Kein Anspruch auf Rückdatierung des Arbeitszeugnisses – das Zeugnisdatum im Fokus

Das Wichtigste in Kürze:

• Urteil (LAG Köln, 05.12.2024): Weder Arbeitnehmer noch Arbeitgeber können ohne besondere Absprache verlangen, dass ein Arbeitszeugnis auf den letzten Arbeitstag zurückdatiert wird. Das Zeugnis darf grundsätzlich das tatsächliche Ausstellungsdatum tragen.
• Grundsatz der Zeugniswahrheit: Alle Angaben im Arbeitszeugnis müssen der Wahrheit entsprechen. Dazu zählt auch das Datum. Eine nachträgliche Änderung oder „künstliche“ Rückdatierung des Zeugnisses kann gegen die Wahrheitspflicht verstoßen.
• Übliche Praxis vs. Rechtslage: Zwar ist es in der Praxis verbreitet, das Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses als Zeugnisdatum zu verwenden, um Spekulationen über Streitigkeiten zu vermeiden. Rechtlich besteht jedoch kein allgemeiner Anspruch des Arbeitnehmers hierauf, sofern keine anderslautende Vereinbarung getroffen wurde.
• Tipps: Arbeitnehmer sollten ihren Zeugnisanspruch frühzeitig geltend machen und eventuelle Wünsche zum Datum direkt ansprechen. Arbeitgeber sind gut beraten, Zeugnisse zeitnah nach Ende des Arbeitsverhältnisses auszustellen und klare Absprachen zum Zeugnisdatum zu treffen, um Konflikte zu vermeiden.

Hintergrund: Recht auf ein wahrheitsgemäßes Arbeitszeugnis

Ein korrekt datiertes Arbeitszeugnis ist für das berufliche Fortkommen wichtig. Nach § 109 Gewerbeordnung (GewO) haben Arbeitnehmer bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Dieses muss wahrheitsgemäß und wohlwollend formuliert sein und klar alle wesentlichen Daten enthalten. Der Grundsatz der Zeugniswahrheit sowie der Zeugnisklarheit bedeutet, dass alle Angaben – von Beschäftigungsdauer über Leistungsbeurteilung bis hin zum Ausstellungsdatum – zutreffend und eindeutig sein müssen. Ein Zeugnis darf das berufliche Fortkommen nicht unnötig erschweren, allerdings nie auf Kosten der Wahrheit geschönt werden.

Zeugnisdatum als Bestandteil der Wahrheitspflicht: Obgleich das Ausstellungsdatum oft als Formalie erscheint, fällt es ebenfalls unter die Wahrheitspflicht. Das Datum im Zeugnis signalisiert, wann das Zeugnis tatsächlich erstellt bzw. unterzeichnet wurde. Jede bewusste Abweichung hiervon kann Fragen aufwerfen. Beispielsweise würde ein falsches Datum (etwa ein deutlich späteres oder früheres als die tatsächliche Ausstellung) die Authentizität des Zeugnisses beeinträchtigen und gegen die Pflicht zur Wahrheit verstoßen.

Der Fall: Streit um die Rückdatierung des Zeugnisses

Im entschiedenen Fall vor dem Landesarbeitsgericht (LAG) Köln stritten ein Arbeitnehmer (Kläger) und sein ehemaliger Arbeitgeber (Beklagter) über das Datum des Arbeitszeugnisses. Das Arbeitsverhältnis endete per Vergleich zum 28.02.2023. Der Arbeitgeber erstellte kurz darauf – innerhalb von etwa sechs bis acht Wochen – ein qualifiziertes Zeugnis mit der Note „gut“ und datierte dieses „im April 2023“. Der Arbeitnehmer war damit nicht einverstanden: Er verlangte, dass das Zeugnis auf den letzten Tag des Arbeitsverhältnisses, den 28.02.2023, rückdatiert wird. Sein Argument: Ein späteres Datum lasse vermuten, es habe erst einen Rechtsstreit über das Zeugnis gegeben, was bei künftigen Bewerbungen einen schlechten Eindruck machen könne. Außerdem entspreche der letzte Arbeitstag dem Zeitpunkt, zu dem die Beurteilung seiner Leistung erfolgte – daher solle dieser Tag auch als Zeugnisdatum ausgewiesen werden.

