Kündigung eines Arbeitsverhältnisses per E-Mail, WhatsApp oder mündlich – geht das?

In der heutigen digitalen Arbeitswelt stellt sich immer wieder die Frage, ob ein Arbeitsverhältnis auch formlos – etwa mündlich, per E-Mail, Fax oder Nachricht (z. B. über Microsoft Teams oder WhatsApp) – gekündigt werden kann. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer könnten versucht sein, den Weg über schnelle Kommunikationsmittel zu gehen. Doch Vorsicht: Nach deutschem Arbeitsrecht sind solche Kündigungen unwirksam, wenn sie nicht in der gesetzlich vorgeschriebenen Form erfolgen. Im Folgenden erläutern wir, was genau das bedeutet, welche Form eine Kündigung haben muss und welche Konsequenzen eine formnichtige (unwirksame) Kündigung nach sich zieht.

Gesetzliche Schriftformpflicht nach § 623 BGB

Der gesetzliche Grundsatz ist klar: Eine Kündigung des Arbeitsvertrags muss schriftlich erfolgen, und zwar mit eigenhändiger Unterschrift im Original. Dies ergibt sich aus § 623 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB). In diesem Paragraphen ist festgelegt, dass die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Aufhebungsvertrag schriftlich erfolgen muss; die elektronische Form ist ausdrücklich ausgeschlossen.

Anders ausgedrückt: Ohne ein unterschriebenes Papierdokument ist die Kündigung rechtlich unwirksam. Eine einfache E-Mail, ein Fax oder eine WhatsApp-Nachricht genügen den gesetzlichen Anforderungen nicht. Selbst ein mündlich ausgesprochenes „Sie sind gefeuert“ hat in Deutschland keine rechtliche Wirkung auf die Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Diese strikte Formvorschrift gilt für beide Seiten – also sowohl für Kündigungen durch den Arbeitgeber als auch für Eigenkündigungen (Kündigungen durch Arbeitnehmer).

Wichtig: Die Schriftform bedeutet in diesem Zusammenhang die „strenge“ Schriftform nach § 126 BGB, also ein schriftliches Dokument mit handschriftlicher Original-Unterschrift des Kündigenden. Ein Fax oder ein eingescanntes PDF mit Unterschrift erfüllt diese Voraussetzung nicht, da hierbei dem Empfänger nur eine Kopie und kein Original mit eigenhändiger Signatur zugeht. Auch eine Kündigung per De-Mail, SMS, Messenger oder sonstigem elektronischen Weg zählt als „elektronische Form“ und ist gesetzlich ausgeschlossen (es sei denn, es läge eine qualifizierte elektronische Signatur gemäß § 126a BGB vor – doch selbst diese ist bei Arbeitskündigungen derzeit nicht zugelassen, weil § 623 BGB sie ausdrücklich ausschließt).

Mündliche Kündigung – warum sie unwirksam ist

Eine mündliche Kündigung (z. B. im Personalgespräch oder am Telefon) mag zwar klar ausgesprochen werden, scheitert aber an der fehlenden Schriftform. Ohne Schriftstück und Unterschrift ist eine Kündigung rechtlich null und nichtig. Weder der Arbeitgeber kann einen Mitarbeiter wirksam „mündlich feuern“, noch kann ein Arbeitnehmer durch ein bloßes „Ich kündige hiermit mündlich“ sein Arbeitsverhältnis wirksam beenden. In § 623 BGB ist unmissverständlich festgelegt, dass die schriftliche Form einzuhalten ist – jede Abweichung macht die Kündigung ungültig.

Für die Praxis bedeutet das: Besteht jemand auf einer rein mündlichen Kündigung, bleibt das Arbeitsverhältnis zunächst unverändert bestehen. Der gekündigte Arbeitnehmer muss die mündliche Erklärung nicht akzeptieren, denn sie entfaltet keine Rechtswirkung. Umgekehrt kann ein Arbeitnehmer, der nur mündlich kündigt, vom Arbeitgeber darauf hingewiesen werden, dass diese Kündigung unwirksam ist – der Arbeitnehmer müsste also weiterhin zur Arbeit erscheinen, bis eine formwirksame (schriftliche) Kündigung nachgereicht wird.

Mündliche Kündigungen führen häufig zu Unsicherheit. Arbeitnehmer sind gut beraten, bei einer mündlichen Kündigung ihres Chefs schriftlich (per Brief) nachzufassen oder sich rechtlich beraten zu lassen, anstatt einfach der Arbeit fernzubleiben. Arbeitgeber wiederum sollten wissen, dass sie einen Mitarbeiter mit bloßen Worten nicht wirksam loswerden – es muss ein unterschriebener Brief folgen.

