Befristeter Arbeitsvertrag – Was muss geregelt sein?

Ein befristeter Arbeitsvertrag läuft nur für eine bestimmte Zeit – bildlich gesprochen tickt die Uhr von Beginn an. Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten deshalb genau wissen, welche Punkte im Vertrag festzuhalten sind, damit die Befristung wirksam ist.

Befristete Arbeitsverträge müssen stets schriftlich vor Arbeitsbeginn geschlossen werden. Abgesehen davon unterscheiden sie sich inhaltlich meist nur in einem Punkt von unbefristeten Verträgen: der Vertragsdauer. Dennoch gibt es wichtige Details, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer beachten sollten, wenn ein Arbeitsverhältnis auf bestimmte Zeit vereinbart wird.

Schriftform vor Arbeitsbeginn

Ein befristeter Arbeitsvertrag muss vor Arbeitsantritt schriftlich von beiden Seiten unterzeichnet sein. Dies ist gesetzlich vorgeschrieben (§ 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz, TzBfG) und Bedingung für die Wirksamkeit der Befristung. Achtung: Wird der Vertrag nur mündlich vereinbart oder erst nach Arbeitsbeginn schriftlich fixiert, ist die Befristung unwirksam – in diesem Fall entsteht automatisch ein unbefristeter Arbeitsvertrag. Arbeitgeber sollten also dafür sorgen, dass der befristete Vertrag vor dem ersten Arbeitstag von beiden Parteien unterschrieben vorliegt. Auch eine elektronische Signatur muss qualifiziert sein, um die Schriftform zu ersetzen (einfache E-Mail reicht nicht aus).

Tipp für Arbeitgeber: Lassen Sie den Mitarbeiter nicht arbeiten, bevor der befristete Vertrag vollständig unterzeichnet ist. Andernfalls könnten Sie unbeabsichtigt ein unbefristetes Arbeitsverhältnis begründen.

Tipp für Arbeitnehmer: Bestehen Sie darauf, den schriftlichen Vertrag vor Arbeitsbeginn zu erhalten. Fehlt die Schriftform, haben Sie ggf. von Anfang an die Rechte eines unbefristet Beschäftigten.

Vertragsdauer und Befristungsarten

Der Kern eines befristeten Arbeitsvertrags ist die klare Regelung der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Hier gibt es zwei Formen der Befristung, die jeweils unterschiedlich im Vertrag formuliert werden müssen:

• Zeitbefristung (kalendermäßige Befristung): Der Arbeitsvertrag endet zu einem kalendermäßig bestimmten Datum. Im Vertrag ist also Beginn und Enddatum ausdrücklich anzugeben. Beispiel: „Das Arbeitsverhältnis beginnt am 1. Januar 2024 und endet am 31. Dezember 2024, ohne dass es einer Kündigung bedarf.“. Dadurch steht von vornherein fest, wann die Zusammenarbeit endet.
• Zweckbefristung: Der Arbeitsvertrag endet mit Erreichen eines bestimmten Zwecks oder Ereignisses, nicht zu einem festen Datum. Im Vertrag muss der konkrete Zweck unmissverständlich genannt werden – z.B. „zur Vertretung von Frau X während ihrer Elternzeit“ oder „für die Dauer des Projekts Y“. Eine Zweckbefristung endet automatisch, sobald der vereinbarte Zweck erreicht ist. Allerdings schreibt das Gesetz vor, dass das Ende bei Zweckbefristung erst frühestens zwei Wochen nach schriftlicher Mitteilung darüber eintritt (§ 15 Abs. 2 TzBfG). Der Arbeitgeber muss den Arbeitnehmer also schriftlich informieren, wann das Ziel erreicht ist; frühestens 14 Tage danach ist das Arbeitsverhältnis beendet. Beispiel: „Das Arbeitsverhältnis endet mit Abschluss des Projekts X, spätestens jedoch am 31. Dezember 2024, ohne dass es einer Kündigung bedarf.“. Wird keine Mitteilung gemacht, läuft das Arbeitsverhältnis bis auf Weiteres fort.

In beiden Fällen gilt: Das Ende des Vertrags tritt automatisch ein, ohne Kündigung, sobald der vereinbarte Zeitraum abläuft oder der Zweck erreicht ist. Diese automatische Beendigung sollte im Vertrag klar zum Ausdruck kommen (z.B. durch die Formulierung „ohne dass es einer Kündigung bedarf“).

