Schwangerschaft, Mutterschutz, Beschäftigungsverbot und Elternzeit – das müssen Arbeitgeber wissen

Arbeitgeber stehen vor besonderen Herausforderungen, wenn eine Mitarbeiterin schwanger wird oder in Elternzeit gehen möchte. Es gilt, gesetzliche Pflichten einzuhalten, Fristen zu beachten und dennoch den Betriebsablauf zu organisieren. Nachfolgend erhalten Sie einen praxisnahen Überblick über die wichtigsten Pflichten, Fristen und Handlungsspielräume im Umgang mit Schwangerschaft, Mutterschutz, Beschäftigungsverboten sowie Kündigungsschutz und Elternzeit. Konkrete Tipps, Checklisten und Beispiele helfen, typische Fehler – von fehlerhaften Kündigungen bis hin zu versäumten Fristen – zu vermeiden.

Mitteilung der Schwangerschaft – Pflichten ab der Bekanntgabe

Wann und wie muss eine Schwangerschaft mitgeteilt werden? Eine gesetzliche Frist zur Bekanntgabe der Schwangerschaft gegenüber dem Arbeitgeber gibt es nicht. Das Mutterschutzgesetz (§ 15 MuSchG) empfiehlt jedoch, dass die werdende Mutter sobald wie möglich Schwangerschaft und voraussichtlichen Geburtstermin mitteilen soll. Je früher die Information erfolgt, desto besser, denn nur so kann der Arbeitgeber rechtzeitig Schutzmaßnahmen einleiten. Zur Form der Mitteilung gibt es keine Vorgaben – mündlich, telefonisch oder schriftlich ist zulässig, schriftlich wird aber aus Beweisgründen empfohlen.

Wichtig: Die Arbeitnehmerin muss keine negativen Folgen befürchten, wenn sie ihre Schwangerschaft später mitteilt. Zwar kann ein Arbeitgeber theoretisch Schadenersatz verlangen, wenn ihm durch eine sehr späte Mitteilung ein nachweisbarer Nachteil entsteht (z.B. weil keine Ersatzkraft gefunden werden konnte). In der Praxis scheitern solche Ansprüche aber meist daran, diesen Nachteil konkret zu beweisen. Ebenso unzulässig ist es, im Bewerbungsverfahren nach einer bestehenden Schwangerschaft zu fragen – eine Bewerberin darf in diesem Fall sogar die Unwahrheit sagen, ohne arbeitsrechtliche Konsequenzen (BAG-Rechtsprechung).

Pflichten des Arbeitgebers nach der Schwangerschaftsmitteilung

Sobald der Arbeitgeber von der Schwangerschaft erfährt, muss er unverzüglich handeln. Die Hauptpflichten nach Bekanntgabe einer Schwangerschaft sind im Mutterschutzgesetz klar geregelt:

• Aufsichtsbehörde informieren: Der Arbeitgeber muss die zuständige staatliche Aufsichtsbehörde (meist Gewerbeaufsichtsamt oder Amt für Arbeitsschutz) über die Schwangerschaft benachrichtigen. Diese Meldepflicht ist gesetzlich vorgeschrieben – bei Verstößen droht ein Bußgeld von bis zu 5.000 €. Erledigen Sie diese Meldung möglichst umgehend und schriftlich (oft gibt es dafür Formulare der Behörde).
• Gefährdungsbeurteilung und Schutzmaßnahmen: Prüfen Sie den Arbeitsplatz der Schwangeren auf mögliche Gefahren. Arbeitsschutz und Mutterschutz müssen nun großgeschrieben werden. Nach § 10 MuSchG ist eine aktuelle Gefährdungsbeurteilung vorzunehmen. Identifizieren Sie alle arbeitsbedingten Risiken für die werdende Mutter und das ungeborene Kind (z.B. Umgang mit Chemikalien, schwere körperliche Arbeit, Hitze, Lärm). Passen Sie die Arbeitsbedingungen an oder setzen Sie die Mitarbeiterin – falls nötig – auf einem ungefährlichen Arbeitsplatz ein. Können Gefahren nicht durch organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen werden, muss als letzte Maßnahme ein Beschäftigungsverbot ausgesprochen werden (mehr dazu unten).
• Informieren und kooperieren: Informieren Sie die Mitarbeiterin über alle ergriffenen Schutzmaßnahmen. Bieten Sie ein Gespräch an, um weitere Anpassungen ihrer Arbeitsbedingungen abzustimmen. So zeigen Sie Fürsorge und stellen sicher, dass die werdende Mutter ihre Rechte kennt (etwa hinsichtlich Pausen, Mehrarbeit oder Nachtarbeit).
• Nachweis der Schwangerschaft: Sie dürfen eine ärztliche Bescheinigung über die Schwangerschaft und den voraussichtlichen Entbindungstermin verlangen. Achtung: Die Kosten dafür tragen Sie als Arbeitgeber. Vermeiden Sie unnötige Details – ein einfaches Attest mit Bestätigung der Schwangerschaft und dem Termin genügt (weitere Gesundheitsdaten dürfen nicht verlangt werden).
• Freistellung für Vorsorgeuntersuchungen: Schwangere haben Anspruch darauf, für alle erforderlichen vorgeburtlichen Untersuchungen freigestellt zu werden. Versuchen Sie gemeinsam flexible Termine zu finden, aber gilt: Finden Untersuchungen während der Arbeitszeit statt, müssen Sie die Mitarbeiterin bezahlt freistellen. Eine Gehaltskürzung oder das Verlangen, die Zeit nachzuarbeiten, ist unzulässig – das volle Entgelt ist fortzuzahlen. Die Freistellung umfasst auch die benötigten Wegezeiten zum Arzt. (Tipp: Bitten Sie die Mitarbeiterin, Termine frühzeitig abzustimmen. Aber letztlich gehen Gesundheit und Mutterschutz vor.)

Zusätzlich sollten Arbeitgeber organisatorische Schritte einleiten: Planen Sie frühzeitig Ersatz für die Zeit der Mutterschutzfristen und ggf. der Elternzeit ein. Prüfen Sie, ob Kolleg*innen Aufgaben übernehmen müssen oder ob befristet eine Vertretung eingestellt werden sollte. Dokumentieren Sie alle wichtigen Daten (voraussichtlicher Geburtstermin, Mutterschutzfristen-Beginn, etc.) in Ihrem Kalender, damit keine Frist übersehen wird.

Checkliste: To-dos nach Bekanntwerden der Schwangerschaft:

• ✅ Behörde informieren: Meldung an Gewerbeaufsichtsamt/Arbeitsschutz schicken (Nachweis aufbewahren).
• ✅ Risiken prüfen: Gefährdungsbeurteilung aktualisieren, nötige Schutzmaßnahmen veranlassen.
• ✅ Gespräch anbieten: Mit der Mitarbeiterin offenen Austausch über Anpassungsbedarf führen.
• ✅ Attest einholen: Ggf. ärztliche Bestätigung der Schwangerschaft anfordern (Kosten übernimmt der Betrieb).
• ✅ Freistellungen gewähren: Arztbesuche während der Arbeitszeit ermöglichen, ohne Lohnabzug.
• ✅ Planung starten: Vertretungsregelung, Übergabe von Projekten und Dokumentation einleiten.

