiges Instrument der Personalplanung. Sie müssen jedoch sorgfältig vorbereitet, schriftlich vereinbart und dokumentiert werden. Wer den Vertretungsbedarf, die Prognose und die Zuordnung der Vertretungskraft sauber nachweisen kann, verbessert seine Chancen erheblich, eine Entfristungsklage abzuwehren.
Eine Befristung zur Vertretung eines krankheitsbedingt ausgefallenen Mitarbeiters kann auch während dessen stufenweiser Wiedereingliederung wirksam sein. Entscheidend ist, ob bei Abschluss des befristeten Vertrags eine nachvollziehbare Prognose bestand, dass der Stammmitarbeiter zurückkehrt, und ob die befristete Beschäftigung tatsächlich mit dessen Ausfall zusammenhing. Das Hamburger Modell beendet den Vertretungsbedarf nicht automatisch. Arbeitnehmer sollten Befristungen innerhalb der gesetzlichen Drei-Wochen-Frist prüfen lassen. Arbeitgeber sollten Vertretungsbefristungen präzise begründen und dokumentieren.