Wichtig für Arbeitnehmer: Rechtzeitig vor Ablauf der Befristung (spätestens 3 Monate vor Vertragsende) beim Arbeitsamt arbeitssuchend melden, falls keine Verlängerung oder Entfristung in Aussicht steht – sonst droht eine Sperrzeit beim Arbeitslosengeld.

Sachgrund: mit oder ohne Befristungsgrund

Deutsches Arbeitsrecht unterscheidet Befristungen mit Sachgrund (mit objektivem Befristungsgrund) und ohne Sachgrund. Mit Sachgrund bedeutet, es liegt ein anerkannter Grund vor, der die Befristung rechtfertigt (§ 14 Abs. 1 TzBfG) – typische Beispiele sind Vertretung (z.B. Schwangerschafts- oder Krankheitsvertretung), Projektarbeit oder vorübergehender Mehrbedarf. In solchen Fällen darf der befristete Vertrag auch längere Zeit laufen oder mehrfach hintereinander verlängert werden. Ohne Sachgrund (sog. sachgrundlose Befristung) darf ein Arbeitsvertrag hingegen nur unter bestimmten Voraussetzungen befristet werden:

• Höchstdauer 2 Jahre: Ein sachgrundlos befristeter Vertrag darf maximal zwei Jahre Innerhalb dieser zwei Jahre sind bis zu drei Verlängerungen zulässig – danach muss der Mitarbeiter entweder übernommen oder das Arbeitsverhältnis beendet werden.
• Keine Vorbeschäftigung: Mit demselben Arbeitnehmer darf zuvor kein Arbeitsverhältnis bestanden haben, sonst ist eine sachgrundlose Befristung unzulässig (§ 14 Abs. 2 TzBfG). (Ausnahme: sehr lange zurückliegende oder völlig anders geartete frühere Beschäftigungen können unschädlich sein, wie die Rechtsprechung in Einzelfällen entschieden hat.)
• Sonderfälle: Neugegründete Unternehmen dürfen in den ersten 4 Jahren befristete Verträge ohne Sachgrund bis zu 4 Jahre abschließen. Arbeitnehmer über 52 Jahre, die länger als 4 Monate arbeitslos waren, können sachgrundlos bis zu 5 Jahre befristet eingestellt werden (sog. 52er-Regelung).

Hinweis: Ob mit oder ohne Sachgrund – im Vertragstext muss der Sachgrund nicht zwingend aufgeführt werden (außer bei Zweckbefristungen, wo die Angabe des Zwecks selbst den Grund darstellt). Aus Praktikabilitätsgründen ist es jedoch ratsam, den Befristungsgrund zu dokumentieren (z.B. im Personalakt oder im Vertrag vermerken), um ihn bei Bedarf nachweisen zu können. Liegt kein zulässiger Sachgrund vor und sind die Voraussetzungen für eine sachgrundlose Befristung überschritten, ist die Befristung unwirksam – der Vertrag gilt dann als auf unbestimmte Zeit geschlossen.

Kündigungsregelung im befristeten Vertrag

Ein zentraler Unterschied zum unbefristeten Vertrag besteht darin, dass ein befristetes Arbeitsverhältnis grundsätzlich nicht ordentlich kündbar ist, sofern nicht ausdrücklich vereinbart. Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (§ 15 Abs. 3 TzBfG) sieht vor, dass eine ordentliche Kündigung während der Laufzeit nur möglich ist, wenn vertraglich oder tariflich eine Kündigungsmöglichkeit vereinbart wurde.

• Ohne Kündigungsklausel: Fehlt im befristeten Vertrag eine Klausel zu Kündigungsfristen, kann keine ordentliche Kündigung vor Ablauf der Befristung erfolgen – weder durch den Arbeitgeber noch den Arbeitnehmer. Beide Seiten sind dann an die vereinbarte Laufzeit gebunden. Die gesetzlichen Kündigungsfristen des BGB gelten in diesem Fall nicht automatisch.