Der Arbeitgeber lehnte dies ab. Er verwies darauf, dass er den Zeugnisanspruch ordnungsgemäß erfüllt habe, indem er zeitnah nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis ausstellte. Eine besondere Vereinbarung über ein abweichendes Datum gab es nicht. Aus Sicht des Arbeitgebers entsprach das Datum „April 2023“ dem Grundsatz der Zeugniswahrheit, da es tatsächlich der Zeitpunkt war, an dem das Zeugnis erstellt wurde. Eine Rückdatierung hielt er für unbegründet.

Entscheidung des LAG Köln: Kein Anspruch auf Rückdatierung

Das LAG Köln hat die Klage des Arbeitnehmers auf Rückdatierung des Zeugnisses abgewiesen und damit die erstinstanzliche Entscheidung bestätigt. In seinem Urteil vom 05.12.2024 stellte das LAG klar, dass – ohne abweichende Absprachen – der Grundsatz gilt, wonach ein Arbeitszeugnis das Datum der tatsächlichen Ausstellung tragen soll.

• Grundsatz bestätigt: Soweit kein besonderer Fall vorliegt, bleibt es dabei, dass das Ausstellungsdatum des Zeugnisses mit dem Tag übereinstimmen darf und soll, an dem das Zeugnis tatsächlich unterschrieben wurde. Dies sei mit dem Wahrheitsgrundsatz vereinbar und sogar geboten. Das Gericht verwies auf die einschlägige Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts (BAG), die diesen Ausgangspunkt stützt.
• Keine abweichende Vereinbarung im Fall: Weder handelte es sich um die Berichtigung eines bereits erteilten Zeugnisses (in solchen Fällen kann etwas anderes gelten), noch gab es eine spezielle Absprache, etwa ein Vorschlagsrecht des Arbeitnehmers bezüglich des Zeugnisinhalts oder -datums. Solche Sonderfälle – zum Beispiel ein gerichtlicher Vergleich, in dem das Zeugnisdatum ausdrücklich festgelegt wird – lagen hier nicht vor. Daher blieb es beim Grundsatz.
• Zeugnisanspruch erfüllt: Der Arbeitgeber hatte den Vergleich vom 28.03.2023 respektiert und den Zeugnisanspruch zeitnah nach Vergleichsschluss erfüllt. Ein Abstand von wenigen Wochen zwischen Ende des Arbeitsverhältnisses und Zeugnisausstellung sei nicht zu beanstanden. Konkret lag das Zeugnisdatum im „April 2023“, also ca. 4–8 Wochen nach dem rechtlichen Ende zum 28.02.2023 – laut Gericht ein Zeitraum, der noch ohne Weiteres als übliche administrative Verzögerung erklärt werden kann. Solche Verzögerungen könnten durch Arbeitsaufkommen, Krankheits- oder Urlaubszeiten entstehen und seien normal.
• Keine Negativindizien bei kurzer Verzögerung: Das LAG Köln betonte, dass ein solcher moderater Zeitraum das Zeugnis nicht entwertet. Es müsse daher nicht entschieden werden, ab welcher Dauer eine Verzögerung “verdächtig” wäre – fest steht aber, dass vier bis acht Wochen im üblichen Rahmen liegen und keine negativen Rückschlüsse beim Zeugnisleser begründen. Mit anderen Worten: Personalverantwortliche wissen, dass ein Zeugnis nicht immer taggenau am letzten Arbeitstag ausgestellt wird; ein Datum einige Wochen später ist nichts Ungewöhnliches.