Kündigung per E-Mail, WhatsApp, SMS & Co.

Elektronische Nachrichten wie E-Mails, Kurznachrichten oder Messenger-Mitteilungen sind heutzutage allgegenwärtig. Dennoch ersetzt eine elektronische Nachricht nicht die gesetzlich geforderte Schriftform bei Kündigungen. Eine Kündigung per E-Mail oder Messenger (WhatsApp, Telegram, Signal, Microsoft Teams etc.) ist unwirksam, selbst wenn der Absender eindeutig identifizierbar ist und die Erklärung klar formuliert wurde.

Der Gesetzgeber spricht hier von „Textform“ im Gegensatz zur „Schriftform“. Eine E-Mail oder WhatsApp-Nachricht erfüllt zwar die Textform (§ 126b BGB), da der Inhalt schriftlich festgehalten und auf einem dauerhaften Datenträger übermittelt wird. Für Kündigungen reicht die Textform aber gerade nicht aus. Die strengere Schriftform (§ 126 BGB) verlangt die eigenhändige Unterschrift auf Papier.

Beispiel: Ein Arbeitgeber schickt abends eine Kündigung per E-Mail an den Mitarbeiter. Obwohl die E-Mail den Kündigungswillen enthält, gilt dies nicht als wirksame Kündigung. Der Mitarbeiter könnte am nächsten Tag trotzdem zur Arbeit erscheinen oder Zahlung seines Gehalts verlangen, da kein wirksamer Kündigungsakt vorliegt.

Ebenso unwirksam sind Kündigungen per SMS oder Chat-Nachrichten aller Art. Auch hier fehlt es an der gesetzlich vorgesehenen Form. Selbst wenn im Anhang einer E-Mail ein PDF mit Unterschrift steckt oder ein Foto des unterschriebenen Kündigungsschreibens verschickt wird, genügt das nicht – denn dem Empfänger liegt dann nur eine digitale Kopie vor, aber keine vom Aussteller eigenhändig unterzeichnete Urkunde im Original.

Zusammengefasst: Kündigungen via elektronische Kommunikationsmittel – seien es E-Mail, WhatsApp, SMS, Telegram, Firmen-Chat-Tools oder ähnliche – entsprechen nicht der vorgeschriebenen Form und sind damit rechtlich unwirksam.

Kündigung per Fax – reicht das aus?

Das Fax gilt zwar als schriftliches Dokument, doch auch hier liegt beim Empfänger nur eine Ablichtung bzw. Kopie des Originals vor. Nach herrschender Rechtsauffassung genügt ein Fax nicht der Schriftform des § 623 BGB. Der Gesetzestext schließt die „elektronische Form“ aus, und darunter fällt nach allgemeiner Ansicht auch das Fax, weil keine Originalunterschrift übermittelt wird.

Auch hierzu ein Beispiel aus der Praxis: Ein Arbeitnehmer faxte seine Eigenkündigung an den Arbeitgeber und hielt das für ausreichend. Tatsächlich war diese Kündigung jedoch unwirksam, da das Fax die Schriftform nicht ersetzte. Der Arbeitnehmer hätte seine Kündigung im Original, unterschrieben auf Papier einreichen müssen. Ebenso kann ein Arbeitgeber die Entlassung nicht per Fax „abkürzen“ – der Personalchef muss den Kündigungsbrief unterschreiben und dem Mitarbeiter im Original zukommen lassen (per Post oder persönlich).

Merke: Wer per Fax kündigt, läuft Gefahr, dass die Kündigung ins Leere geht. Ein Faxgerät mag zwar einen Sendebericht auswerfen, aber juristisch ist damit noch kein wirksamer Kündigungszugang erfolgt. Erst wenn der Empfänger das unterschriebene Schriftstück in Händen hält (oder zumindest in seinem Briefkasten vorfindet), ist die Kündigung formwirksam erklärt.

