Gehaltsauskunft für mehrere Jahre und im ganzen Unternehmen? LAG Köln setzt Grenzen

Stellen Sie sich vor, eine langjährige Mitarbeiterin vermutet, dass sie bei gleicher Arbeit weniger verdient als ihre männlichen Kollegen. Sie beruft sich auf das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) und verlangt vom Arbeitgeber detaillierte Auskünfte: Wie werden ihre und die Gehälter der männlichen Kollegen festgelegt – und zwar für mehrere Jahre und unternehmensweit. Muss der Arbeitgeber so umfassend Auskunft geben? Mit dieser Frage befasste sich das Landesarbeitsgericht (LAG) Köln (Urteil vom 12.02.2025, Az. 5 Sa 479/23). Das Gericht dämpfte die Erwartungen der Arbeitnehmerin deutlich: Der Auskunftsanspruch ist enger gefasst, als man denken mag. Im Folgenden erklären wir die Entscheidung und was sie für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bedeutet.

Der individuelle Auskunftsanspruch nach EntgTranspG – ein Überblick

Das Entgelttransparenzgesetz soll Beschäftigten – vor allem Frauen – helfen, „gleichen Lohn für gleiche oder gleichwertige Arbeit“ durchzusetzen. Kernstück ist ein individueller Auskunftsanspruch: In Betrieben mit mehr als 200 Beschäftigten haben Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch zu erfahren, nach welchen Kriterien und Verfahren ihr Entgelt festgelegt wird und was vergleichbare Kollegen des anderen Geschlechts durchschnittlich verdienen. So können z.B. Arbeitnehmerinnen erfragen, wie sich ihr Gehalt zusammensetzt und wie hoch der mediane Lohn ihrer männlichen Kollegen in einer vergleichbaren Position ist. Voraussetzung ist, dass mindestens fünf vergleichbare Kollegen des anderen Geschlechts vorhanden sind – sonst kann der Arbeitgeber die Angabe verweigern, um Rückschlüsse auf einzelne Personen zu vermeiden.

Der Auskunftsanspruch muss in Textform gestellt werden und kann alle zwei Jahre erneut geltend gemacht werden (es sei denn, es haben sich wesentliche Veränderungen ergeben). Bei tarifgebundenen Arbeitgebern wird der Antrag in der Regel über den Betriebsrat gestellt; bei nicht tarifgebundenen direkt an den Arbeitgeber. Arbeitgeber sind verpflichtet, die verlangten Auskünfte innerhalb von drei Monaten zu erteilen. Wichtig zu wissen: Eine Auskunft dient primär der Transparenz, sie begründet nicht automatisch einen Anspruch auf Lohnausgleich. Allerdings kann eine festgestellte ungerechtfertigte Entgeltlücke als Indiz für eine Diskriminierung dienen und weitere juristische Schritte (bis hin zur Einklagen des gleichen Lohns) ermöglichen.

Der Fall: Auskunftsverlangen über mehrere Jahre

In dem vom LAG Köln entschiedenen Fall arbeitete die Klägerin seit vielen Jahren in einer Vertriebsposition („Modern Work Place Specialist“). Sie stellte fest, dass alle vergleichbaren männlichen Kollegen höher eingestuft und besser bezahlt waren – keiner hatte so eine niedrige Vergütungsstufe wie sie. Das Unternehmen hatte ein komplexes Entgeltsystem mit Karrierestufen und Job-Levels. Für ihre Einstufung galten interne Regeln, die in Gesamtbetriebsvereinbarungen festgehalten waren (etwa ein Karrierestufen-Plan namens „Career Guide“). Allerdings gab es keine schriftliche Regel zur konkreten Zuordnung eines Mitarbeiters innerhalb der vorgegebenen Vergütungsbänder – dies erfolgte offenbar durch Ermessen der Vorgesetzten.

