Berufung über das beA eines Kollegen: BGH stärkt die Hinweispflicht des Gerichts

Ein Anwalt verschickte eine fristgebundene Berufung über das beA eines Kollegen und riskierte damit den Verlust seines Rechtsmittels. Das Oberlandesgericht (OLG) Köln verweigerte ihm die Wiedereinsetzung in den vorigen Stand, weil die Einlegung der Berufung nicht vom eigenen besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA) aus erfolgt war. Der Bundesgerichtshof (BGH) hob diese Entscheidung jedoch auf und betonte die richterliche Hinweispflicht: Das Gericht hätte den Anwalt frühzeitig auf den Formfehler aufmerksam machen müssen. Im Folgenden der Sachverhalt, die rechtliche Bewertung des BGH und die Lehren für die anwaltliche Praxis.

Sachverhalt und Verfahrensgang

In einem Zivilprozess vor dem Landgericht Köln verlangte der Kläger – ein ehemaliger Handelsvertreter – von der Beklagten die Zahlung ausstehender Provisionen und einen Handelsvertreterausgleich. Nachdem das Landgericht die Klage abgewiesen hatte, legte der Kläger noch am Tag der Urteilszustellung Berufung ein. Der Schriftsatz wurde vom zuständigen Rechtsanwalt M. lediglich einfach elektronisch signiert (also ohne qualifizierte Signatur) und über das beA seines Kanzleikollegen Rechtsanwalt R. an das OLG versandt. Die Geschäftsstelle des OLG bestätigte den fristgerechten Eingang der Berufung und nannte ein Aktenzeichen – jedoch ohne jeden Hinweis auf den Versand über das falsche Postfach.

Auf Antrag der Klägerseite wurde die Frist zur Begründung der Berufung verlängert; fristgerecht ging die Berufungsbegründung ein, diesmal von Rechtsanwalt M. selbst aus dessen eigenem beA versandt. Erst mehrere Monate später rügte die Gegenseite, dass die Berufungsschrift vom 18.12.2023 die Frist nicht gewahrt habe – eben weil sie nicht vom richtigen beA versandt worden sei. Daraufhin legte der Kläger vorsorglich erneut Berufung ein und beantragte Wiedereinsetzung in den vorigen Stand wegen versäumter Frist. Das OLG Köln wies den Wiedereinsetzungsantrag jedoch zurück und verwarf die erste Berufung als unzulässig.

Das OLG stellte sich auf den Standpunkt, dass die Berufung nicht formgerecht und damit nicht fristwahrend eingelegt worden war. Bei elektronischer Einreichung nach § 130a ZPO müsse das Dokument entweder qualifiziert elektronisch signiert sein oder – bei einfacher Signatur – auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden. Zwar gilt der Versand aus einem beA an das Gericht grundsätzlich als sicherer Übermittlungsweg. Allerdings müsse die signierende Person mit der absendenden Person identisch sein; eine Versendung vom beA eines Kollegen reiche nicht aus. Auch die automatisierte Eingangsbestätigung des Gerichts schütze nicht: Daraus könne der Anwalt nicht schließen, dass das Gericht den Schriftsatz als formwirksam akzeptiert habe. Der Fehler liege allein beim Anwalt, der den richtigen Versandweg sicherstellen müsse (so sinngemäß die Haltung des OLG Köln).

Gegen die Entscheidung des OLG legte der Kläger Rechtsbeschwerde zum Bundesgerichtshof ein. Mit Erfolg: Der VII. Zivilsenat des BGH hob den OLG-Beschluss auf, gewährte Wiedereinsetzung in den vorigen Stand und verwies die Sache zur neuen Entscheidung zurück an das OLG. Dabei stützte sich der BGH weniger auf einen formellen Trick, sondern vielmehr auf eine Verletzung der gerichtlichen Hinweispflicht durch das OLG.

Rechtliche Bewertung des BGH

Der BGH bestätigte zunächst den vom OLG festgestellten Formmangel. Nach § 130a ZPO genügt bei elektronischer Einreichung eine einfache Signatur nur dann den Formerfordernissen, wenn das Dokument über das beA derjenigen Person übermittelt wird, die es auch signiert hat. Im Klartext: Wer unterschreibt, muss auch absenden, sonst ist der Schriftsatz nicht ordnungsgemäß eingereicht. Im vorliegenden Fall waren Unterzeichner (RA M.) und Versender (RA R.) nicht identisch, ohne dass ein qualifiziertes Zertifikat verwendet wurde – daher war die Berufung vom 18.12.2023 formunwirksam und die Monatsfrist des § 517 ZPO objektiv versäumt.