Gründe für die strikte Schriftformpflicht

Vielen erscheint diese strenge Formalie zunächst überzogen – warum besteht der Gesetzgeber auf einem unterschriebenen Papierdokument? Dahinter stehen mehrere Schutzzwecke:

• Überlegtheit und Rechtsklarheit: Die schriftliche Form mit eigenhändiger Unterschrift zwingt den Kündigenden dazu, den Schritt bewusst und überlegt zu vollziehen. Eine Kündigung ist ein gravierender Einschnitt; sie soll nicht leichtfertig oder im Affekt per SchnellsMS oder Chat-Nachricht ausgesprochen werden. Die Hürde der Schriftform sorgt dafür, dass beide Seiten die Ernsthaftigkeit der Erklärung erkennen.
• Eindeutige Authentizität: Ein unterschriebenes Originaldokument lässt zweifelsfrei erkennen, von wem die Erklärung stammt. Es schützt Arbeitnehmer davor, dass jemand unbefugt in ihrem Namen per E-Mail kündigt, und schützt Arbeitgeber vor Fake-Kündigungen, die z. B. aus dem E-Mail-Account eines Chefs verschickt werden könnten. Die eigenhändige Unterschrift ist schwer zu fälschen und hat im Streitfall Beweiskraft.
• Nachweisbarkeit des Zugangs: Ein physischer Kündigungsbrief (vorzugsweise per Einschreiben oder durch persönliche Übergabe mit Quittierung) ermöglicht es besser nachzuweisen, wann die Kündigung dem Empfänger zugegangen ist. Der Zeitpunkt des Zugangs ist wichtig, um Kündigungsfristen korrekt zu berechnen und die 3-wöchige Klagefrist nach dem Kündigungsschutzgesetz in Gang zu setzen. Eine E-Mail-Zustellung kann technisch angezweifelt werden („im Spam gelandet“ etc.), während ein Brief mit Empfangsbestätigung sichere Daten liefert.
• Arbeitnehmerschutz: Insgesamt dient die Formvorschrift dem Schutz des Arbeitnehmers. Sie bewahrt vor übereilten Kündigungen und stellt sicher, dass eine Kündigung nicht an Formerfordernissen vorbei „durchgedrückt“ wird. Selbst wenn Arbeitnehmer und Arbeitgeber im Arbeitsvertrag etwas anderes vereinbaren wollten – die Schriftform kann nicht vertraglich abbedungen werden. Das zwingende Recht stellt damit klar, dass beim Kündigungsschutz keine Experimente erlaubt sind.

Folgen einer formunwirksamen Kündigung

Was passiert nun, wenn trotzdem jemand per E-Mail oder mündlich kündigt? Die Antwort lautet: Die Kündigung ist unwirksam, das Arbeitsverhältnis besteht unverändert fort. Konkret ergeben sich mehrere Konsequenzen:

• Weiterbeschäftigung und Gehaltsanspruch: Da keine wirksame Beendigung erfolgte, muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer weiter beschäftigen und bezahlen. Der Arbeitnehmer behält seinen Lohnanspruch, als wäre keine Kündigung ausgesprochen worden. Eine „Kündigung“ per E-Mail etwa ändert am Arbeitsverhältnis zunächst gar nichts.
• Unsicherheit und Klärungsbedarf: Aus Arbeitnehmersicht empfiehlt es sich dennoch, zeitnah zu reagieren. Im Zweifel sollte innerhalb von drei Wochen beim Arbeitsgericht eine Kündigungsschutzklage erhoben werden, um die Unwirksamkeit der Kündigung feststellen zu lassen. Warum trotz offensichtlichem Formmangel dieser Schritt? Hintergrund ist § 7 Kündigungsschutzgesetz: Wird eine Kündigung nicht innerhalb von 3 Wochen angefochten, gilt sie unter Umständen trotzdem als wirksam – selbst wenn Formfehler vorlagen. Achtung: Diese Frist kann im Einzelfall auch bei formnichtigen Kündigungen greifen. Daher lieber vorsorglich Klage erheben, um jedes Risiko zu vermeiden.
• Nachträgliche Heilung ausgeschlossen: Ein Formfehler lässt sich nicht einseitig heilen. Weder kann der Arbeitgeber nachträglich verlangen „Bestätigen Sie doch bitte per E-Mail meine mündliche Kündigung“, noch kann der Arbeitnehmer durch Schweigen oder mündliche Zustimmung den Formmangel ausbügeln. Eine unwirksame Kündigung bleibt unwirksam – es muss eine neue, korrekte Kündigung ausgesprochen werden, falls das Arbeitsverhältnis beendet werden soll.
• Neue Kündigung mit neuer Frist: Erkennt der Arbeitgeber den Fehler, kann (und muss) er die Kündigung schriftlich nachholen. Dabei beginnt die Kündigungsfrist erneut zu laufen, sobald die neue Kündigung zugeht. Für den Arbeitgeber kann dies bedeuten, dass sich das Beendigungsdatum des Arbeitsverhältnisses nach hinten verschiebt. Beispiel: Eine per E-Mail ausgesprochene Kündigung zum 30. Juni ist unwirksam; holt der Arbeitgeber die Kündigung per Brief im Juli nach, muss er erneut die volle Kündigungsfrist ab diesem Zugang einhalten.
• Keine Ausnahmen für kleine Betriebe oder kurze Jobs: Die Formvorschrift gilt unabhängig von Betriebsgröße oder Beschäftigungsdauer. Auch in der Probezeit oder in Kleinbetrieben muss schriftlich gekündigt werden. Ebenso sind Arbeitnehmer bei Eigenkündigungen daran gebunden – ein schneller WhatsApp-Text an den Chef reicht nicht, wenn man selber kündigen will.