Fazit des Gerichts: Ohne besondere Abrede besteht kein Anspruch des Arbeitnehmers, das Zeugnis auf das Ende des Arbeitsverhältnisses rückdatiert zu bekommen. Der Arbeitgeber verstößt nicht gegen das Recht, wenn er das tatsächliche Ausstellungsdatum angibt. Entscheidend ist, dass der Inhalt des Zeugnisses – einschließlich der Daten – der Wahrheit entspricht und klar ist. Im Ergebnis darf das Zeugnis den Tag der tatsächlichen Erstellung tragen, selbst wenn dieser nach dem letzten Arbeitstag liegt.

Praxis: Übliche Gepflogenheit vs. Rechtsanspruch

Die Entscheidung des LAG Köln steht auf den ersten Blick etwas im Spannungsfeld zur betrieblichen Übung und früheren Entscheidungen. Üblich ist in vielen Branchen tatsächlich, das Zeugnis auf den Tag des Ausscheidens zu datieren. Diese Praxis wird oft empfohlen, um jeden Anschein zu vermeiden, es habe Streit um das Zeugnis gegeben. So hatte auch das LAG Köln in einem früheren Beschluss (vom 27.03.2020, Az. 7 Ta 200/19) ausgeführt, dass das Zeugnisdatum “regelmäßig den Tag der rechtlichen Beendigung des Arbeitsverhältnisses” tragen solle und nicht den Tag der physischen Ausstellung. Dieses Vorgehen schaffe Rechtssicherheit und verhindere Spekulationen über etwaige Zeugnisstreitigkeiten. Auch das Bundesarbeitsgericht hatte diese verbreitete Gepflogenheit nicht beanstandet.

Allerdings muss zwischen der gelebten Praxis und einem einklagbaren Rechtsanspruch unterschieden werden. Das aktuelle Urteil stellt klar, dass die bloße Üblichkeit keinen individuellen Anspruch begründet. Ohne eine ausdrückliche Vereinbarung oder einen besonderen Umstand kann der Arbeitnehmer die Rückdatierung nicht erzwingen. Arbeitgeber wiederum sind nicht verpflichtet, ein abweichendes (früheres) Datum zu setzen, solange sie das Zeugnis zeitnah und inhaltlich korrekt ausstellen.

Wichtig ist auch der Aspekt der Zeugniswahrheit: Ein falsches Datum – und sei es aus vermeintlicher Höflichkeit zurückdatiert – bedeutet eben, dass das Zeugnis in diesem Punkt nicht die Realität widerspiegelt. In der Entscheidung von 2024 hat das Gericht deutlich gemacht, dass selbst ein verständlicher Wunsch, negative Interpretationen zu vermeiden, keine Unwahrheit rechtfertigt. Die Wahrheitspflicht umfasst alle Fragen des Zeugnisrechts, also auch formale Angaben. Daher gilt: Was drin steht, muss stimmen, auch das Datum.

Besondere Konstellationen: Eine andere Beurteilung kann in Sonderfällen greifen. Das LAG Köln wies z.B. darauf hin, dass bei der Korrektur eines bereits erteilten Zeugnisses andere Regeln gelten können. Hier kommt es vor, dass das ursprüngliche Ausstellungsdatum beibehalten wird, um dem Arbeitnehmer keinen Nachteil durch eine sichtbare späte Korrektur zuzufügen – dies war jedoch im vorliegenden Fall nicht einschlägig. Ebenso kann eine vertragliche Absprache – etwa im Aufhebungsvertrag oder Vergleich – vorsehen, welches Datum das Zeugnis tragen soll. Ein bekanntes Beispiel ist das Vorschlagsrecht des Arbeitnehmers bezüglich des Zeugnisentwurfs: Wenn vertraglich vereinbart, darf der Arbeitnehmer einen Zeugnisentwurf vorlegen, der häufig das Ende des Arbeitsverhältnisses als Datum enthält. In solchen Fällen muss sich der Arbeitgeber an die Absprache halten, solange dadurch keine Unwahrheit entsteht. Fehlt aber eine solche Vereinbarung, gilt die Standardregel: Ausstellungsdatum = tatsächliches Datum.