Die Klägerin verlangte auf Grundlage des EntgTranspG umfassende Auskunft. Konkret forderte sie:

• Erläuterung der Kriterien und Verfahren, nach denen ihr eigenes Gehalt und die Gehälter ihrer männlichen Kollegen in den Jahren 2019 und 2020 festgelegt wurden (z.B. welche Maßstäbe für Einstufungen und Beförderungen gelten).
• Statistische Angaben (hochgerechneter Median) des monatlichen Bruttoentgelts ihrer männlichen Kollegen in vergleichbarer Position – und zwar gleich für die Jahre 2017, 2018, 2019 und 2020.

Der Arbeitgeber weigerte sich weitgehend. Zunächst bezweifelte er, dass genügend vergleichbare Kollegen im selben Betrieb tätig seien (gesetzlich sind mindestens 6 Vergleichspersonen erforderlich). Außerdem argumentierte die Firma, sie habe bereits alle notwendigen Infos geliefert: Das Gehaltssystem sei durch interne Betriebsvereinbarungen klar definiert und der Klägerin bekannt (sie war selbst Betriebsratsmitglied). Mehr Details, etwa zu aktienbasierten Vergütungsbestandteilen, schulde man nicht. Außerdem, so die Auffassung des Arbeitgebers, sei das Auskunftsverlangen überspannt – es erstrecke sich unzulässig über mehrere Jahre und über den lokalen Betrieb hinaus auf das gesamte Unternehmen.

In erster Instanz bekam die Arbeitnehmerin zunächst Recht: Das Arbeitsgericht Köln gab ihrem Antrag statt. Doch der Arbeitgeber ging in Berufung – mit Erfolg. Das LAG Köln hob das erstinstanzliche Urteil auf und wies die Auskunftsklage ab. In der Entscheidung stellte das LAG Köln drei wichtige Grundsätze klar, die den Umfang des Auskunftsanspruchs deutlich begrenzen.

Urteil des LAG Köln: Wichtige Grenzen des Auskunftsanspruchs

1. Verweis auf Betriebsvereinbarung genügt als Auskunft über Entgeltkriterien

Nach § 11 EntgTranspG muss der Arbeitgeber auf Antrag die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung offenlegen. Im Tarifbereich sieht das Gesetz vor, dass ein einfacher Verweis auf den Tarifvertrag und dessen Zugänglichkeit ausreicht (§ 11 Abs.2 S.2 EntgTranspG). Im vorliegenden Fall gab es zwar keinen Tarifvertrag, aber detaillierte Betriebsvereinbarungen zur Eingruppierung (Career Guide mit Karrierestufen). Das LAG Köln entschied, dass die gleichen Grundsätze hier analog gelten: Sind Entgeltkriterien in einer Betriebsvereinbarung geregelt, erfüllt der Arbeitgeber seine Auskunftspflicht bereits dadurch, dass er diese Regelungen benennt und mitteilt, wo sie einsehbar sind. Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber musste der Klägerin keine individuellen Erklärungen geben, warum sie persönlich in eine niedrigere Stufe eingruppiert wurde. Es genügte, dass er das allgemeine Regelwerk zur Gehaltsbestimmung offenlegte.

Das LAG stützte diese analoge Anwendung auf Sinn und Zweck des Gesetzes. Der Gesetzgeber wollte Arbeitgeber entlasten, wenn transparente kollektivrechtliche Vereinbarungen existieren. Es wäre widersprüchlich, Tarifverträge zu privilegieren, Betriebsvereinbarungen aber anders zu behandeln. Im Ergebnis darf ein Arbeitgeber also auf betrieblich vereinbarte Vergütungssysteme verweisen. Eine darüberhinausgehende „Maßanfertigung“ der Kriterien für jeden Einzelfall ist nicht erforderlich, selbst wenn gewisse Ermessensspielräume (wie hier bei der Einstufung ins konkrete Job-Level) bestehen. Die Klägerin erhielt von der Beklagten im Prozess sämtliche einschlägigen Unterlagen zur Einstufungsmethodik – damit war dieser Teil des Auskunftsanspruchs bereits erfüllt.