Praxistipps für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Für Arbeitgeber: Halten Sie sich strikt an die Schriftform, um teure Fehler zu vermeiden. Eine Kündigung sollte immer per Brief auf Papier mit Original-Unterschrift erfolgen. Übergeben Sie das Kündigungsschreiben möglichst persönlich oder nutzen Sie Einschreiben (Einwurf-Einschreiben oder Rückschein), um den Zugang nachweisen zu können. Achten Sie darauf, dass eine berechtigte Person (z. B. Geschäftsführer oder Prokurist mit Kündigungsvollmacht) unterschreibt. Bitten Sie den Arbeitnehmer ggf. um eine Empfangsbestätigung auf einer Kopie – verweigert der Arbeitnehmer diese, lassen Sie sich den Zugang durch einen Zeugen bestätigen (Begleitung zur Übergabe). So sind Sie auf der sicheren Seite.

Für Arbeitnehmer: Wenn Sie eine Kündigung erhalten, müssen Sie nichts unterschreiben. Eine Kündigung ist eine einseitige Erklärung – Ihre Unterschrift ist nicht erforderlich für die Wirksamkeit (und kann auch nicht „helfen“, wenn die Kündigung formunwirksam ist). Unterschreiben Sie also nur den Erhalt, falls Sie einverstanden sind, aber fühlen Sie sich nicht gedrängt, den Inhalt zu bestätigen. Reagieren Sie bei einer überraschenden Kündigung trotzdem zügig: Prüfen Sie, ob die Form eingehalten wurde. Liegt z. B. nur eine E-Mail oder Kopie vor, weisen Sie den Arbeitgeber höflich auf den Formmangel hin. Ziehen Sie bei Unsicherheiten rechtlichen Rat hinzu – gerade im Arbeitsrecht laufen Fristen schnell ab.

Wollen Sie selbst kündigen, tun Sie dies ordnungsgemäß schriftlich. Verfassen Sie ein kurzes Kündigungsschreiben, drucken Sie es aus und unterschreiben Sie es eigenhändig. Übergeben Sie es persönlich oder senden Sie es per Post. Kündigen per WhatsApp mag bequem erscheinen, ist aber unwirksam – im schlimmsten Fall würden Sie weiter als Arbeitnehmer gelten und könnten wegen Nichterscheinens vertragspflichtwidrig handeln. Verlassen Sie sich daher nicht auf informelle Wege, sondern kündigen Sie immer auf Papier.

Nach deutschem Arbeitsrecht können Arbeitsverhältnisse nicht einfach formlos per Telefon, E-Mail, Fax oder Chatnachricht beendet werden. Erforderlich ist stets die klassische Schriftform, also ein schriftliches Kündigungsschreiben mit Original-Unterschrift. Diese Formalität mag altmodisch anmuten, erfüllt aber einen wichtigen Zweck: Sie stellt sicher, dass Kündigungen bewusst, authentisch und nachweisbar erfolgen und schützt beide Parteien vor Missverständnissen. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten die Vorgaben des § 623 BGB daher ernst nehmen.

Derzeit (Stand 2025) gilt uneingeschränkt: Ohne unterschriebenen Brief keine wirksame Kündigung. Zwar wird in der Politik immer wieder diskutiert, die elektronische Form für Kündigungen zuzulassen, um der Digitalisierung gerecht zu werden. Doch bis zu einer solchen Gesetzesänderung bleibt es bei der bewährten Regelung, dass ausschließlich schriftliche Kündigungen auf Papier rechtssicher sind. Arbeitgeber tun gut daran, Kündigungen formal korrekt auszusprechen, und Arbeitnehmer sollten ihre Rechte kennen – so wird gewährleistet, dass die Trennung im Arbeitsverhältnis nicht an Formfehlern scheitert.