Fortbildungskosten zurückzahlen bei Kündigung? – Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen sollten

Arbeitgeber investieren häufig in Fort- und Weiterbildungen ihrer Mitarbeiter. Doch was passiert, wenn ein Arbeitnehmer kurz nach einer vom Arbeitgeber finanzierten Fortbildung kündigt? In solchen Fällen wollen viele Arbeitgeber die Fortbildungskosten zurückfordern. Dieser Rechtstipp erklärt verständlich, unter welchen Voraussetzungen Arbeitnehmer Fortbildungskosten nicht an den Arbeitgeber zurückzahlen müssen – insbesondere im Kündigungsfall. Dabei beleuchten wir die rechtlichen Grundlagen und Anforderungen für wirksame Rückzahlungsklauseln, typische Fehler in solchen Vereinbarungen sowie Gerichtsentscheidungen, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer kennen sollten. Anschauliche Praxisbeispiele verdeutlichen die Thematik.

Rechtsgrundlage: Dürfen Arbeitgeber Fortbildungskosten zurückfordern?

Grundsätzlich gilt: Es gibt keine spezielle gesetzliche Regelung, die Arbeitnehmer automatisch zur Rückzahlung von Fortbildungskosten verpflichtet. Ob und wann eine Rückzahlungspflicht besteht, hängt von einer vertraglichen Rückzahlungsvereinbarung ab, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer abgeschlossen haben. Diese Vereinbarung unterliegt jedoch strengen Vorgaben.

• Vertragsfreiheit mit Grenzen: Arbeitgeber und Arbeitnehmer können im Rahmen der Vertragsfreiheit eine Rückzahlungsklausel für Fortbildungskosten vereinbaren. Zulässig ist das aber nur, wenn der Arbeitnehmer keinen gesetzlichen Anspruch auf die Leistung hat – sprich, es muss sich um eine freiwillige Zusatzleistung des Arbeitgebers handeln (z. B. eine freiwillige Weiterbildung oder Sonderzahlung).
• AGB-Kontrolle: Rückzahlungsklauseln in Arbeitsverträgen oder Fortbildungsvereinbarungen gelten rechtlich meist als Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB). Daher müssen sie einer Inhaltskontrolle standhalten und klar und fair formuliert sein. Insbesondere dürfen sie den Arbeitnehmer nicht unangemessen benachteiligen (§ 307 Abs. 1 BGB). Ist eine Klausel unklar oder zu einseitig zugunsten des Arbeitgebers, wird sie von den Gerichten als unwirksam angesehen.

Wichtig: Eine Rückzahlungsklausel muss vor Beginn der Fortbildung schriftlich vereinbart werden. Wird die Vereinbarung erst getroffen, nachdem die Fortbildungsmaßnahme bereits begonnen hat, ist sie in der Regel nicht bindend.

Voraussetzungen für wirksame Rückzahlungsklauseln

Damit eine Rückzahlungsvereinbarung gültig und durchsetzbar ist, müssen mehrere Voraussetzungen erfüllt sein. Arbeitgeber sollten diese Punkte bei der Formulierung beachten – und Arbeitnehmer können daran erkennen, ob eine Klausel wirksam oder angreifbar ist:

• Besonderer Vorteil für den Arbeitnehmer: Die Fortbildung muss dem Arbeitnehmer einen beruflichen Vorteil bringen, der über den aktuellen Job hinausgeht. Typische Vorteile sind etwa ein höheres Gehalt oder bessere Chancen auf dem Arbeitsmarkt durch eine anerkannte Zusatzqualifikation. Nur wenn der Arbeitnehmer einen solchen Mehrwert erhält, darf eine Rückzahlungsklausel überhaupt vereinbart werden. Bringt die Weiterbildung ausschließlich dem Arbeitgeber Vorteile (z. B. sehr interne Schulungen ohne Wert am Arbeitsmarkt), wäre eine Rückzahlungsvereinbarung unzulässig.
• Angemessene Bindungsdauer: Die Vereinbarung darf den Arbeitnehmer nicht unverhältnismäßig lange an das Unternehmen binden. Bindungsfrist und Fortbildung müssen im Verhältnis stehen. Nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG) gibt es grobe Richtwerte: etwa 6 Monate Bindung bei einer Fortbildung von bis zu 1 Monat, 1 Jahr bei bis 2 Monaten, 2 Jahre bei 3–4 Monaten, 3 Jahre bei 6–12 Monaten und maximal 5 Jahre bei sehr langen Fortbildungen von über 2 Jahren Dauer. Eine längere Bindungsdauer als diese Richtwerte wird in der Regel als unangemessen und damit unwirksam angesehen. So hielt z. B. das Landesarbeitsgericht Niedersachsen eine 5-jährige Bindung nach einem 4-semestrigen Masterstudium für klar überzogen. Je kürzer die Fortbildung und je geringer der Nutzen, desto kürzer muss die Bindungsfrist sein.
• Transparente und klare Klausel: Die Rückzahlungsklausel muss verständlich und durchschaubar formuliert sein. Für den Arbeitnehmer muss bereits beim Vertragsschluss erkennbar sein, welche Kosten im Rückforderungsfall genau auf ihn zukommen können. Daher sollte der Vertrag Art und Höhe der Fortbildungskosten genau beziffern bzw. die Berechnungsgrundlagen nennen. Alle Einzelposten (Kursgebühren, Reise- und Übernachtungskosten, gegebenenfalls weitergezahltes Gehalt während der Fortbildung etc.) sollten aufgeführt sein. Unklare Formulierungen – etwa pauschale Verweise auf „alle entstehenden Kosten“ ohne Aufschlüsselung – genügen dem Transparenzgebot nicht und machen die Klausel angreifbar.
• Staffelung (zeitanteilige Reduzierung): Eine wirksame Rückzahlungsvereinbarung sieht meist eine anteilige Reduzierung des zurückzuzahlenden Betrags vor, abhängig davon, wie lange der Arbeitnehmer nach der Fortbildung im Unternehmen bleibt. Monatliche, quartalsweise oder jährliche Staffelungen sind möglich. Beispiel: Vereinbaren die Parteien eine Bindungsdauer von 24 Monaten, könnte die Klausel vorsehen, dass sich die zurückzuzahlende Summe pro gearbeiteten Monat um 1/24 verringert. Dadurch ist das Rückzahlungsrisiko für den Mitarbeiter fair verteilt – bleibt er z. B. die Hälfte der Bindungszeit, müsste er nur noch die Hälfte der Kosten zurückerstatten. Eine „Alles-oder-Nichts“-Regelung (100 % Rückzahlung selbst wenn nur ein Monat zur Vollbindung fehlt) wäre unangemessen hart und damit unwirksam.
• Differenzierung nach Beendigungsgrund: Ganz entscheidend ist, aus welchem Grund das Arbeitsverhältnis endet. Die Klausel muss unterscheiden, wer die Kündigung veranlasst und warum. Zulässig ist eine Rückforderung nur, wenn die Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus Gründen erfolgt, die der Arbeitnehmer zu vertreten hat. Das bedeutet: Die Rückzahlungspflicht darf insbesondere nicht greifen, wenn der Arbeitnehmer nichts für das Vertragsende kann – dazu gleich mehr im nächsten Abschnitt. Eine Klausel, die pauschal auf jedes Ausscheiden innerhalb der Bindungsfrist abstellt, ist unwirksam. Der Arbeitnehmer muss es „in der Hand haben“, durch Betriebstreue die Rückzahlung zu vermeiden.

Zusammengefasst: Eine Rückzahlungsklausel ist nur wirksam, wenn sie fair gestaltet ist – also dem Mitarbeiter einen klaren Vorteil bietet, eine angemessene (nicht überlange) Bindungsdauer festlegt, transparent alle Eventualkosten aufführt, eine anteilige Reduktion vorsieht und nur in Fällen greift, die der Mitarbeiter selbst zu verantworten hat.

Wann müssen Fortbildungskosten nicht zurückgezahlt werden?