Mutterschutzfristen vor und nach der Geburt

Die Mutterschutzfristen sind gesetzlich festgelegte Beschäftigungsverbote rund um die Geburt. Sie dienen dem Schutz von Mutter und Kind in der späten Schwangerschaft und nach der Entbindung. Als Arbeitgeber müssen Sie diese Fristen genau kennen und einhalten:

• Schutzfrist vor der Geburt: In den letzten 6 Wochen vor dem voraussichtlichen Entbindungstermin darf eine schwangere Frau grundsätzlich nicht beschäftigt werden. Es handelt sich um ein relatives Beschäftigungsverbot: Auf ausdrücklichen eigenen Wunsch darf die werdende Mutter in dieser Zeit noch arbeiten – sie kann ihre Erklärung jedoch jederzeit widerrufen. Übt die Mitarbeiterin keinen Wunsch zu arbeiten aus, müssen Sie sie freistellen, selbst wenn sie sich fit fühlt. Planen Sie also ab 6 Wochen vor errechnetem Termin keinen Einsatz mehr ein.
• Schutzfrist nach der Geburt: 8 Wochen ab der Entbindung gilt ein absolutes Beschäftigungsverbot – in dieser Zeit darf die Mutter keinesfalls arbeiten. Bei Frühgeburten, Mehrlingsgeburten oder wenn ein Kind mit Behinderung zur Welt kommt, verlängert sich die Schutzfrist auf 12 Wochen nach der Geburt. Hier gibt es keine Ausnahme: selbst wenn die Mutter gern früher zurückkehren würde, ist eine Beschäftigung während der Schutzfrist gesetzlich verboten.
• Verlängerung bei Frühgeburt: Kommt das Kind vor dem errechneten Termin zur Welt, werden die nicht in Anspruch genommenen Tage der vorgeburtlichen Schutzfrist an die nachgeburtliche Zeit angehängt. So wird sichergestellt, dass die Mutter insgesamt auf mindestens 14 Wochen Mutterschutz kommt. (Beispiel: Statt 6 Wochen vor Geburt hatte sie nur 4 Wochen Mutterschutz, weil das Kind 2 Wochen zu früh kam – diese 2 Wochen werden nach der Geburt drangehängt, sodass sie dann 10 Wochen Mutterschutz hat.)
• Mutterschutz und Feiertage: Die Mutterschutzfristen rechnen ab dem tatsächlichen Geburtstag des Kindes. Wenn z.B. die 8-Wochen-Frist an einem Feiertag oder Wochenende endet, endet das Beschäftigungsverbot dennoch an genau diesem Tag um 24 Uhr. Ab dem nächsten Tag dürfte die Mutter rein rechtlich wieder arbeiten – natürlich nur, wenn sie nicht noch Elternzeit anschließt.

Während der Mutterschutzfristen müssen Sie als Arbeitgeber für eine nahtlose Vertretung bzw. Aufgabenumverteilung sorgen. Setzen Sie sich frühzeitig mit der Mitarbeiterin auseinander, um Übergaben vor Beginn der Schutzfrist zu organisieren.

Entgelt während der Mutterschutzfristen: Während der Schutzfristen (sowie bei Beschäftigungsverboten) erhält die Arbeitnehmerin Mutterschaftsgeld und einen Arbeitgeberzuschuss, damit sie finanziell keine Nachteile erleidet. Konkret zahlt die gesetzliche Krankenkasse in der Regel bis zu 13 € pro Kalendertag Mutterschaftsgeld, und Sie müssen als Arbeitgeber den Differenzbetrag zum normalen Nettogehalt beisteuern (Mutterschutzlohn). Gut zu wissen: Diese Arbeitgeberaufwendungen werden Ihnen über das sogenannte U2-Umlageverfahren von der Krankenkasse vollständig erstattet. Stellen Sie daher rechtzeitig die nötigen Anträge auf Erstattung bei Ihrer Krankenkasse und führen Sie den Zuschuss an die Mitarbeiterin pünktlich mit der Gehaltsabrechnung aus. So stellen Sie sicher, dass die werdende Mutter während Mutterschutz und Beschäftigungsverbot ihr gewohntes Einkommen erhält.

Tipp: Bitten Sie die Mitarbeiterin, Ihnen den tatsächlichen Geburtstermin zeitnah mitzuteilen (Vorlage der Geburtsurkunde), da hiervon das Ende der nachgeburtlichen Schutzfrist abhängt. So können Sie das genaue Rückkehrdatum berechnen. Auch sollten Sie klären, ob die Mitarbeiterin im Anschluss direkt Elternzeit nimmt (was häufig der Fall ist, siehe unten), oder ob sie nach Ende der 8 bzw. 12 Wochen Schutzfrist zunächst ihren Arbeitsplatz wieder antreten möchte.

Übersicht – Mutterschutzfristen und Beschäftigungsverbote rund um die Geburt:

Beschäftigungsverbote während der Schwangerschaft (individuell und generell)

Neben den allgemeinen Mutterschutzfristen gibt es Beschäftigungsverbote während der Schwangerschaft, um die Gesundheit von Mutter und Kind bei besonderen Gefährdungen zu schützen. Hier ist zwischen generellen Verboten kraft Gesetzes, individuell ärztlich attestierten Verboten und betrieblichen Beschäftigungsverboten zu unterscheiden. Als Arbeitgeber müssen Sie diese Verbote kennen und aktiv umsetzen, sobald die Voraussetzungen vorliegen.

Generelle (gesetzliche) Beschäftigungsverbote

Bestimmte gefährliche oder körperlich belastende Tätigkeiten dürfen Schwangere grundsätzlich nicht mehr ausüben. Das Mutterschutzgesetz listet in § 11 MuSchG solche unzulässigen Tätigkeiten und Arbeitsbedingungen. Dazu zählen insbesondere:

• Arbeiten mit erhöhter Unfall- oder Gesundheitsgefahr: z.B. Umgang mit gesundheitsgefährdenden Stoffen, Strahlen, Dämpfen, Hitze, Kälte, Nässe, Erschütterungen oder infektiösem Material. Ebenfalls untersagt sind Tätigkeiten mit hohem Unfallrisiko oder erhöhtem Risiko einer Berufskrankheit.
• Schwere körperliche Arbeit: Kein regelmäßiges Heben oder Tragen schwerer Lasten über 5 kg (ohne mechanische Hilfe) und keine gelegentlichen Lasten über 10 kg. Auch Arbeiten, bei denen sich die Schwangere ständig erheblich strecken, beugen, hocken oder gebückt arbeiten muss, sind unzulässig.
• Langes Stehen: Ab dem 6. Schwangerschaftsmonat gilt als gefährdend, wenn die Frau täglich länger als 4 Stunden ständig stehen muss. Solche dauerhaften stehenden Tätigkeiten sind dann zu unterbinden oder durch ausreichende Pausen/Hilfsmittel zu entschärfen.
• Akkord- und Fließbandarbeit: Tätigkeiten mit vorgegebenem Arbeitstempo (z.B. Akkordarbeit oder monotone Fließbandarbeiten) sind verboten, da sie eine besondere Stress- und Gesundheitsbelastung darstellen.
• Nacht- und Mehrarbeit: Schwangere dürfen grundsätzlich nicht zwischen 20 Uhr abends und 6 Uhr morgens arbeiten (§ 5 MuSchG). Ausnahmen bis 22 Uhr sind nur mit behördlicher Genehmigung und Zustimmung der Mitarbeiterin möglich. Arbeit an Sonn- und Feiertagen ist ebenfalls nur ausnahmsweise mit Ersatzruhezeit zulässig (§ 6 MuSchG). Mehrarbeit über 8,5 Stunden pro Tag (bei Volljährigen) ist unzulässig.