Trotz dieses formalen Fehlers billigte der BGH dem Kläger aber Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu, weil kein eigenes Verschulden des Anwalts vorlag. Entscheidend war für den BGH die prozessuale Fürsorgepflicht des Gerichts (eine Ausprägung der richterlichen Hinweispflicht). Grundsätzlich sind Gerichte zwar nicht verpflichtet, jeden eingehenden Schriftsatz sofort inhaltlich zu prüfen. Jedoch dürfen Prozessparteien darauf vertrauen, dass ihre Schriftsätze nach Eingang zumindest zur Kenntnis genommen und „offensichtliche äußere formale Mängel“ nicht unentdeckt bleiben. Ein so augenfälliger Formfehler wie hier – nämlich die Abweichung zwischen dem Unterzeichner und dem Inhaber des absendenden beA – hätte dem Gericht bei einem kurzen Blick auffallen müssen. Der BGH betonte, dass es für die Geschäftsstelle ohne nennenswerte Mehrbelastung möglich ist, unmittelbar nach Eingang eines elektronischen Dokuments zu prüfen, ob etwa eine einfache Signatur verwendet wurde und ob der Absender mit dem Signierenden übereinstimmt. Verdeutlicht wurde dies am sogenannten Transfervermerk: Dieser enthält u.a. den „Vertrauenswürdigen Herkunftsnachweis“ mit Angaben zum absendenden Postfach und zur Signatur – ein Abgleich dieser Daten hätte den Fehler sofort offenbart.

Nach Auffassung des BGH hätte das Gericht daher unverzüglich einen Hinweis erteilen müssen, um dem Anwalt Gelegenheit zur Korrektur zu geben. Unterlässt ein Gericht einen solchen gebotenen Hinweis, darf die Partei darauf vertrauen, dass ihr aus dem Versäumnis kein Nachteil erwächst. In diesem Fall ist Wiedereinsetzung zu gewähren, wenn bei ordnungsgemäßem Geschäftsgang ein rechtzeitiger Hinweis so früh erfolgt wäre, dass die Frist noch gewahrt werden könnte. Genau das war hier der Fall: Hätte das OLG binnen etwa zehn Tagen auf den Formfehler hingewiesen, hätte die Berufung problemlos noch formgerecht neu eingereicht werden können. Weil dieser Hinweis ausblieb, war der Anwalt unverschuldet an der Fristeinhaltung gehindert (§ 233 ZPO). Der BGH stellt klar, dass in solchen Konstellationen die Versagung der Wiedereinsetzung den Rechtsschutz der Partei unverhältnismäßig beschneiden würde.

Mit seiner Entscheidung stärkt der BGH die richterliche Hinweispflicht in Zeiten des elektronischen Rechtsverkehrs. Sie ist Ausdruck der gerichtlichen Fürsorge gegenüber den Parteien und soll verhindern, dass reine Formfehler – die ein Gericht leicht erkennen kann – zum Verlust des Rechtsmittels führen. Damit schafft der BGH einen Ausgleich: Einerseits bleibt die strenge Formvorschrift für beA-Sendungen bestehen, andererseits wird die Fairness gewahrt, indem Gerichte bei offensichtlichen Fehlern frühzeitig warnen müssen, statt die Partei ins offene Messer laufen zu lassen.

Konsequenzen für die anwaltliche Praxis

Was bedeutet dieses Urteil nun für Anwältinnen und Anwälte? Zunächst unterstreicht es die absolute Wichtigkeit, die Formvorgaben bei beA-Einreichungen strikt einzuhalten. Der vorliegende Fall zeigt, dass bereits vermeintlich kleine Abweichungen (etwa das Nutzen des falschen Benutzerkontos) gravierende Folgen haben können. Jeder formale Fehler kann zur Unwirksamkeit einer fristgebundenen Eingabe führen – im schlimmsten Fall wird eine Berufung oder ein anderes Rechtsmittel als unzulässig verworfen. Anwältinnen und Anwälte müssen sich daher der technischen und formalen Anforderungen des elektronischen Rechtsverkehrs stets bewusst sein.