2. Auskunft gibt es nur für das letzte Kalenderjahr vor dem Antrag

Ein zentrales Anliegen der Klägerin war, mehrere Jahre an Gehaltsinformationen zu erhalten (2017–2020). Das LAG stellte klar, dass das **EntgTranspG Auskünfte nur jahresweise erlaubt – und zwar immer bezogen auf das Kalenderjahr vor Zugang des Antrags. In § 11 Abs.3 Satz 2 EntgTranspG heißt es ausdrücklich, die Auskunft ist „jeweils bezogen auf ein Kalenderjahr“ zu erteilen. Nach Auffassung des Gerichts meint dies das Jahr unmittelbar vor dem Antrag.

Im vorliegenden Fall hatte die Klägerin im Juni 2019 Auskunft verlangt – also konnte sie höchstens Daten für 2018 beanspruchen. Für frühere Jahre (2017) oder nachfolgende Jahre (2019/2020) bestand kein Anspruch. Diese Auslegung untermauerte das LAG auch mit dem Schutzzweck des Gesetzes: Der Gesetzgeber will primär aktuelle Entgeltdiskriminierungen aufdecken und zugleich den Verwaltungsaufwand für Arbeitgeber begrenzen. Würde man mit einem Antrag gleich mehrere Jahre abdecken können, liefe auch die in § 10 Abs.2 EntgTranspG geregelte Zwei-Jahres-Sperrfrist ins Leere. Arbeitnehmer können also nicht in einem Rutsch die Entgelthistorie über viele Jahre ausleuchten, sondern müssen sich auf das letzte Jahr beschränken – geduldete Ausnahme war lediglich eine Übergangsregel fürs erstmalige Inkrafttreten, die hier aber keine Rolle spielte.

3. Auskunftsanspruch ist betriebsbezogen, nicht unternehmensweit

Besonders wichtig für große Unternehmen: Das LAG Köln stellte unmissverständlich klar, dass sich der Auskunftsanspruch auf den Betrieb der anfragenden Person beschränkt. Die Klägerin hatte argumentiert, man müsse wegen EU-Recht eigentlich konzern- oder unternehmensweit vergleichen – zumal ihr Standort („K“) gar kein eigenständiger Betrieb sei, da viele Kollegen im Home-Office standortübergreifend arbeiteten. Dem erteilte das Gericht eine Absage. Der Begriff „Betrieb“ im EntgTranspG ist im normalen arbeitsrechtlichen Sinne zu verstehen (wie im Betriebsverfassungsgesetz). Das Gesetz spricht ausdrücklich von „in demselben Betrieb“ und „bei demselben Arbeitgeber“ – daraus folgt, dass die Vergleichsbetrachtung örtlich begrenzt ist. Auch der betriebliche Betriebsrat wird in das Auskunftsverfahren einbezogen, was ebenfalls zeigt, dass nicht das Gesamtunternehmen betrachtet werden soll.

Im konkreten Fall hatte die Beklagte sechs Standorte in Deutschland, jeder mit eigenem Betriebsrat – also jeweils eigene Betriebe. Der Standort der Klägerin (K) zählte zwar zum Gesamtkonzern, war aber wegen räumlicher Entfernung und eigener Arbeitnehmervertretung als eigenständiger Betrieb zu werten. Die Auskunftspflicht bezog sich folglich nur auf die männlichen Kollegen in Köln, nicht etwa auf alle im Unternehmen bundesweit. Die Klägerin hatte jedoch ausdrücklich unternehmensweite Daten verlangt („…bei der Beklagten… beschäftigten Männer“). Das LAG lehnte es ab, diesen Antrag großzügig auf den Betrieb auszulegen – die Klägerin wollte erkennbar die große Lösung, also wurde ihr Antrag insgesamt abgewiesen.

Damit steht fest: Arbeitnehmer dürfen nur Kollegen innerhalb desselben Betriebs zum Vergleich heranziehen. Ein unternehmensweiter Gehaltsvergleich ist nicht vom individuellen Auskunftsanspruch gedeckt. Dies ist europarechtskonform und in vielen Fällen auch sachgerecht, so das LAG – denn ein einzelner Standort oder Betrieb ist oft überschaubarer und homogener, was den Vergleich aussagekräftiger macht.