Als Arbeitgeber müssen Sie nach Bekanntwerden der Schwangerschaft sofort prüfen, ob die werdende Mutter solchen verbotenen Einflüssen an ihrem Arbeitsplatz ausgesetzt ist. Verbotene Tätigkeiten sind ab sofort zu unterlassen. Das kann bedeuten, dass Sie der Mitarbeiterin andere ungefährliche Aufgaben zuweisen oder technische/organisatorische Maßnahmen ergreifen, um die Gefahr zu beseitigen. Beispiel: Eine schwangere Chemielaborantin darf nicht mehr mit bestimmten Chemikalien arbeiten – Sie könnten sie stattdessen mit Dokumentationsaufgaben betrauen, bei denen kein Chemikalienkontakt besteht.

Tipp: Dokumentieren Sie schriftlich, welche Tätigkeiten die Mitarbeiterin ab Schwangerschaft nicht mehr ausüben darf und welche Ersatzaufgaben Sie ihr zugewiesen haben. So sind sowohl Sie als auch die Arbeitnehmerin auf der sicheren Seite und wissen, was erlaubt ist. Weisen Sie Kolleg*innen ein, damit sie die Schwangere nicht versehentlich zu verbotenen Tätigkeiten heranziehen.

Individuelles ärztliches Beschäftigungsverbot

Unabhängig von den allgemeinen Regeln kann ein Arzt ein individuelles Beschäftigungsverbot aussprechen, wenn die Gesundheit von Mutter oder Kind bei Fortdauer der Arbeit gefährdet wäre (§ 16 MuSchG). Solche individuellen Verbote kommen insbesondere in Betracht, wenn medizinische Komplikationen oder eine Risikoschwangerschaft vorliegen. Typische Fälle:

• Schwere Schwangerschaftsbeschwerden (z.B. vorzeitige Wehen, starke Übelkeit) ausschließlich schwangerschaftsbedingt (nicht krankheitsbedingt).
• Ärztliches Attest etwa: „Frau X darf ab sofort bis zum Mutterschutz nicht mehr arbeiten“ (generelles individuelles Verbot) oder teilweises Verbot, z.B. „maximal 4 Stunden täglich“ oder „nicht mehr als 5 kg heben“.

Als Arbeitgeber sind Sie rechtlich verpflichtet, ein ärztliches Beschäftigungsverbot umzusetzen. Das heißt, Sie dürfen die Schwangere entsprechend der ärztlichen Anweisung nicht weiterbeschäftigen (bzw. nur im erlaubten Umfang). Zögern Sie hier nicht: Die Gesundheit hat absoluten Vorrang. Fordern Sie bei Unklarheiten ruhig ein schriftliches ärztliches Attest ein, das den Umfang des Verbots genau beschreibt (z.B. welche Arbeiten noch zulässig sind, falls teilweises Verbot).

Hinweis: Sie dürfen bei einem individuellen Verbot eine Nachuntersuchung verlangen, wenn Zweifel bestehen – aber: Die Wahl des Arztes liegt bei der Arbeitnehmerin, und die Kosten einer Zweituntersuchung müssen Sie tragen. In der Praxis sollte man das Vertrauensverhältnis nicht belasten; eine Nachuntersuchung ist nur sinnvoll, wenn konkrete Gründe sprechen, dass das erste Attest fehlerhaft sein könnte.

Betriebliches Beschäftigungsverbot

Ein betriebliches Beschäftigungsverbot spricht der Arbeitgeber selbst aus, wenn er feststellt, dass am vorhandenen Arbeitsplatz eine unverantwortbare Gefährdung für die Schwangere besteht und keine Ausweichbeschäftigung möglich ist. Die Rechtsgrundlage findet sich in § 13 MuSchG: Danach müssen erst alle anderen zumutbaren Maßnahmen geprüft werden (Umgestaltung des Arbeitsplatzes, Versetzung auf einen anderen zumutbaren Posten). Nur wenn all das nicht greift, darf – und muss – der Arbeitgeber die Frau freistellen, sprich ein betriebliches Beschäftigungsverbot erteilen.

Beispiel: Eine schwangere Mitarbeiterin arbeitet an einer Maschine mit starkem Lärm und Erschütterungen. Ein Gehörschutz reicht nicht aus und es gibt keinen alternativen Arbeitsplatz im Betrieb. Hier müsste der Arbeitgeber sie vom Betrieb fernhalten, weil eine Gefährdung nicht ausgeschlossen werden kann.

Das betriebliche Beschäftigungsverbot kann sich auch auf begrenzte Zeiträume beziehen, wenn die Gefährdung nur vorübergehend ist. Beispiel: „Bis die defekte Absauganlage repariert ist, dürfen Schwangere den Chemieraum nicht betreten“ (vorläufiges Verbot). Auch die Aufsichtsbehörde kann ein solches Beschäftigungsverbot anordnen (behördliches Verbot), wenn sie bei einer Kontrolle feststellt, dass die Voraussetzungen vorliegen.

Wichtig: Steht die Mitarbeiterin unter einem ärztlichen oder betrieblichen Beschäftigungsverbot, dürfen Sie sie nicht einfach nach Hause schicken und „vergessen“. Halten Sie weiterhin Kontakt, klären Sie mit ihr offene organisatorische Fragen (z.B. Urlaubsabwicklung, s.u.) und bereiten Sie schon die Zeit nach dem Mutterschutz vor (eventuell Elternzeitplanung).

Entgeltfortzahlung und finanzielle Aspekte bei Beschäftigungsverboten

Eine schwangere Mitarbeiterin, die wegen eines Beschäftigungsverbots (ärztlich oder betrieblich) ganz oder teilweise von der Arbeit freigestellt ist, hat Anspruch auf ihren vollen Lohn (Mutterschutzlohn). Sie dürfen keine Gehaltseinbußen entstehen lassen. Das Entgelt bemisst sich nach dem Durchschnittsverdienst der letzten 3 Monate vor Eintritt der Schwangerschaft. Auch regelmäßige Zuschläge (z.B. für Schicht/Nachtarbeit, Überstunden) sind in diesen Durchschnitt einzurechnen. Bei schwankendem Gehalt wird also ein Mittelwert gebildet und dieser ausgezahlt, solange das Verbot andauert.

In der Praxis übernimmt oft die Krankenkasse im Rahmen der Umlage U2 die Erstattung dieses fortgezahlten Entgelts – stellen Sie dafür den Erstattungsantrag zeitnah, um Liquidität nicht zu belasten. Wichtig: Dieser Mutterschutzlohn wird vom Arbeitgeber gezahlt, ist aber sozialversicherungsfrei und wird refinanziert. Für die Mitarbeiterin stellt er sicher, dass sie finanziell so steht, als würde sie arbeiten.