Es gibt zahlreiche Konstellationen, in denen eine vermeintliche Rückzahlungspflicht des Arbeitnehmers nicht besteht, weil die Klausel unwirksam ist oder der Fall nicht unter die Klausel fällt. Arbeitnehmer müssen Fortbildungskosten insbesondere dann nicht erstatten, wenn…

• …der Arbeitgeber kündigt: Verlässt der Arbeitnehmer das Unternehmen nicht freiwillig, sondern aufgrund einer arbeitgeberseitigen Kündigung, darf der Arbeitgeber keine Rückzahlung verlangen. Dies gilt für betriebsbedingte Kündigungen (z. B. Stellenabbau) und in der Regel auch für personenbedingte Kündigungen durch den Arbeitgeber (etwa krankheitsbedingte Kündigungen). In solchen Fällen liegt der Grund für das Vertragsende im Risiko- und Verantwortungsbereich des Arbeitgebers, nicht beim Arbeitnehmer – eine Rückforderung wäre daher unfair und unangemessen. Eine Klausel, die auch bei Arbeitgeberkündigung eine Rückzahlung vorsieht, wäre nichtig.
• …der Arbeitnehmer aus wichtigem Grund kündigt: Spricht der Arbeitnehmer selbst die Kündigung aus einem wichtigen Grund aus (§ 626 BGB), etwa weil der Arbeitgeber Vertragspflichten grob verletzt hat (z. B. ausbleibende Gehaltszahlungen, schwere Verstöße gegen Arbeitsschutz oder Mobbing), so muss er nicht zahlen. In diesem Fall hat letztlich das Verhalten des Arbeitgebers die Kündigung provoziert. Eine Rückzahlungspflicht würde den Arbeitnehmer dafür bestrafen, dass er sich berechtigt vom Arbeitgeber trennt – das wäre unbillig. Entsprechend hat das BAG entschieden, dass eine Klausel unwirksam ist, wenn sie auch greift, wenn der Arbeitnehmer wegen vertragswidrigen Verhaltens des Arbeitgebers kündigt.
• …der Arbeitnehmer aus persönlichen/unverschuldeten Gründen geht: Kann der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung ohne eigenes Verschulden dauerhaft nicht mehr erbringen – etwa aufgrund langfristiger Erkrankung oder Erwerbsunfähigkeit – und beendet er deshalb das Arbeitsverhältnis, darf ebenfalls keine Rückzahlung verlangt werden. Beispiel: Eine Pflegekraft kündigte krankheitsbedingt, weil sie aus gesundheitlichen Gründen nicht mehr arbeiten konnte. Obwohl sie die Fortbildungskostenvereinbarung formal nicht „erfüllt“ hatte, musste sie nichts zurückzahlen, da die Ursache der Kündigung nicht in ihrer Kontrolle lag.
• …die Klausel intransparent oder unwirksam ist: Selbst wenn keiner der obigen Fälle eintritt, lohnt sich ein genauer Blick auf die Vereinbarung. Viele Rückzahlungsklauseln scheitern vor Gericht an Formfehlern oder überzogenen Bedingungen. Ist die Klausel etwa unklar formuliert, nennt nicht konkret die Kosten oder Bindungsdauer, oder verstößt sie gegen die genannten Anforderungen (z. B. überlange Bindung), ist sie insgesamt unwirksam – mit der Folge, dass der Arbeitnehmer gar nichts zurückzahlen muss. Hier greift das „Alles-oder-Nichts-Prinzip“: Sobald ein wesentlicher Teil der Klausel unwirksam ist, fällt die gesamte Rückzahlungsverpflichtung weg.

Merke: Im Zweifel gelten Rückzahlungsklauseln eng und zu Gunsten des Arbeitnehmers. Ohne eine einwandfreie Vereinbarung bleibt der Arbeitgeber auf den Fortbildungskosten sitzen. Arbeitnehmer sollten sich bei Forderungen zur Kasse nicht vorschnell verunsichern lassen, sondern prüfen (lassen), ob die Rückzahlungsvereinbarung überhaupt wirksam ist.