Bedeutung des Urteils für Arbeitnehmer und Arbeitgeber

Das Urteil des LAG Köln vom 05.12.2024 schafft Klarheit für beide Seiten:

• Arbeitnehmer erfahren, dass sie grundsätzlich keinen Rechtsanspruch darauf haben, dass ihr Zeugnis auf den letzten Arbeitstag datiert wird, wenn nicht etwas anderes vereinbart war. Allein die Befürchtung, ein späteres Datum könne einen schlechten Eindruck machen, reicht rechtlich nicht aus, um eine Rückdatierung zu verlangen. Wichtig für Arbeitnehmer ist daher, frühzeitig zu kommunizieren, wenn sie einen bestimmten Wunsch zum Zeugnisdatum haben, und dies idealerweise schriftlich festzuhalten.
• Arbeitgeber gewinnen Rechtssicherheit dahingehend, dass sie ein Zeugnis mit dem tatsächlichen Ausstellungsdatum versehen dürfen, ohne eine Pflicht zur Rückdatierung befürchten zu müssen. Das Urteil stärkt die Position der Arbeitgeber, da es die praktische Handhabung des Zeugnisschreibens erleichtert – man muss nicht aus Formalitätsgründen ein falsches Datum eintragen. Dennoch bleibt es gute Praxis, Zeugnisse möglichst zeitnah zum Ausscheiden zu erstellen, um Vertrauen und Zufriedenheit zu fördern.

Beide Seiten sollten aus diesem Urteil lernen: Transparenz und Absprache können Konflikte vermeiden. Wenn Arbeitnehmer großen Wert darauf legen, dass das Zeugnis das Austrittsdatum trägt, sollten sie dies bei Verhandlungen über Aufhebungsverträge oder Vergleiche ausdrücklich zur Sprache bringen. Arbeitgeber, die solchen Wünschen entsprechen können, schaffen damit oft unkompliziert Zufriedenheit – rechtlich verpflichtet sind sie dazu jedoch nicht.

Praxistipps zum Zeugnisdatum

Zum Abschluss einige praktische Tipps für Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Umgang mit dem Zeugnisdatum:

Für Arbeitnehmer

• Zeugnisanspruch zeitnah einfordern: Warten Sie nicht zu lange, bis Sie Ihr Arbeitszeugnis anfordern. Der Anspruch entsteht in der Regel mit Beendigung des Arbeitsverhältnisses – oder spätestens, sobald Sie Ihr Wahlrecht (einfaches oder qualifiziertes Zeugnis) ausgeübt haben. Fordern Sie Ihr Zeugnis schriftlich und zeitnah ein, damit der Arbeitgeber Bescheid weiß. So vermeiden Sie unnötige Verzögerungen.
• Wunsch-Datum ansprechen: Möchten Sie, dass das Zeugnis auf Ihren letzten Arbeitstag datiert wird, teilen Sie diesen Wunsch früh mit. Sie könnten z.B. im Kündigungsgespräch oder in einem Aufhebungsvertrag festhalten lassen, dass das Beendigungsdatum als Ausstellungsdatum genutzt wird. Ohne klare Abrede besteht kein Anspruch – aber fragen kostet nichts. Manche Arbeitgeber kommen dem Wunsch freiwillig nach, gerade wenn das Zeugnis zeitnah ausgestellt wird.
• Zeugnis sorgfältig prüfen: Sobald Sie Ihr Zeugnis erhalten, kontrollieren Sie alle Angaben, inklusive Datum, auf Richtigkeit. Kleinere Unstimmigkeiten (z.B. falsches Austrittsdatum oder Schreibfehler) sollten Sie umgehend zur Korrektur reklamieren. Beachten Sie aber: Ein Datum einige Wochen nach dem Ende ist laut LAG Köln kein „Fehler“, sondern zulässig. Konzentrieren Sie sich auf echte inhaltliche Fehler oder missverständliche Formulierungen.
• Keine Panik bei späterem Datum: Finden Sie ein späteres Ausstellungsdatum vor, bedeutet das nicht automatisch, dass Ihr ehemaliger Arbeitgeber Sie „schlecht dastehen“ lassen will. Personalverantwortliche kennen die Gründe (Postlaufzeiten, interne Abstimmungen, etc.). Vier bis acht Wochen Verzögerung gelten als unbedenklich. Liegt das Zeugnisdatum jedoch deutlich nach dem Ausscheiden (z.B. mehrere Monate), können Sie höflich nachfragen, woran das lag, und um Klärung bitten – oder im Extremfall rechtlichen Rat einholen.