Kurz gesagt: Egal ob Mutterschutzfrist oder Beschäftigungsverbot – die werdende Mutter bekommt ihr Geld, und zwar vom Arbeitgeber vorgestreckt, aber über Umlageverfahren letztlich von den Sozialversicherungen getragen. Kein finanzieller Grund rechtfertigt es also, eine Schwangere trotz Verbot arbeiten zu lassen!

Kündigungsschutz: Unkündbar? – Besonderer Schutz in Schwangerschaft und Elternzeit

Sobald eine Mitarbeiterin schwanger ist oder Elternzeit in Anspruch nimmt, greifen besondere Kündigungsschutzregeln. Diese sollen werdende Mütter und Eltern vor dem Verlust des Arbeitsplatzes in dieser besonderen Lebensphase schützen. Als Arbeitgeber ist es absolut entscheidend, diese Schutzvorschriften zu kennen, denn ein Verstoß führt regelmäßig zu unwirksamen Kündigungen und rechtlichen Konsequenzen. Im Folgenden die wichtigsten Punkte:

Kündigungsschutz während der Schwangerschaft

Von Beginn der Schwangerschaft bis vier Monate nach der Entbindung besteht ein besonderes Kündigungsverbot (§ 17 MuSchG). In diesem Zeitraum darf der Arbeitgeber nicht kündigen – unabhängig davon, ob die Mitarbeiterin in Vollzeit, Teilzeit, in Probezeit oder sogar in Kleinbetrieben beschäftigt ist. Der Schutz greift ab dem Zeitpunkt der Empfängnis (juristisch: „Eintritt der Schwangerschaft“), sofern dem Arbeitgeber die Schwangerschaft bekannt ist oder innerhalb von 2 Wochen nach Ausspruch der Kündigung mitgeteilt wird.

Das bedeutet konkret: Kündigt der Arbeitgeber unwissend eine Mitarbeiterin, die zu dem Zeitpunkt bereits schwanger war, kann die Arbeitnehmerin innerhalb von zwei Wochen nach Zugang der Kündigung ihren Schwangerschaftsstatus mitteilen (am besten schriftlich mit Attest). In diesem Fall wird die Kündigung rückwirkend unwirksam. Versäumt die Arbeitnehmerin die 2-Wochen-Frist unverschuldet (z.B. weil sie selbst die Schwangerschaft noch nicht kannte), greift der Schutz trotzdem – sie muss die Mitteilung dann unverzüglich nachholen. (Ein aktuelles BAG-Urteil stellt zudem klar, dass erst eine ärztliche Bestätigung zählt – ein positiver Selbsttest allein genügt nicht als „Kenntnis“ der Schwangerschaft.)

Ausnahmen vom Kündigungsverbot: In extremen Ausnahmefällen kann eine Kündigung während Schwangerschaft oder des 4-Monats-Zeitraums nach Geburt ausnahmsweise zulässig sein, nämlich wenn eine behördliche Zustimmung vorliegt. Die Hürden dafür sind sehr hoch. Die zuständige Landesbehörde (z.B. das Amt für Arbeitsschutz) muss den außergewöhnlichen Fall anerkennen. Mögliche Gründe können etwa sein:

• Insolvenz oder Betriebsschließung: Wenn der Betrieb insgesamt stillgelegt wird und eine Weiterbeschäftigung absolut unmöglich ist.
• Betriebsteil wird geschlossen: Wenn gerade der Arbeitsplatz der Schwangeren komplett wegfällt und keine Weiterbeschäftigung an anderer Stelle möglich ist.
• Kleinbetrieb ohne Ersatzmöglichkeit: In kleinsten Unternehmen, wo ohne die Schwangere der Betrieb nicht fortgeführt werden kann, kann im Ausnahmefall eine Entlassung genehmigt werden.
• Schwerwiegende Verfehlung: Wenn die Arbeitnehmerin eine schwere Pflichtverletzung begeht (Diebstahl o.ä.), die eine fristlose Kündigung rechtfertigen würde.

Doch selbst in solchen Fällen entscheidet die Behörde sehr streng pro Mutterschutz. Ohne behördliche Zustimmung ist jede Kündigung null und nichtig – die Frau behält ihren Arbeitsplatz und kann ggf. Lohn nachfordern.

Praxis-Tipp: Bevor Sie auch nur daran denken, einer schwangeren Mitarbeiterin zu kündigen, ziehen Sie unbedingt juristischen Rat hinzu und wenden Sie sich an die Aufsichtsbehörde. In der Regel sind andere Lösungen gefragt (Versetzung, Abmahnung bei Fehlverhalten etc.). Eine „normale“ betriebsbedingte Kündigung lässt sich in diesem Zeitraum praktisch nicht durchsetzen.

Eigenkündigung: Natürlich kann die Schwangere selbst jederzeit kündigen, wenn sie dies möchte – der besondere Kündigungsschutz hindert nur den Arbeitgeber an Kündigungen. Kündigt die Arbeitnehmerin selbst, gelten die vertraglichen/gesetzlichen Fristen.

Kündigungsschutz während der Elternzeit

Nimmt ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin Elternzeit, so genießt er/sie ebenfalls einen besonderen Kündigungsschutz nach § 18 BEEG. Während der gesamten Elternzeit darf der Arbeitgeber das Arbeitsverhältnis nicht kündigen. Dieser Schutz beginnt spätestens 8 Wochen vor Beginn der Elternzeit (bei Elternzeit, die im ersten 3 Lebensjahr des Kindes liegt). Bei Elternzeit zwischen dem 3. und 8. Geburtstag des Kindes beginnt der Kündigungsschutz bereits 14 Wochen vor Start der Elternzeit. Ab dem Moment der Anmeldung der Elternzeit – jedoch nicht früher als diese genannten Fristen – greift der Schutz. Das bedeutet, spätestens mit dem Elternzeitantrag (7 bzw. 13 Wochen vor Beginn, siehe unten) ist eine Kündigung tabu.

Der besondere Kündigungsschutz endet mit Ablauf der Elternzeit. Planen Sie also z.B. eine betriebsbedingte Maßnahme, die einen Elternzeitler betreffen soll, können Sie die Kündigung frühestens zum Tag nach dem Ende der Elternzeit aussprechen (unter Beachtung der dann geltenden Fristen). Beachten Sie: Kein Schutz zwischen Elternzeitabschnitten – wenn ein Mitarbeiter die Elternzeit z.B. in zwei Abschnitte aufteilt und zwischendurch zurückkehrt, gilt im Rückkehr-Zeitraum nur der allgemeine Kündigungsschutz. Während der aktiven Elternzeit-Abschnitte ist er hingegen geschützt.

Ausnahmen: Wie im Mutterschutz gilt auch hier: In besonderen Fällen kann ausnahmsweise mit behördlicher Zulässigung gekündigt werden. Die Gründe decken sich im Wesentlichen mit denen des Mutterschutzes (Insolvenz, Betriebsschließung, Stilllegung eines Betriebsteils, schwerwiegende Verfehlungen). Auch hier muss der Arbeitgeber vorab bei der zuständigen Behörde eine Ausnahmegenehmigung beantragen. Ohne diese ist eine Kündigung während Elternzeit unwirksam.