Typische Fehler in Rückzahlungsvereinbarungen

In der Praxis unterlaufen Arbeitgebern bei der Formulierung von Rückzahlungsklauseln häufig Fehler, die zur Unwirksamkeit führen. Hier einige typische Fallen, die es zu vermeiden gilt:

• Kein Bezug zum Kündigungsgrund: Die Klausel fordert Rückzahlung bei jeder Beendigung innerhalb der Frist – also z. B. auch, wenn der Arbeitgeber kündigt oder der Mitarbeiter aus gutem Grund kündigt. Eine solche Pauschalklausel ist unwirksam. Richtig: ausdrücklich festhalten, dass die Rückzahlung nur bei vom Arbeitnehmer zu vertretenden Kündigungsgründen verlangt wird.
• Überlange Bindungsdauer: Der Arbeitgeber setzt die Bindungsfrist zu hoch an (z. B. „Muss 5 Jahre bleiben“ nach kurzer Fortbildung). Folge: Die Klausel benachteiligt den Arbeitnehmer unangemessen und wird nichtig. Tipp: An den genannten Richtwerten orientieren und lieber etwas kürzer binden, um auf der sicheren Seite zu sein.
• Keine Staffelung vorgesehen: Die Vereinbarung verlangt die volle Rückzahlungssumme, selbst wenn der Mitarbeiter einen Großteil der Bindungszeit abgeleistet hat. Eine fehlende bzw. unzureichende Staffelung gilt als unfair. Lösung: immer eine zeitanteilige Reduzierung der Summe vereinbaren (monatlich, vierteljährlich oder jährlich), damit nicht ein paar Wochen den Unterschied zwischen 0 € und vollem Betrag ausmachen.
• Intransparente Kostenaufstellung: Oft werden die zurückzufordernden Kosten nicht genau definiert. Beispiel: „Der Mitarbeiter zahlt sämtliche Fortbildungskosten zurück.“ Ohne genaue Auflistung (Kursgebühr, Bücher, Reisekosten, Lohnfortzahlung etc.) ist das zu vage. Arbeitgeber sollten alle Kostenpunkte klar benennen und ggf. angeben, ob Brutto- oder Nettobeträge bei zurückgezahltem Gehalt gemeint sind. Fehlt diese Transparenz, ist die Klausel anfechtbar.
• Keine echte Verhandlung/Individualabrede: Wird die Rückzahlungsvereinbarung dem Arbeitnehmer einseitig vorgegeben (Standardklausel), gilt sie als AGB und unterliegt der strengen Kontrolle. Manche Arbeitgeber glauben, durch eine beidseitige Unterschrift sei alles wirksam. Doch ohne Möglichkeit zur inhaltlichen Einflussnahme des Mitarbeiters bleibt es eine vorformulierte Bedingung. Daher: möglichst individuell aushandeln (was in der Praxis schwierig sein kann) oder jedenfalls die Klausel so fair und transparent wie möglich gestalten, um der AGB-Kontrolle standzuhalten.
• Zu später Abschluss: Wie erwähnt, wird gelegentlich vergessen, die Rückzahlungsvereinbarung rechtzeitig vor Fortbildungsbeginn abzuschließen. Ein Nachschieben während oder nach der Fortbildung ist unwirksam, da der Arbeitnehmer dann faktisch keine freie Wahl mehr hat. Dieser Fehler lässt sich leicht vermeiden, indem man die Vereinbarung vor dem Start der Qualifizierungsmaßnahme fixiert.

Für Arbeitgeber gilt: Sorgfältige Planung und Formulierung der Klausel verhindern, dass am Ende trotz Kündigung kein Geld zurückfließt. Für Arbeitnehmer gilt: Wenn eine Rückzahlung gefordert wird, lohnt es sich, genau nach solchen Fehlern in der Vereinbarung zu suchen – oft findet sich ein Hebel, um die Rückforderung abzuwenden.