Praktische Handlungsempfehlungen für Arbeitnehmer

Für Arbeitnehmer (und insbesondere Arbeitnehmerinnen) ergeben sich aus dem Urteil folgende Tipps:

• Prüfen, ob ein Anspruch besteht: Der individuelle Auskunftsanspruch gilt nur, wenn der Arbeitgeber in der Regel mehr als 200 Beschäftigte im Betrieb hat. In kleineren Betrieben können Sie sich zwar auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz stützen, haben aber keinen gesetzlichen Auskunftsanspruch nach dem EntgTranspG.
• Antrag richtig stellen: Richten Sie Ihr Auskunftsverlangen an den zuständigen Stellen – bei tarifgebundenen Unternehmen über den Betriebsrat, sonst direkt an den Arbeitgeber. Achten Sie darauf, eine vergleichbare Tätigkeit zu benennen (damit Sie die korrekten Kollegen als Vergleichsgruppe anvisieren).
• Begrenzung auf ein Jahr beachten: Verlangen Sie Auskunft für das letzte Kalenderjahr vor Ihrer Anfrage. Mehrere Jahre auf einmal abzufragen ist unzulässig. Sie können ggf. nach Ablauf der Zweijahresfrist erneut fragen, aber fokussieren Sie zunächst auf das jüngste Jahr, um einen aktuellen Vergleich zu erhalten.
• Auf den eigenen Betrieb fokussieren: Formulieren Sie Ihr Gesuch so, dass klar ist, welcher Betrieb/Betriebsstätte gemeint ist. Daten aus anderen Niederlassungen desselben Unternehmens fallen nicht unter den Anspruch. Sollten Sie unsicher sein, ob Ihre Niederlassung ein eigener „Betrieb“ ist, können Sie im Zweifel den Arbeitgeber um Klarstellung bitten – in den meisten Fällen entspricht ein Standort mit eigenem Betriebsrat einem Betrieb.
• Inhalt der Auskunft kennen: Sie haben Anspruch auf zwei Arten von Informationen: 1. die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung (z.B. Eingruppierungsrichtlinien, Bonusregelungen etc.), und 2. den statistischen Median des Vergleichsentgelts der anderen Geschlechtsgruppe in Ihrer Vergleichstätigkeit. Beachten Sie, dass der Arbeitgeber bei Punkt 1 auf vorhandene Kollektivregelungen (Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung) verweisen darf – fordern Sie diese Unterlagen an, falls Sie sie noch nicht haben. Punkt 2 (Medianlohn) erhalten Sie nur, wenn genügend Kollegen der Vergleichsgruppe vorhanden sind (mindestens 5 Kollegen des anderen Geschlechts in gleicher/gleichwertiger Position).
• Weiteres Vorgehen planen: Sollte die Auskunft eine auffällige Entgeltlücke zugunsten des anderen Geschlechts zeigen, lassen Sie sich juristisch beraten. Das EntgTranspG verbietet geschlechtsspezifische Lohndiskriminierung (§ 7) – Sie könnten dann ggf. Ansprüche auf Anpassung oder Nachzahlung geltend machen. Fällt die Auskunft hingegen zu Ihren Gunsten aus (d.h. keine oder nur geringfügige Unterschiede), haben Sie zumindest Gewissheit. In jedem Fall ist es ratsam, auch das Gespräch mit dem Arbeitgeber zu suchen, um die Gründe für etwaige Unterschiede zu verstehen.