Wichtig: Der Kündigungsschutz in Elternzeit gilt auch, wenn der Mitarbeiter während der Elternzeit Teilzeit bei Ihnen arbeitet. Selbst eine Teilzeitbeschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber während der Elternzeit hebt den Schutz im ursprünglichen Arbeitsverhältnis nicht auf. (Allerdings wäre natürlich eine Kündigung des Nebenjob-Arbeitgebers nicht vom Schutz erfasst.)

Zusammenfassung Kündigungsschutz:

• Schwangerschaft: Kündigung verboten ab Schwangerschaftsbeginn bis 4 Monate nach Geburt. Gilt auch in Probezeit. Ausnahme nur mit Behördengenehmigung in extremen Fällen.
• Elternzeit: Kündigung verboten während der Elternzeit (einschl. 8 bzw. 14 Wochen vor Beginn). Ende des Schutzes mit Ende der Elternzeit. Ausnahme nur mit Behördengenehmigung in extremen Fällen.

Typische Fehler vermeiden: Keinesfalls sollte ein Arbeitgeber versuchen, durch Tricksen den Kündigungsschutz zu umgehen – etwa eine Kündigung aussprechen und „hoffen“, die Schwangerschaft werde nicht binnen 2 Wochen bekannt. Dies wäre höchst riskant: Kommt die Schwangerschaft doch ans Licht, ist die Kündigung unwirksam und es drohen Nachzahlung des Gehalts und ggf. Schadensersatz. Ein weiterer Fehler ist, Mitarbeiter kurz vor der Elternzeit loswerden zu wollen – ab Anmeldung steht derjenige unter Schutz, und eine Kündigung kurz davor könnte als Diskriminierung (Benachteiligung wegen des Geschlechts oder der Inanspruchnahme von Elternzeit) gewertet werden. Im Zweifel: Im Gespräch bleiben statt vorschnell kündigen.

Elternzeit: Anmeldung, Dauer, Arbeitgeberrechte und -pflichten

Die Elternzeit ermöglicht es Eltern, sich nach der Geburt eines Kindes eine Auszeit von der Arbeit für die Betreuung des Nachwuchses zu nehmen. Arbeitgeber sollten die Abläufe der Elternzeit genau kennen, um richtig zu reagieren. Hier erläutern wir Anmeldung und Dauer der Elternzeit, Aufteilungs- und Ablehnungsmöglichkeiten sowie Teilzeit während der Elternzeit aus Arbeitgebersicht.

Anspruch und Anmeldung der Elternzeit

Wer hat Anspruch? Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf Elternzeit, der mit dem Kind in einem Haushalt lebt und es selbst betreut – also Mutter oder Vater, leibliches Kind oder auch Adoptiv-/Pflegekind (hier gelten die gleichen Regeln). Der Anspruch besteht unabhängig von Betriebsgröße oder Betriebszugehörigkeit. Wichtig ist nur: Die Elternzeit muss fristgerecht und formell richtig angemeldet werden, damit sie wirksam in Anspruch genommen wird.

Form und Frist der Anmeldung: Elternzeit wird nicht „beantragt“ im Sinne eines Ersuchens, sondern einseitig vom Arbeitnehmer geltend gemacht. Der Mitarbeiter muss also lediglich rechtzeitig schriftlich mitteilen, dass und in welchem Zeitraum er/sie Elternzeit nehmen will. Eine Zustimmung des Arbeitgebers ist nicht erforderlich – wenn die Voraussetzungen (Fristen, Form, Anspruchsvoraussetzungen) erfüllt sind, tritt die Elternzeit automatisch ein. Diese Mitteilung muss schriftlich erfolgen (eigenhändige Unterschrift; E-Mail reicht nicht). Als Arbeitgeber bestätigen Sie den Empfang und den Zeitraum schriftlich, idealerweise zeitnah.

Die Fristen sind gesetzlich festgelegt (§ 16 BEEG):

• Elternzeit bis zum 3. Geburtstag des Kindes: 7 Wochen vorher muss der Antrag (die Mitteilung) dem Arbeitgeber vorliegen. Beispiel: Will die Mutter ab dem Tag nach dem Mutterschutz (sagen wir 8 Wochen nach Geburt) in Elternzeit gehen, muss sie spätestens 7 Wochen vorher – also eine Woche nach der Geburt – die Elternzeit anmelden.
• Elternzeit zwischen dem 3. und 8. Geburtstag des Kindes: 13 Wochen vorher ist die Frist. Diese längere Frist gilt für alle Elternzeitabschnitte, die in den Zeitraum 3.–8. Lebensjahr fallen.
• Väternote: Ein Vater, der direkt ab Geburt Elternzeit nehmen will, muss die 7-Wochen-Frist eigentlich einhalten – praktisch unmöglich, da das Kind ja noch nicht geboren ist. Hier wird in der Regel akzeptiert, dass der Vater spätestens 7 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin den Wunsch ankündigt und die endgültige Anmeldung sofort nach der Geburt nachreicht.

Als Arbeitgeber sollten Sie sofort prüfen, ob die Mitteilung fristgerecht und vollständig ist. Enthält sie den konkreten Zeitraum der gewünschten Elternzeit? Wurde sie rechtzeitig übergeben? Falls nein, haben Sie das Recht, auf Einhaltung der Frist zu bestehen – d.h. der Beginn der Elternzeit würde sich entsprechend verschieben, wenn die Anmeldung zu spät kam. (Tipp: Zeigen Sie sich hier wenn möglich kulant, z.B. wenn die Verspätung nur wenige Tage beträgt und betrieblich vertretbar ist.)

Dauer und Aufteilung der Elternzeit: Pro Kind hat jeder Elternteil bis zu 3 Jahre Elternzeit Anspruch. Die Elternzeit beginnt frühestens mit der Geburt und endet spätestens einen Tag vor dem 8. Geburtstag des Kindes. Beide Elternteile können Elternzeit auch gleichzeitig oder nacheinander nehmen, ganz wie sie möchten – die 3 Jahre gelten pro Elternteil.

Wichtig für die Planung: Bei der Anmeldung muss der Arbeitnehmer bereits festlegen, für welche Zeiträume innerhalb der ersten 2 Jahre Elternzeit genommen wird (sog. Bindungszeitraum nach § 16 BEEG). Diese Festlegung ist verbindlich. Änderungen oder Verlängerungen innerhalb der ersten 2 Jahre können nur mit Zustimmung des Arbeitgebers erfolgen. Meldet die Mitarbeiterin also z.B. 1 Jahr Elternzeit an und möchte dann doch verlängern, ist das Ihr Einverständnis erforderlich. (Ausnahme: Ein dringender Grund, warum der andere Elternteil doch nicht übernehmen kann, berechtigt zur Verlängerung ohne Zustimmung, § 16 Abs.3 BEEG.)

Nach den ersten 2 Jahren ist die weitere Elternzeit flexibler: Der verbleibende Rest der 3 Jahre kann auch später ohne Zustimmung genommen werden, sofern die Fristen eingehalten werden. Allerdings darf maximal 24 Monate der Elternzeit in den Zeitraum 3.–8. Geburtstag verschoben werden.