Wichtige Urteile zur Rückzahlung von Fortbildungskosten

Im Laufe der Jahre haben die Arbeitsgerichte – allen voran das Bundesarbeitsgericht (BAG) – zahlreiche Urteile zur Wirksamkeit von Rückzahlungsklauseln gefällt. Diese Entscheidungen geben Orientierung, was zulässig ist und was nicht. Hier einige Urteile, die Arbeitgeber und Arbeitnehmer kennen sollten:

• BAG, Urteil vom 5. Juni 2007 (Az. 9 AZR 604/06): Grundsatzentscheidung, die klarstellte, dass Rückzahlungsklauseln nicht grundsätzlich unzulässig sind, aber einen fairen Interessenausgleich voraussetzen. Die Ausbildung muss dem Arbeitnehmer einen Vorteil bieten, und die Bedingungen der Klausel dürfen nicht einseitig sein.
• BAG, Urteil vom 14. Januar 2009 (Az. 3 AZR 900/07): Das BAG beanstandete in diesem Fall eine überlange Bindungsdauer. Eine vereinbarte Bindung von 5 Jahren wurde – gemessen an einer nur wenige Monate dauernden Fortbildung – als unangemessen lang verworfen. Die Entscheidung bekräftigte, dass zu lange Bindungsfristen die gesamte Klausel unwirksam machen.
• BAG, Urteil vom 19. Januar 2011 (Az. 3 AZR 621/08): Hier formulierte das BAG Richtwerte für die Angemessenheit der Bindungsdauer. Beispielsweise wurde festgehalten, dass bei 3–4 Monaten Fortbildungsdauer eine Bindung von 2 Jahren in der Regel angemessen ist. Diese und ähnliche Entscheidungen dienen bis heute als Orientierungsmaßstab (siehe oben genannte Richtwerte).
• LAG Berlin-Brandenburg, Urteil vom 28. Mai 2019 (Az. 7 Sa 2001/18) i.V.m. BAG, Urteil vom 24. November 2020 (Az. 1 AZR 319/19): In diesem Fall ging es um eine zweiwöchige Fortbildung (Kosten entsprachen ca. zwei Monatsgehältern). Der Arbeitgeber verlangte bei Ausscheiden innerhalb von 12 Monaten die Rückzahlung. Das LAG hielt jedoch maximal 6 Monate Bindung für zulässig und erklärte die 12-Monats-Klausel für unwirksam. Das BAG bestätigte dieses Urteil 2020 – ein wichtiges Signal, dass selbst 1 Jahr Bindung zu lang sein kann, wenn die Fortbildung sehr kurz war.
• BAG, Urteil vom 13. Dezember 2011 (Az. 3 AZR 791/09): Das BAG entschied, dass eine Rückzahlungsklausel unwirksam ist, wenn sie auch greift, wenn der Arbeitnehmer wegen Vertragsverstößen des Arbeitgebers kündigt. Arbeitnehmer dürfen also bei berechtigter Eigenkündigung aus wichtigem Grund (verursacht durch den Arbeitgeber) nicht zur Kasse gebeten werden.
• BAG, Urteil vom 11. Dezember 2018 (Az. 9 AZR 383/18): Hier stellte das Gericht klar, dass selbst eine Klausel, die nur bei Eigenkündigung des Arbeitnehmers zur Rückzahlung verpflichtet, unwirksam sein kann, wenn sie keine Ausnahme für Fälle vorsieht, in denen der Arbeitnehmer unverschuldet nicht weiterarbeiten kann. Konkret ging es um den Fall, dass ein Arbeitnehmer aus gesundheitlichen Gründen kündigen musste – die starre Klausel benachteiligte ihn unangemessen.
• BAG, Urteil vom 25. April 2023 (Az. 9 AZR 187/22): In dieser aktuellen Entscheidung hat das BAG die Anforderungen nochmals verschärft. Eine Klausel darf nicht pauschal auf Misserfolg der Fortbildung abstellen. Unwirksam ist z. B. eine Vereinbarung, die den Arbeitnehmer zur Zahlung verpflichtet, wenn er eine Prüfung nicht besteht, ohne die Gründe zu berücksichtigen. Liegen die Gründe für das Nichtbestehen außerhalb der Verantwortung des Mitarbeiters (etwa Krankheit während der Prüfung), darf keine Rückzahlungspflicht ausgelöst werden.