Für Arbeitgeber

• Zeitnahe Zeugniserstellung: Stellen Sie Arbeitszeugnisse möglichst zügig nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aus. Zum einen erfüllen Sie damit umgehend Ihre Pflicht, zum anderen vermeiden Sie Misstrauen. Wird ein Zeugnis erst viele Wochen oder gar Monate später datiert, fragt sich ein künftiger Arbeitgeber vielleicht doch, ob es Probleme gab.
• Richtiges Datum verwenden: Datieren Sie das Zeugnis auf den Tag, an dem es tatsächlich unterzeichnet wird. Damit halten Sie sich an den Grundsatz der Zeugniswahrheit und umgehen juristische Fallstricke. Vermeiden Sie pro forma Rückdatierungen, außer es wurde ausdrücklich vereinbart. Das tatsächliche Ausstellungsdatum ist rechtlich zulässig und sicher – ein künstlich zurückdatiertes Datum könnte im Streitfall als unaufrichtig ausgelegt werden.
• Absprachen dokumentieren: Falls im Rahmen eines Aufhebungsvertrags, Vergleichs oder Gerichtsverfahrens besondere Abreden zum Zeugnis getroffen werden (z.B. Wortlaut, Note und Datum), halten Sie diese schriftlich fest. So wissen beide Seiten, woran sie sind. Liegt eine solche Vereinbarung vor, sollten Sie sich strikt daran halten, um keinen Vertragsbruch zu riskieren.
• Kommunikation bei Verzögerungen: Sollte es ausnahmsweise zu einer Verzögerung in der Zeugniserstellung kommen (etwa wegen Urlaub oder Krankheit in der Personalabteilung), können Sie proaktiv Kommunikation suchen. Teilen Sie dem ehemaligen Mitarbeiter mit, dass das Zeugnis etwas später kommt, und begründen Sie kurz. Das schafft Vertrauen. Wenn das Zeugnis fertig ist, datieren Sie es dennoch auf den aktuellen Tag – ein offener Umgang ist besser als heimliches Rückdatieren.

Das LAG Köln hat mit dem Urteil 6 SLa 25/24 vom 05.12.2024 eine wichtige Klarstellung geliefert: Ohne besondere Abmachung hat das Arbeitszeugnis das tatsächliche Ausstellungsdatum zu tragen. Arbeitnehmer können nicht automatisch verlangen, dass das Zeugnis auf ihren letzten Arbeitstag datiert wird, insbesondere wenn die Erstellung des Zeugnisses nur kurz darauf erfolgt ist. Die Zeugniswahrheit genießt Vorrang – alle Angaben im Zeugnis, einschließlich des Datums, müssen korrekt sein.

Für Arbeitgeber bedeutet dies Erleichterung im Alltag: Sie dürfen das Datum des Tages angeben, an dem sie das Zeugnis unterschreiben, ohne eine rechtliche Auseinandersetzung befürchten zu müssen. Für Arbeitnehmer heißt es zugleich, gewünschte Abweichungen (wie eine Rückdatierung) vorab zu verhandeln.

Am Ende sollten beide Seiten das gemeinsame Ziel im Auge behalten: ein wahrheitsgemäßes, wohlwollendes und vollständiges Arbeitszeugnis, das dem Arbeitnehmer bei seiner beruflichen Zukunft hilft. Offenheit und klare Absprachen zum Zeugnisdatum können dazu beitragen, Missverständnisse gar nicht erst aufkommen zu lassen. So wird das Arbeitszeugnis zu dem, was es sein soll – einer fairen Bescheinigung der geleisteten Arbeit, mit der beide Seiten gut leben können.