Aufteilen in Abschnitte: Seit 2015 darf jeder Elternteil seine Elternzeit in bis zu 3 Abschnitte aufteilen ohne Zustimmung des Arbeitgebers. Mehr als 3 Zeitabschnitte sind nur möglich, wenn der Arbeitgeber einverstanden ist. Wichtig: Liegt der 3. Abschnitt komplett zwischen dem 3. und 8. Geburtstag des Kindes, kann der Arbeitgeber diesen dritten Abschnitt aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen – er muss dies innerhalb von 8 Wochen nach Zugang des Antrags schriftlich tun. Andere Ablehnungsmöglichkeiten hat der Arbeitgeber bei korrekter Elternzeit-Anmeldung nicht; insbesondere kann er Elternzeit an sich nicht verweigern, wenn Anspruch besteht.

Beispiel (Aufteilung): Ihre Mitarbeiterin nimmt zunächst 12 Monate Elternzeit direkt nach dem Mutterschutz. Dann kehrt sie für 6 Monate in Teilzeit zurück. Anschließend möchte sie nochmals 12 Monate Elternzeit nehmen, bis das Kind 3 wird. Diese Aufteilung in zwei Abschnitte ist ohne weiteres möglich. Hätte sie noch 6 weitere Monate übrig und möchte diese erst nehmen, wenn das Kind 5 Jahre alt ist (dritter Abschnitt, zwischen 3 und 8 Jahr), könnten Sie nur in diesem Fall aus dringenden Gründen ablehnen – z.B. wenn genau in dem geplanten Zeitraum ein kleines Unternehmen ohne sie nicht funktionsfähig wäre. Auch hier müsste die Ablehnung binnen 8 Wochen mit schriftlicher Begründung erfolgen.

Pflichten des Arbeitgebers bei Elternzeit-Anmeldung: Sobald Sie die schriftliche Elternzeitmitteilung erhalten, sollten Sie schriftlich bestätigen – unter Angabe des Beginns und Endes der Elternzeit. Empfehlenswert ist es, in diesem Bestätigungsschreiben auch gleich Folgendes klarzustellen:

• Urlaubsregelung: Nach § 17 BEEG darf der Arbeitgeber den Jahresurlaub der Mitarbeiterin/des Mitarbeiters für jeden vollen Monat der Elternzeit um 1/12 kürzen, sofern während der Elternzeit keine Teilzeitarbeit für Sie geleistet wird. Diese Kürzung erfolgt nicht automatisch, sondern muss erklärt werden. Sie können bereits in der Elternzeit-Bestätigung mitteilen: „Ihr Urlaub wird für die Dauer der Elternzeit gemäß § 17 BEEG um … Tage reduziert.“ – So herrscht Klarheit. (Erfolgt keine Kürzung, kann der Mitarbeiter den Resturlaub nach der Rückkehr noch nehmen, ggf. sogar über das nächste März hinaus.)
• Vertretung und Kontakt: Teilen Sie – sofern schon absehbar – mit, wer während der Elternzeit Ansprechpartner ist und wie der Kontakt gehalten wird. Empfehlenswert ist, Elternzeitlern relevante Betriebsinformationen (z.B. große Umstrukturierungen, interne Stellenausschreibungen, Einladung zu Betriebsfeiern) zukommen zu lassen, damit sie den Anschluss nicht verlieren. Tipp: Fragen Sie, ob der Mitarbeiter etwa an Newsletter oder Mitteilungen während der Abwesenheit interessiert ist.

Teilzeit während der Elternzeit

Elternzeit bedeutet nicht zwingend komplette Auszeit. Viele Mitarbeiter möchten während der Elternzeit in Teilzeit weiterarbeiten. Dies kann sowohl im eigenen Unternehmen als auch bei einem anderen Arbeitgeber geschehen oder in Form von Selbständigkeit. Als Arbeitgeber sollten Sie wissen, unter welchen Voraussetzungen ein Anspruch besteht und wie Sie mit Teilzeitwünschen umgehen.

Zulässiger Arbeitsumfang: Während der Elternzeit dürfen Arbeitnehmer bis zu 32 Stunden pro Woche arbeiten (seit einer Gesetzesänderung für Geburten ab Sept. 2021; zuvor 30 Stunden). Entscheidend ist der Durchschnitt pro Monat, d.h. auch mal mehr in der einen Woche und weniger in der anderen, solange im Schnitt 32 Stunden/Woche nicht überschritten werden. Mehr als 32 Stunden (d.h. praktisch Vollzeit) schließen sich mit Elternzeit aus – dann würde faktisch die Elternzeit enden.

Freiwillige Teilzeitvereinbarung vs. Teilzeitanspruch

Zunächst kann natürlich freiwillig jederzeit eine Teilzeit während der Elternzeit zwischen Ihnen und dem Mitarbeiter vereinbart werden, solange die 32-Stunden-Grenze gewahrt ist. Viele Arbeitgeber und Arbeitnehmer finden hier einvernehmliche Lösungen – schließlich profitieren beide, wenn die Arbeitskraft teilweise erhalten bleibt. Sofern beide Seiten einverstanden sind, kann also jederzeit und auch in kleineren Betrieben eine Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit umgesetzt werden.

Darüber hinaus gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Teilzeit während der Elternzeit, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind (§ 15 Abs.7 BEEG):

• Der Betrieb beschäftigt in der Regel mehr als 15 Arbeitnehmer (ohne Azubis).
• Das Arbeitsverhältnis besteht länger als 6 Monate ununterbrochen.
• Die gewünschte Arbeitszeit soll zwischen 15 und 32 Stunden pro Woche liegen (mindestens 2 Monate lang).
• Keine dringenden betrieblichen Gründe stehen entgegen.

Sind diese Voraussetzungen kumulativ erfüllt, kann der Arbeitnehmer verlangen, während der Elternzeit in dem genannten Umfang bei Ihnen zu arbeiten. Dringende betriebliche Gründe gegen die Teilzeit könnten z.B. sein, dass der Arbeitsplatz in Teilzeit nicht sinnvoll organisierbar ist oder gerade wegfällt. Die Hürden sind relativ hoch – als Arbeitgeber muss man konkrete Nachteile darlegen, warum gerade die vorgeschlagene Verringerung nicht machbar ist.

Antragsverfahren: Der Mitarbeiter, der Teilzeit während Elternzeit wünscht (egal ob im Rahmen des Anspruchs oder auf freiwilliger Basis), muss rechtzeitig einen Antrag in Textform stellen. Die Fristen entsprechen denen der Elternzeitanmeldung:

• Bei Teilzeit, die vor dem 3. Geburtstag des Kindes liegen soll: 7 Wochen vorher Antrag stellen.
• Bei Teilzeit zwischen 3. und 8. Geburtstag: 13 Wochen vorher.

Im Antrag muss der Arbeitnehmer Beginn, Dauer und gewünschten Stundenumfang angeben (z.B. „Teilzeit ab 1. Oktober, für 6 Monate, 20 Stunden/Woche“). Hilfreich ist auch ein Vorschlag zur Verteilung der Arbeitszeit (z.B. konkrete Wochentage), den sollte der Mitarbeiter idealerweise mit angeben.