• Mit Kündigungsklausel: Es empfiehlt sich, im Vertrag ausdrücklich Kündigungsfristen zu vereinbaren, zumindest für den Fall einer längeren Befristung. Ist eine entsprechende Klausel enthalten, können beide Seiten den Vertrag vorzeitig unter Einhaltung der vereinbarten (oder gesetzlichen) Frist beenden. Üblich ist z.B. eine Formulierung, wonach nach Ablauf der Probezeit eine ordentliche Kündigung mit vier Wochen Frist zum Monatsende möglich ist. Beispiel-Klausel: „Ungeachtet der Befristung sind beide Parteien berechtigt, das Arbeitsverhältnis mit einer Frist von X Wochen zum Monatsende ordentlich zu kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.“. Eine solche Regelung verschafft beiden Seiten Flexibilität, ohne die Befristung aufzuheben.
• Außerordentliche Kündigung: Unabhängig von einer solchen Klausel kann der Vertrag natürlich außerordentlich (fristlos) aus wichtigem Grund gekündigt werden (§ 626 BGB). Eine fristlose Kündigung ist immer zulässig, wenn die Voraussetzungen dafür vorliegen (z.B. schwerwiegende Pflichtverletzung).

Praxis-Tipp: Häufig wird bei befristeten Verträgen eine Probezeit vereinbart (max. 6 Monate, auch bei Befristungen möglich). In der Probezeit kann dann normalerweise mit 2 Wochen Frist gekündigt werden (per Gesetz, § 622 Abs.3 BGB, oder ausdrücklich im Vertrag erwähnt). Dies sollte im Vertragstext klar geregelt sein. Beispiel: „Die ersten 6 Monate gelten als Probezeit. Während dieser kann das Arbeitsverhältnis von beiden Seiten mit einer Frist von 2 Wochen gekündigt werden.“

Wichtig für Arbeitnehmer: Eine fehlende Kündigungsklausel bedeutet, dass Sie vor Ablauf der Zeit nicht ordentlich kündigen können. Überlegen Sie also gut, ob Sie sich auf die volle Befristungsdauer festlegen können. Umgekehrt kann es für Arbeitgeber riskant sein, keine Kündigungsmöglichkeit zu haben – z.B. wenn der Mitarbeiter doch nicht ins Team passt, ist man an den Vertrag gebunden.

Verlängerung und Anschlussbefristung

Gerade bei sachgrundlosen Befristungen stellt sich häufig die Frage nach Verlängerung oder Übernahme. Wichtig zu wissen: Eine Verlängerung der Befristung ist nur wirksam, wenn sie vor Ablauf des bestehenden Vertrags schriftlich vereinbart wird. Wird erst nach Ablauf der Befristung verlängert oder arbeitet der Mitarbeiter einfach weiter, gilt dies als stillschweigende Entfristung – das Arbeitsverhältnis läuft dann unbefristet weiter. Arbeitgeber sollten also rechtzeitig planen, ob ein befristeter Vertrag weitergeführt werden soll.

Für eine wirksame Verlängerung (bei sachgrundloser Befristung) ist außerdem zu beachten, dass ausschließlich die Vertragsdauer geändert wird. Keine weiteren Vertragsbedingungen dürfen angepasst werden. Andernfalls handelt es sich nicht mehr um eine Verlängerung, sondern um den Abschluss eines neuen Arbeitsvertrags – dieser wäre, wenn schon die 2-Jahres-Grenze erreicht ist, ohne Sachgrund nicht zulässig. In der Praxis bedeutet das: Soll z.B. das Gehalt angepasst oder die Stunden geändert werden, sollte dies innerhalb der laufenden Befristung erfolgen. Eine Vertragsänderung zum Zeitpunkt der Verlängerung könnte die Befristung unwirksam machen.

Mehrfache Befristungen: Mit Sachgrund können befristete Verträge prinzipiell beliebig oft hintereinander abgeschlossen oder verlängert werden. Ohne Sachgrund hingegen ist – wie oben erwähnt – nach maximal dreimaliger Verlängerung in 2 Jahren Schluss. Eine „Kettenbefristung“ ohne Sachgrund über diese Grenze hinaus wäre unwirksam. Zudem gilt bei aufeinanderfolgenden Befristungen stets: Nur die letzte Befristung wird gerichtlich auf ihre Wirksamkeit geprüft (deshalb sollte man jede neue Befristung sorgfältig prüfen).