Konkret bestätigt der BGH hier die Regel: Ein einfach signierter Schriftsatz muss immer vom eigenen Anwaltspostfach aus versendet werden, nicht vom Account eines Kollegen. Wird diese Vorgabe missachtet, ist das Dokument nicht formgerecht eingereicht. Für die Kanzleipraxis bedeutet das: Bei der Delegation an Kanzleikollegen – etwa in Urlaubs- oder Krankheitsfällen – muss klare Absprache herrschen, wer die Verantwortung für die Schriftsätze trägt. Derjenige, der signiert, sollte idealerweise auch selbst versenden. Ist dies nicht möglich, gibt es Alternativen: Entweder qualifiziert elektronisch signieren (dann darf auch ein Dritter über sein beA senden, da eine qualifizierte Signatur den Formmangel ausgleicht), oder den Kollegen selbst unterschreiben lassen, falls dieser ebenfalls als Prozessbevollmächtigter bevollmächtigt ist. Die einfachste Lösung ist oft, die Vertretungsfunktion im beA zu nutzen – Kolleginnen oder Mitarbeiter können berechtigt werden, das Postfach des abwesenden Anwalts zu bedienen, so dass der Versand technisch vom richtigen Account erfolgt. Insgesamt sollte jede Kanzlei interne Richtlinien aufstellen, die regeln, wie elektronische Schriftsätze fristwahrend eingereicht werden, insbesondere wenn mehrere Postfächer in einer Kanzlei genutzt werden.

Darüber hinaus erinnert der Fall auch an die Bedeutung von Kontrollmechanismen nach dem Versand. Zwar dürfen Anwälte laut BGH auf eine gerichtliche Rückmeldung bei offensichtlichen Mängeln vertrauen. Dennoch ist es riskant, sich allein darauf zu verlassen. Aus anwaltlicher Vorsicht empfiehlt es sich, eigene Überprüfungen durchzuführen: Beispielsweise kann man den Übermittlungsstatus und die Eingangsbestätigung des Gerichts genau auswerten. Ein Blick in den technischen Transfervermerk oder das Versandprotokoll kann zeigen, ob eine qualifizierte Signatur angehängt war und welcher Absender vermerkt ist. So hätte im vorliegenden Fall auch die Kanzlei selbst bemerken können, dass Absender und Signatur nicht übereinstimmen. Generell gilt: Nachfassen bei Unklarheiten. Wenn etwa keine Eingangsbestätigung eintrifft oder Zweifel an der ordnungsgemäßen Übermittlung bestehen, muss der Anwalt unverzüglich nachforschen und notfalls einen erneuten Sendeversuch starten. Diese Sorgfaltspflichten hat der BGH bereits in früheren Entscheidungen betont – z.B. wurde Wiedereinsetzung versagt, wenn eine Kanzlei die beA-Ausgangskontrolle nicht ordentlich organisiert hatte.

Unterm Strich führt das Urteil zu einem zweischneidigen Ergebnis für die Praxis: Einerseits können Anwälte etwas beruhigter sein, dass Gerichte offensichtliche Fehler im elektronischen Verfahren nicht ignorieren dürfen. Andererseits bleibt die eigene Sorgfalt die beste Versicherung. Wer von vornherein alle möglichen Fehlerquellen minimiert, erspart sich und seinem Mandanten nervenaufreibende Wiedereinsetzungsverfahren und unklare Prozesssituationen.

Empfehlungen für Rechtsanwälte

Angesichts der BGH-Entscheidung und der geschilderten Problematik sollten Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte folgende praktische Tipps beherzigen:

• Eigenes beA nutzen: Reichen Sie fristgebundene Schriftsätze möglichst immer über das eigene beA-Konto ein, wenn Sie sie selbst unterzeichnen. Vermeiden Sie die Nutzung des Postfachs eines Kollegen für eigene Schriftsätze mit einfacher Signatur – dies erfüllt nicht die Formvorschriften.
• Qualifiziert signieren bei Ausnahmen: Falls in Notfällen ein anderer Anwalt über sein beA für Sie versenden muss, sorgen Sie möglichst für eine qualifizierte elektronische Signatur auf dem Dokument. Eine qualifizierte Signatur (die der handschriftlichen Unterschrift gleichsteht) stellt sicher, dass der Schriftsatz auch über Dritte fristwahrend eingereicht werden kann.
• Klare Absprachen bei Vertretung: Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Kanzlei Vertretungsregeln Wenn Kollegen für Sie einspringen, sollten sie entweder die Schriftsätze in Ihrem Namen über Ihr Postfach versenden können (Vollmacht/technische Berechtigung vorausgesetzt) oder selbst als Unterzeichner auftreten, sofern sie mandatiert sind. Halten Sie Vollmachten für Kanzleikollegen bereit, damit diese notfalls wirksam für Sie handeln können.
• Technische Prüfung nach Versand: Nach dem Senden eines Schriftsatzes sollten Eingangsbestätigung und Versandprotokoll geprüft werden. Kontrollieren Sie, ob das Dokument wirklich beim Gericht eingegangen ist und ob keine Fehlermeldungen oder Unstimmigkeiten (z.B. bezüglich Signatur oder Absender) vorliegen. Wenn keine Eingangsbestätigung nach § 130a Abs. 5 ZPO eingeht, sofort aktiv werden – mögliche technische Probleme dürfen nicht ignoriert werden.
• Schulung des Kanzleipersonals: Weisen Sie Ihre Mitarbeitenden ausdrücklich auf die Unterschiede zwischen Übermittlungsprotokoll und gerichtlicher Eingangsbestätigung Fristen dürfen in der Kanzlei erst als erledigt gestrichen werden, wenn die amtliche Eingangsbestätigung des Gerichts vorliegt. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten die beA-Standards kennen (z.B. Anforderungen an Signatur und sichere Übermittlungswege).
• Schnelle Reaktion auf Gerichtshinweise: Sollte das Gericht einen Hinweis auf einen Formmangel geben (z.B. Mitteilung, dass eine Unterschrift fehlt oder der falsche Übermittlungsweg gewählt wurde), reagieren Sie unverzüglich. Reichen Sie den Schriftsatz korrekt formgerecht nach oder holen Sie erforderliche Signaturen sofort nach. Ein gerichtlicher Hinweis ist Ihre zweite Chance – nutzen Sie sie, um den Fehler innerhalb der laufenden Frist zu beheben und so eine Wiedereinsetzung überflüssig zu machen.
• Bei Fristversäumnis richtig vorgehen: Wenn trotz aller Sorgfalt doch ein Fehler erst nach Fristablauf auffällt, bewahren Sie Ruhe. Reichen Sie umgehend den Schriftsatz erneut formwirksam ein und stellen Sie Wiedereinsetzungsantrag nach § 233 ZPO. Begründen Sie ausführlich, weshalb Sie ohne Verschulden gehindert waren (z.B. weil der Formfehler nicht erkennbar war oder kein rechtzeitiger Hinweis erfolgte). Die vorliegende BGH-Entscheidung zeigt, dass ein solcher Antrag Erfolg haben kann, wenn das Gericht seine Hinweispflicht verletzt hat.

Diese Empfehlungen sollen helfen, ähnliche Probleme gar nicht erst entstehen zu lassen. Prävention ist hier der beste Ansatz: Wenn die elektronischen Übermittlungsregeln konsequent beachtet werden, stellt sich die Frage der Wiedereinsetzung erst gar nicht.

Der Beschluss des BGH vom 20.08.2025 (VII ZB 16/24) liefert einen wichtigen Praxisimpuls für den Umgang mit dem beA. Einerseits wird deutlich, dass Formvorschriften im elektronischen Rechtsverkehr strikt einzuhalten sind – Fehler wie die Nutzung des falschen Anwaltspostfachs können ein Rechtsmittel zu Fall bringen. Andererseits gibt der BGH Anwältinnen und Anwälten ein Stück Sicherheit zurück, indem er die gerichtliche Hinweispflicht bei offensichtlichen Mängeln hervorhebt. Die Entscheidung verhindert, dass Gerichte sich passiv auf Formfehler berufen können, ohne der Partei eine Chance zur Korrektur zu geben.

Für die anwaltliche Praxis bedeutet dies: höchste Sorgfalt beim beA-Gebrauch, gepaart mit dem Vertrauen, dass Gerichte fair agieren müssen. Im Idealfall kommen solche Formfehler gar nicht vor – durch gute Organisation, Technikverständnis und vorausschauende Planung. Sollte doch einmal ein Fehlversand passieren, hat man dank des BGH-Urteils ein rettendes Netz: Das Gericht darf nicht abwarten, bis die Frist abläuft, sondern muss den Anwalt warnen. Dieser Rechtstipp zeigt hoffentlich, wie man Fehlerquellen minimiert und im Ernstfall richtig reagiert, damit kein Mandant wegen einer formalen Nachlässigkeit sein Recht verliert. Insgesamt bietet der BGH-Beschluss einen konkreten Mehrwert für alle Rechtsanwender: Er schärft das Bewusstsein für die Tücken des elektronischen Rechtsverkehrs und stärkt zugleich das Vertrauen in einen fairen Verfahrensablauf.

Praxisrelevant zusammengefasst: Nutzen Sie stets das richtige beA, überprüfen Sie den Versand akribisch und schulen Sie Ihr Team – dann bleiben Ihnen Wiedereinsetzungsanträge hoffentlich erspart. Und falls doch einmal etwas schiefgeht, wissen Sie nun, dass ein unterlassener Hinweis des Gerichts Ihre letzte Rettung sein kann. So verbinden sich juristische Tiefe und praktische Handhabbarkeit zum Nutzen sowohl juristisch interessierter Laien als auch berufserfahrener Anwälte.