Reaktion des Arbeitgebers: Erhalten Sie einen solchen Antrag, müssen Sie spätestens innerhalb von 4 Wochen schriftlich darauf antworten (bei Antrag für Zeit bis 3. Geburtstag). Bei Antrag für die Zeit 3.–8. Geburtstag haben Sie 8 Wochen Zeit zur Antwort. Verpassen Sie diese Frist oder antworten nicht schriftlich, gilt die Teilzeit automatisch als genehmigt mit den gewünschten Konditionen! Diese „Zustimmungsfiktion“ für Anträge (gilt für Kinder geboren ab 1. Juli 2015) ist ein äußerst wichtiger Punkt. Typischer Fallstrick: Wenn der Arbeitgeber die Frist versäumt, hat der Arbeitnehmer von Gesetzes wegen das Recht, genau so Teilzeit zu arbeiten, wie beantragt – selbst wenn es eigentlich betriebliche Bedenken gäbe. Stellen Sie also sicher, dass Sie diese Fristen notieren und rechtzeitig reagieren.

Falls Sie den Antrag ablehnen wollen, muss dies schriftlich mit Begründung erfolgen. Als Gründe sind nur die erwähnten dringenden betrieblichen Gründe zulässig (etwa organisatorisch unmöglich, keine geeignete Teilzeitstelle, Wegfall des Arbeitsplatzes). Hier ist eine hohe Sorgfalt bei der Begründung nötig, da Arbeitnehmer die Ablehnung vor dem Arbeitsgericht überprüfen lassen können. Seit neuester Rechtslage (Ende 2022) besteht sogar in sogenannten Konsensfällen (wo kein gesetzlicher Anspruch mangels 15 MA oder 6 Monate besteht) eine Pflicht, eine Ablehnung innerhalb von 4 Wochen mit Gründen zu versehen. Transparenz ist hier also vorgeschrieben.

Wichtig: Der Arbeitgeber kann den Antrag nur insgesamt annehmen oder ablehnen. Es ist nicht zulässig, z.B. den Stundenumfang zu genehmigen, aber die Verteilung abzulehnen – oder umgekehrt. Entweder man findet gemeinsam eine einvernehmliche Änderung (immer möglich), oder man lehnt mit triftiger Begründung komplett ab.

In vielen Fällen empfiehlt es sich, das Gespräch mit dem Mitarbeiter zu suchen, um einvernehmliche Lösungen zu Arbeitszeit und Verteilung zu finden. Häufig lassen sich betriebliche Bedürfnisse und die Wünsche der jungen Eltern durch etwas Flexibilität auf beiden Seiten vereinbaren. Eine gütliche Einigung erspart Formalitäten und erhält das gute Verhältnis.

Teilzeit bei anderem Arbeitgeber: Will der Mitarbeiter während der Elternzeit woanders arbeiten (oder eine selbständige Tätigkeit aufnehmen), braucht er Ihre Zustimmung (§ 15 Abs.4 BEEG). Sie können diese nur verweigern, wenn die andere Tätigkeit betriebliche Interessen beeinträchtigt. Das wäre z.B. der Fall bei Konkurrenzunternehmen oder wenn der Mitarbeiter dadurch die Erholung gefährdet. Dieses Thema sollten Elternzeitler also offen mit Ihnen besprechen – meist lässt sich hier auch eine Einigung finden (ggf. mit Nebenabreden, dass keine Geschäftsgeheimnisse weitergegeben werden usw.).

Rechte bei und nach der Elternzeit – Rückkehr, Urlaub, Position

Suspendierung der Hauptpflichten: Während der Elternzeit ruht das beiderseitige Hauptleistungspflichten-Verhältnis – der Arbeitnehmer muss nicht arbeiten, der Arbeitgeber muss keinen Lohn zahlen. Andere Pflichten (Verschwiegenheit, Treuepflicht, etc.) bestehen fort. Für den Arbeitgeber wichtig: Die Sozialversicherung (Kranken-, Rentenversicherung) läuft für den Arbeitnehmer in Elternzeit weiter (ggf. beitragsfrei gestellt), hier sind Meldungen an die Krankenkasse vorzunehmen.

Urlaubsansprüche: Wie oben erwähnt, kann der Urlaub pro vollen Elternzeitmonat um 1/12 gekürzt werden – machen Sie von diesem Recht Gebrauch, müssen Sie dies aktiv erklären. Geschieht keine Kürzung, behält der Mitarbeiter den nicht genommenen Resturlaub und kann ihn nach Rückkehr im laufenden oder nächsten Urlaubsjahr noch nehmen (genauer: wenn Rückkehr in Q4, sogar Übertrag bis Ende Q1 übernächsten Jahres). Üblicherweise teilt der Arbeitgeber in der Elternzeit-Bestätigung die Kürzung mit, um Missverständnisse zu vermeiden.

Sonderfall Mutterschutz innerhalb Elternzeit: Wird die Mitarbeiterin während der Elternzeit erneut schwanger, gelten Mutterschutzfristen und -geld. Sie kann die aktuelle Elternzeit zwecks Mutterschutzleistungen vorzeitig beenden (mit 8 Wochen Ankündigungsfrist) und nach dem Mutterschutz ggf. die Restelternzeit anhängen. Als Arbeitgeber behalten Sie hier den Überblick und stimmen die Modalitäten ab – eine Kündigung ist natürlich auch dann ausgeschlossen.

Rückkehr aus der Elternzeit: Mit Ablauf der Elternzeit „lebt das Arbeitsverhältnis automatisch wieder auf“, d.h. der Mitarbeiter hat grundsätzlich das Recht, an seinen Arbeitsplatz zurückzukehren. Allerdings besteht kein absoluter Anspruch auf genau den früheren Arbeitsplatz, sofern dieser z.B. durch eine Umstrukturierung weggefallen ist. Sie müssen aber eine gleichwertige Beschäftigung anbieten, die der ursprünglichen Position in Aufgaben und Vergütung entspricht. Innerhalb des arbeitsvertraglich Vereinbarten können Sie also im Rahmen Ihres Direktionsrechts eine andere, aber vergleichbare Stelle zuweisen.

In der Praxis versuchen verantwortungsbewusste Arbeitgeber, die Rückkehr gut vorzubereiten: Nehmen Sie frühzeitig Kontakt auf, erkundigen Sie sich, ob die Person auf dem Laufenden bleiben möchte. Kurz vor Ende der Elternzeit (spätestens 4–6 Wochen vorher) sollte ein Gespräch stattfinden: Wie ist der Wiedereinstieg geplant? Braucht es Fortbildungen, um Verpasstes aufzuholen? Gibt es Wünsche nach Teilzeit (sofern nicht schon genutzt)? Legen Sie den genauen Wiedereintrittstermin fest, besonders wenn das Elternzeitende etwa aufs Wochenende fällt – meist wird der nächste Werktag vereinbart.

Stillende Mütter nach Rückkehr: Auch nach der Elternzeit bzw. nach Wiedereinstieg gibt es noch Mutterschutz-Aspekte: Innerhalb des ersten Jahres nach der Geburt muss der Arbeitgeber Stillpausen gewähren. Wenn die Mutter also nach z.B. 9 Monaten Elternzeit wiederkommt und noch stillt, hat sie Anspruch auf zwei Stillpausen von mind. 30 Minuten bzw. eine Pause von 60 Minuten pro Tag (bei >8 Stunden Arbeit) – bei vollem Gehaltsanspruch, ohne Anrechnung als Pause. Planen Sie dies ein, falls relevant, und finden Sie betrieblich passende Lösungen (z.B. einen ruhigen Raum zum Abpumpen bereitstellen).