Musterformulierungen für Befristungsklauseln

Zum Abschluss einige Beispiel-Formulierungen für Klauseln, die in einem befristeten Arbeitsvertrag nicht fehlen sollten:

• Beginn und Ende (Zeitbefristung): „Das Arbeitsverhältnis beginnt am 01.11.2025 und endet am 31.10.2026, ohne dass es einer Kündigung bedarf.“ (Hier sind sowohl Anfangs- als auch Enddatum fixiert.)
• Zweckbefristung (Vertretung): „Der/Die Arbeitnehmer/in wird befristet für die Dauer der Elternzeit von Frau X beschäftigt. Das Arbeitsverhältnis endet mit der Wiederaufnahme der Tätigkeit durch Frau X, spätestens jedoch am 30.06.2026, ohne dass es einer Kündigung bedarf.“ (Hier ist der Zweck – Vertretung während Elternzeit – klar benannt. Zusätzlich wird ein spätester Endzeitpunkt gesetzt, um Klarheit zu schaffen.)
• Kündigungsklausel (optional): „Das Recht zur ordentlichen Kündigung wird vereinbart: Beide Parteien können den Vertrag mit einer Frist von vier Wochen zum Monatsende kündigen. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.“ (Diese Klausel stellt sicher, dass trotz Befristung eine vorzeitige Beendigung möglich ist. Ohne eine solche Vereinbarung wäre eine ordentliche Kündigung ausgeschlossen.)
• Probezeitklausel: „Es wird eine Probezeit von 6 Monaten vereinbart. Während der Probezeit kann das Arbeitsverhältnis von beiden Seiten mit einer Frist von 2 Wochen gekündigt werden.“ (Auch in einem befristeten Vertrag kann eine Probezeit mit verkürzter Kündigungsfrist vereinbart werden, maximal für die ersten 6 Monate.)

Diese Musterformulierungen müssen natürlich an die konkrete Situation angepasst werden. Insbesondere bei Zweckbefristungen sollte der Zweck so präzise wie möglich beschrieben werden (z.B. „für die Dauer des Projekts XY im Bereich Z“). Bei sachgrundloser Befristung sollte darauf geachtet werden, dass die gesetzlichen Grenzen (2 Jahre/3 Verlängerungen) nicht überschritten werden.

Rechtliche Hinweise und Tipps

• Wirksamkeitskontrolle: Ist man unsicher, ob die Befristung wirksam vereinbart wurde (z.B. wegen Nichteinhaltung der Schriftform oder fehlendem Sachgrund), kann man die Befristung gerichtlich überprüfen lassen. Arbeitnehmer müssen hierzu eine Entfristungsklage nach § 17 TzBfG innerhalb von 3 Wochen nach dem vorgesehenen Vertragsende erheben. Wird diese Frist versäumt, gilt selbst eine unwirksame Befristung als akzeptiert und das Arbeitsverhältnis endet.
• Gleichbehandlung: Befristete Arbeitnehmer dürfen wegen der Befristung nicht schlechter gestellt werden als unbefristet Beschäftigte. Insbesondere gelten die gleichen Arbeitsbedingungen bei Themen wie Urlaub, Entgelt, Überstundenvergütung, Sonderzahlungen und Weiterbildung. Unterschiede kann es jedoch bei betriebszugehörigkeitsabhängigen Rechten geben (z.B. längere Kündigungsfristen nach 2 Jahren gelten bei Befristungen faktisch nicht, da der Vertrag vorher endet).
• Übernahmerecht: Arbeitnehmer mit befristetem Vertrag haben einen Anspruch darauf, über interne unbefristete Stellen informiert zu werden. Für Arbeitgeber besteht also die Pflicht, befristet Beschäftigte über offene Dauerstellen im Betrieb zu unterrichten (§ 18 TzBfG).

Zusammenfassend muss ein befristeter Arbeitsvertrag alle üblichen Inhalte eines Arbeitsvertrages enthalten (Position, Aufgaben, Vergütung, Arbeitszeit, Urlaub etc.) – und zusätzlich besonders die Befristungsabrede sauber regeln. Schriftform, klar definierter Endtermin oder Zweck, sowie ggf. Befristungsgrund und Kündigungsregelungen sind die Schlüsselpunkte. Wenn diese beachtet werden, ist der befristete Vertrag sowohl für Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer ein transparentes und rechtssicheres Instrument der Zusammenarbeit auf Zeit.