Diese Urteile (und viele weitere) zeigen: Die Wirksamkeit von Rückzahlungsklauseln ist stets eine Frage des Einzelfalls und strenger gerichtlicher Kontrolle. Für Arbeitgeber bedeutet das, Klauseln mit größter Sorgfalt und gemäß der Rechtsprechung zu formulieren. Arbeitnehmer können aus den Urteilen Hoffnung schöpfen, dass unfaire Vereinbarungen vor Gericht kein Bestand haben.

Praxisbeispiele

Zum Schluss zwei kurze Beispiele aus dem Alltag, um die Theorie greifbar zu machen:

Beispiel 1: Arbeitnehmer kündigt vor Ablauf der Bindungsfrist.
Herr M. erhält von seiner Firma eine Weiterbildung zum Projektmanager finanziert. Die Fortbildung dauert 3 Monate und kostet etwa 5.000 €. Im Fortbildungsvertrag verpflichtet sich Herr M., zwei Jahre nach Abschluss im Unternehmen zu bleiben, sonst müsse er die Kosten anteilig zurückzahlen. Ein Jahr nach der Fortbildung bekommt Herr M. ein attraktives Jobangebot und kündigt selbst nach 12 Monaten.
– Muss Herr M. die 5.000 € zurückzahlen? – Zunächst kommt es darauf an, ob die Rückzahlungsklausel wirksam ist. Eine 2-Jahres-Bindung bei 3 Monaten Fortbildung gilt laut Rechtsprechung als grundsätzlich angemessen. Zudem war vereinbart, dass die Summe pro Monat Betriebszugehörigkeit um 1/24 sinkt – Herr M. hat 12 von 24 Monaten erfüllt, müsste also rein rechnerisch 50 % der Kosten erstatten. Da er freiwillig vor Ablauf der Frist geht, greift die Klausel dem Grunde nach. Ergebnis: Ist die Vereinbarung wasserdicht (keine Formfehler, klare Kostentransparenz etc.), muss Herr M. tatsächlich rund 2.500 € zurückzahlen. Wäre die Klausel jedoch fehlerhaft (z. B. fehlende Staffelung oder unwirksam formuliert), müsste Herr M. gar nichts zahlen. Im Zweifel sollte er die Klausel rechtlich prüfen lassen, bevor er bezahlt.

Beispiel 2: Kündigung durch den Arbeitgeber während der Bindungsfrist.
Frau T. absolviert eine vom Arbeitgeber finanzierte Fortbildung zur Fachwirtin, Kosten 3.000 €. Sie verpflichtet sich, 18 Monate im Unternehmen zu bleiben. Nach 6 Monaten gerät der Betrieb in wirtschaftliche Schwierigkeiten. Der Arbeitgeber kündigt Frau T. betriebsbedingt.
– Muss Frau T. die 3.000 € zurückzahlen? – Nein. Bei einer Kündigung durch den Arbeitgeber greift die Rückzahlungsklausel nicht. Frau T. hatte keine Kontrolle über die Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses, daher wäre es unfair, sie zur Kasse zu bitten. Selbst wenn der Fortbildungsvertrag hierzu nichts Explizites sagt, würde eine Klausel, die auch in diesem Fall Zahlung verlangt, vor Gericht kaum Bestand haben. Frau T. darf die Fortbildung also kostenfrei behalten, der Arbeitgeber trägt das volle Kostenrisiko.

Arbeitgeber können sich damit zwar gegen frühe Kündigungen absichern, müssen die Vereinbarungen aber sehr sorgfältig und fair gestalten, damit sie wirksam sind. Arbeitnehmer sollten wissen, dass sie nicht immer zahlen müssen, nur weil eine Klausel existiert – viele solcher Vereinbarungen halten einer gerichtlichen Überprüfung nicht stand, vor allem wenn der Arbeitnehmer unverschuldet geht oder die Bedingungen unfair sind. Im Zweifel empfiehlt sich eine rechtliche Beratung, um die Wirksamkeit der Rückzahlungsklausel zu klären. So sind beide Seiten gut beraten: Arbeitgeber verlieren nicht unnötig vor Gericht – und Arbeitnehmer zahlen nur, wenn es wirklich rechtens vereinbart wurde.