Kündigung nach der Elternzeit: Nach Ende der Elternzeit besteht kein besonderer Kündigungsschutz mehr. Dennoch sollte man sehr vorsichtig agieren: Eine unmittelbar bei Rückkehr ausgesprochene Kündigung kann als Indiz für eine Benachteiligung wegen der Elternzeit gewertet werden. Arbeitgeber sollten – falls betrieblich unvermeidbar – eine Kündigung gut begründen (betriebliche Erfordernisse etc.) und idealerweise etwas Zeit ins Land gehen lassen. Hinweis: Kündigungsfristen können während Elternzeit abgekürzt sein, wenn der Arbeitnehmer selbst kündigen will (§ 19 BEEG erlaubt Kündigung mit 3 Monats-Frist zum Ende der Elternzeit). Für Arbeitgeber gibt es ein solches Sonderkündigungsrecht nicht – hier gelten die normalen Fristen und der oben beschriebene Schutz.

Typische Fehler und Risiken – und wie man sie vermeidet

Zum Abschluss ein Blick auf häufige Fehler, die Arbeitgeber in Zusammenhang mit Schwangerschaft, Mutterschutz und Elternzeit machen – und wie Sie diese vermeiden können:

• Kündigungsschutz missachten: Der Klassiker ist die unwirksame Kündigung einer Schwangeren oder eines Mitarbeiters in Elternzeit. Dies führt unweigerlich zu Kündigungsschutzklagen – die Kündigung wird nichtig, und Sie haben Zeit, Geld und Nerven verloren. Vermeidung: Kündigen Sie niemals ohne behördliche Zustimmung während Schwangerschaft oder Elternzeit. Im Zweifel immer erst rechtlichen Rat suchen.
• Fristen versäumen (Arbeitgeber): Ein häufiger Stolperstein ist das Übersehen von Fristen. Beispiel: Ein Mitarbeiter beantragt Teilzeit in Elternzeit – Sie antworten nicht rechtzeitig innerhalb von 4 bzw. 8 Wochen. Folge: Der Antrag gilt automatisch als genehmigt, selbst wenn Sie Bedenken hatten. Vermeidung: Sofort alle relevanten Fristen notieren (Elternzeit-Anmeldungen, Teilzeit-Bescheide, etc.) und idealerweise vormerken. Nutzen Sie Musterbriefe und Checklisten, um fristwahrend zu reagieren.
• Fristen versäumen (Arbeitnehmer): Auch Ihre Mitarbeiter können Fehler machen, z.B. Elternzeit zu spät anmelden. Hier sollten Sie nicht unreflektiert drauf bestehen, „dass jetzt Pech ist“. Zeigen Sie – soweit betrieblich machbar – Entgegenkommen, um Konflikte zu vermeiden. Weisen Sie aber auch vorbeugend im Intranet oder Personalhandbuch auf Fristen hin, damit solche Situationen gar nicht entstehen.
• Melde- und Dokumentationspflichten ignorieren: Manche Arbeitgeber vergessen, die Schwangerschaft der Behörde zu melden – ein Bußgeld bis 5.000 € kann die Folge sein. Oder sie führen keine Gefährdungsdokumentation durch. Vermeidung: Erledigen Sie Meldepflichten unverzüglich und dokumentieren Sie Ihre Mutterschutz-Maßnahmen schriftlich (Checkliste abhaken, Akte führen). So können Sie im Zweifel nachweisen, Ihrer Fürsorgepflicht nachgekommen zu sein.
• Mutterschutzregelungen umgehen: Ob aus Unkenntnis oder Personalnot – es kommt vor, dass Schwangere dennoch zu verbotenen Arbeiten oder zu langem Arbeiten gedrängt werden. Das ist nicht nur gesetzeswidrig, sondern auch gefährlich. Vermeidung: Halten Sie sich strikt an die MuSchG-Vorgaben (keine Nachtarbeit, keine gefährlichen Tätigkeiten, keine Überstunden etc.). Im Zweifel lieber eine Person mehr einstellen oder temporär umorganisieren, statt gegen Mutterschutz zu verstoßen. Die Behörden können sonst empfindliche Bußgelder (bis zu 30.000 €) verhängen.
• Fehlende schriftliche Bestätigungen: Wird Elternzeit nicht schriftlich bestätigt oder Urlaub nicht klar geregelt, entstehen Unsicherheiten. Vermeidung: Bestätigen Sie jede Elternzeit-Anmeldung schriftlich, mit Angabe von Beginn/Ende und ggf. Hinweis auf Urlaubskürzung. So wissen alle Seiten, woran sie sind. Bewahren Sie Kopien der Schreiben in der Personalakte auf.
• Urlaubsansprüche falsch behandeln: Vergessen Sie, den Urlaub während der Elternzeit zu regeln, könnte der Mitarbeiter später überraschend viele Resttage einfordern. Vermeidung: Nutzen Sie Ihr Recht zur Urlaubskürzung pro Elternzeitmonat – oder falls Sie kulant verzichten, kommunizieren Sie klar, wie viele Tage nach der Rückkehr noch verfügbar sind.
• Vertretung falsch befristen: Wenn Sie für Mutterschutz/Elternzeit eine Vertretung befristet einstellen, achten Sie auf eine sachlich richtige Befristung nach TzBfG. Als Grund kommt „Vertretung wegen Elternzeit von Frau X“ in Betracht (§ 14 Abs.1 TzBfG). Nennen Sie im Vertrag den konkreten Sachgrund und idealerweise die Verknüpfung mit der Rückkehr (z.B. „befristet bis 3 Monate nach Ende der Elternzeit von Frau X, voraussichtlich der “). So vermeiden Sie, dass die Befristung unwirksam ist und Sie ungewollt eine unbefristete Kraft an Bord haben.
• Kommunikationsfehler: Ein weicherer Faktor: Schlechte oder fehlende Kommunikation. Schwangere und Elternzeitler fühlen sich manchmal abgekoppelt. Vermeidung: Bleiben Sie im Gespräch, bieten Sie z.B. an, dass die Mitarbeiterin während der Elternzeit freiwillig an Teamevents teilnehmen kann, informieren Sie über größere Veränderungen im Betrieb. Das stärkt die Bindung und erleichtert die Rückkehr – und es beugt Missverständnissen vor (etwa falsche Erwartungen zur Rückkehrposition).

Zuletzt: Nehmen Sie Unterstützung in Anspruch. Insbesondere bei komplexen Fällen (z.B. Schwangerschaft in der Probezeit, erneute Schwangerschaft während Elternzeit, Streit um Teilzeitwunsch) ist eine Beratung durch einen Fachanwalt sinnvoll. Arbeitsgerichte fällen regelmäßig Urteile zu Detailfragen – auf aktuellem Stand zu bleiben, erhöht Ihre Rechtssicherheit. Mit dem richtigen Wissen und einer vorausschauenden Planung lassen sich jedoch die meisten Klippen umschiffen, sodass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmerin die Zeit von Schwangerschaft, Mutterschutz und Elternzeit gut und konfliktfrei meistern.