Praktische Handlungsempfehlungen für Arbeitgeber

Arbeitgeber sollten vor dem Hintergrund dieses Urteils Folgendes berücksichtigen:

• Auskunftsanspruch ernst nehmen: Stellen Sie sicher, dass eingehende Auskunftsverlangen fristgerecht innerhalb von 3 Monaten beantwortet werden. Versäumnisse können nicht nur die Belegschaft verärgern, sondern im Worst Case Bußgelder oder Image-Schäden nach sich ziehen.
• Umfang der Auskunft begrenzen: Sie sind nicht verpflichtet, mehr preiszugeben als gesetzlich verlangt. Weisen Sie ggf. ausdrücklich darauf hin, dass die Auskunft nur das letzte Kalenderjahr umfasst. Verlangen Mitarbeiter Daten für mehrere Jahre oder für das gesamte Unternehmen, können Sie auf die gesetzlichen Grenzen verweisen und die Auskunft auf den relevanten Betrieb und Zeitraum beschränken.
• Vorhandene Regelungen nutzen: Machen Sie Gebrauch von kollektivrechtlichen Vereinbarungen. Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträge zur Entlohnung sollten up to date und für Arbeitnehmer zugänglich sein. Ein Verweis darauf genügt laut LAG Köln, um den Teil „Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung“ abzudecken. Sorgen Sie also dafür, dass solche Dokumente transparent kommuniziert werden (z.B. im Intranet oder Aushang), um Nachfragen vorzubeugen.
• Vergleichsgruppen richtig bestimmen: Prüfen Sie bei einem Antrag zunächst, welche Vergleichstätigkeit die/der Beschäftigte genannt hat und ob im gleichen Betrieb mindestens fünf vergleichbare Kolleg*innen des anderen Geschlechts arbeiten. Falls nein, müssen Sie keine Medianangabe machen (das Gesetz will keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulassen). Kommunizieren Sie in der Antwort klar, wenn aus diesem Grund keine Angabe erfolgen kann.
• Standardprozesse etablieren: Entwickeln Sie einen internen Prozess für EntgTranspG-Anfragen – idealerweise in Kooperation mit dem Betriebsrat. In tarifgebundenen Betrieben läuft die Anfrage über den Betriebsrat, der die Informationen beim Arbeitgeber einholt. Stellen Sie sicher, dass der Betriebsrat alle nötigen Infos von HR erhält. In nicht-tarifgebundenen Unternehmen können Sie einen klaren Ansprechpartner (z.B. HR-Manager) benennen, der die Anfragen koordiniert. Einheitliche Musterantworten für häufige Konstellationen (inkl. Verweis auf Vergütungssysteme, Erklärung der Berechnung des Medians etc.) können helfen, effizient und konsistent zu antworten.
• Präventiv für Gleichheit sorgen: Last but not least – auch wenn das Gesetz in der Auskunftspflicht begrenzt ist, sollte Ihr Ziel eine faire und diskriminierungsfreie Entgeltstruktur sein. Dokumentieren Sie wichtige Gehaltsentscheidungen und Beförderungen sorgfältig, damit Sie im Falle einer Anfrage nachvollziehbare Gründe vorweisen können. Je transparenter und nachvollziehbarer Ihr Entgeltsystem, desto eher lassen sich Vorwürfe der Ungleichbehandlung entkräften, bevor sie vor Gericht landen.

Das Urteil des LAG Köln vom 12.02.2025 schafft Klarheit über den begrenzten Umfang des Entgelttransparenz-Auskunftsanspruchs. Für Arbeitnehmer bedeutet es, dass sie ihren Antrag zielgerichtet und realistisch stellen müssen, um die gewünschten Informationen zu erhalten. Für Arbeitgeber bietet es etwas Entlastung: Über mehrere Jahre und betriebübergreifend muss kein Gehaltsvergleich offengelegt werden, sofern man sich an die Spielregeln hält. Dabei ist zu beachten, dass das LAG Köln die Rechtslage aus seiner Sicht bewertet hat – die Revision zum Bundesarbeitsgericht ist anhängig (Az. 8 AZR 83/25), sodass in Zukunft noch Änderungen möglich sind. Bis zur höchstrichterlichen Klärung empfiehlt es sich jedoch, die vom LAG vorgezeichneten Leitplanken einzuhalten. So können beide Seiten – Arbeitnehmer wie Arbeitgeber – das Instrument des Entgelttransparenzgesetzes sachgerecht nutzen, ohne unnötige Rechtsstreitigkeiten zu provozieren.